1.1.4.9 .Quy luật phỏt triển của tài liệu
3.1. Chỳ trọng phỏt triển vốn tài liệu/thụng tin về lượng
3.1.1. Xõy dựng chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin phự hợp
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin là cụng cụ tiền kế hoạch và là cụng cụ định hướng cho cụng tỏc bổ sung, là kim chỉ nam cho cỏc hoạt động xõy dựng nguồn tin, đưa ra những chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện cụng tỏc bổ sung, nú cũng là cụng cụ làm cho việc phối hợp hoạt động giữa cỏc cơ quan thụng tin thư viện trở nờn dễ dàng [7, tr 69]
Chớnh vỡ vậy, Trung tõm thụng tin thư viện trường Đại học An ninh nhõn dõn phải cú phương hướng phỏt triển nguồn lực thụng tin phự hợp với xu hướng phỏt triển của Nhà trường. Phương hướng này được xỏc định thụng qua việc xõy dựng chớnh sỏch phỏt triển nguồn lức thụng tin. Chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin phải bao quỏt được những nội dung sau:
Một là: Khỏi quỏt về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phỏt triển của
Trung tõm – thụng tin Thư viện, nờu lờn bản chất và phạm vi của nguồn tin, tư liệu mà cơ quan cú ý định xõy dựng;
Hai là: Chỉ ra những hướng bổ sung ưu tiờn cũng như mức độ bổ sung
đối với từng chuyờn ngành cụ thể;
Ba là: Chỉ ra cỏc tiờu chuẩn lựa chọn cỏc loại hỡnh tài liệu cụ thể cũng
như cỏc tiờu chớ thanh lọc và loại bỏ cỏc tài liệu khụng cũn phự hợp ra khỏi kho tư liệu ;
Bốn là: Đảm bảo tớnh nhất quỏn và tớnh liờn tục trong cỏc giai đoạn
phỏt triển nguồn lực thụng tin, kể cả trong trường hợp cú biến động hay thay đổi về nhõn sự làm cụng tỏc bổ sung, hạn chế yếu tố chủ quan khi bổ sung tài liệu.
Năm là: Đảm bảo sự cõn đối, hài hoà giữa cỏc loại hỡnh tư liệu như:
sỏch, chuyờn khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu điện tử, tài liệu khụng cụng bố, tài liệu điện tử
Sỏu là: Thuận lợi cho cụng tỏc quản lý ngõn sỏch cú hiệu quả.
Để phục vụ tốt cụng tỏc đào tạo Trung tõm – thụng tin Thư viện Đại học An ninh nhõn dõn cần phải hoàn thiện chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin. Diện bổ sung tài liệu cần căn cứ vào đề cương chi tiết của từng mụn học. Cung cấp được danh mục tài liệu bắt buộc, tài liệu tham khảo cho học viờn là căn cứ rất quan trọng cho thư viện xõy dựng chớnh sỏch bổ sung.
Như vậy, chớnh sỏch phỏt triển nguổn lực thụng tin của Trung tõm thư viện Trường Đại học An ninh nhõn dõn cần phải xõy dựng dựa trờn vai trũ, chức năng của Trường đại học An ninh, mối quan hệ cỏc trường, cỏc đơn vị trong và ngoài ngành cụng an và đặc điểm người dựng tin tại Trường.
3.1.2. Tăng cường chia sẻ nguồn lực
Với cỏc thành tựu cụng nghệ thụng tin phỏt triển nhanh chúng như hiện nay đó tỏc động và làm cỏc nguồn tin số tăng nhanh đột biến, cựng với đú là sự hiện hữu của tài liệu in ấn song khụng khi nào cú thể đỏp ứng được những đũi hỏi ngày càng cao của người dựng tin. Mặt khỏc, khụng một cơ quan TTTV nào cú thể lưu trữ toàn bộ kho tàng tri thức của nhõn loại. Trung tõm TTTV Trường Đại học An ninh cũng vậy. Để giải quyết vấn đề này, xu hướng liờn kết chia sẻ nguồn lực thụng tin/tài liệu cần phải được chỳ trọng phỏt triển. Với nguồn kinh phớ hạn hẹp của cơ quan mỡnh, Trung tõm hiện cũng gặp rất nhiều khú khăn trong việc bổ sung tài liệu núi chung và tài liệu số núi riờng bởi kinh phớ cũn hạn hẹp. Vỡ vậy, Trung tõm cần chỳ trong chia sẻ tài liệu mạnh hơn nữa giữa cỏc cơ quan TTTV trong cựng hệ thống của ngành Cụng an vỡ Trung tõm lại cú đối tượng người dựng tin với nhu cầu thụng tin/ tài liệu tương đối giống nhau. Vỡ vậy sẽ tiết kiệm kinh phớ và hạn chế việc bổ sung tài liệu bị trựng lặp. Đõy là một sự lóng phớ rất lớn tiền của của nhà nước bởi tất cả mọi hoạt động phỏt triển tài liệu đều do kinh phớ của nhà nước cấp.
Để tiết kiệm ngõn sỏch đồng thời phục vụ tốt nhất nhu cầu người dựng tin, chia sẻ tài liệu sẽ là giải phỏp tối ưu nhằm tăng cường nguồn lực thụng tin/tài liệu cho Trung tõm, giảm thiểu chi phớ cho cỏc tài liệu trựng lặp, tiết kiệm thời gian, qua đú tận dụng tối ưu nguồn ngõn sỏch được cấp để phỏt triển tài liệu số-nguồn lực tài liệu cũn hạn hẹp.
Chia sẻ nguồn tài liệu núi chung và tài liệu số núi riờng là sự tăng cường khả năng phỏt hiện và thu thập cỏc nguồn tài liệu bờn ngồi. Phổ biến rộng rói nguồn tài liệu số đang lưu trữ. Trờn cơ sở đú trao đổi tài nguyờn và thỳc đẩy hợp tỏc nhiều mặt với cỏc đơn vị khỏc. Hoạt động chia sẻ tài nguyờn số nhận được phản hổi tớch cực từ cỏc cỏn bộ TTTV. Tỏc giả tiến hành khảo sỏt bảng hỏi để nõng cao tớnh khả thi của giải phỏp này:
Với 100% cỏn bộ được hỏi cho ý kiến muốn kiờn kết chia sẻ tài nguyờn số của đơn vị mỡnh với đơn vị khỏc. Qua đú cho thấy sự tõm huyết của cỏc cỏn bộ TTTV với cụng tỏc phỏt triển nguồn lực thụng tin của Trung tõm, bởi hơn ai hết chớnh cỏc cỏn bộ đó hiểu được vai trũ của nguồn lực thụng tin cũng như cụng tỏc hợp tỏc chia sẻ nhằm tăng cường nguồn lực thụng tin của cơ quan, cũng như cỏc lợi ớch kốm theo khi tiến hành hoạt động. Và mục đớch cuối cựng là sự thỏa món đỏp ứng tốt nhất nhu cầu người dựng tin của Trung tõm.
3.1.3. Phỏt triển nguồn tin/tài liệu nội sinh
Nguồn tin/tài liệu nội sinh của bất cứ trường đại học nào là nguồn tài liệu cú hàm lượng chất xỏm cao. Nguồn tài liệu này cú vai trũ vụ cựng quan trọng cho người dựng tin trong cỏc trường đại học núi chung và Trung tõm TTTV của Trường Đại học An ninh núi riờng tham khảo phục vụ đắc lực cho học tập, nghiờn cứu khoa học. Tuy nhiờn hoạt động thu thập, quản lý vẫn đang cũn nhiều vấn đề bất cập, chưa thống nhất quy trỡnh thu thập, chưa cú văn bản nào cú tớnh phỏp quy bắt buộc phải nộp sản phẩm nghiờn cứu về cho Trung tõm. Chớnh vỡ vậy, cần cú cơ chế hữu hiệu thỡ mới cú thể phỏt triển nguồn lực thụng tin nội sinh cho Trung tõm.
3.1.4. Chỳ trọng kỹ thuật xử lý thụng tin/tài liệu nhằm dễ dàng chia sẻ
Thực tế cho thấy, hiện nay cú rất nhiều phần mềm Thư viện số trong và ngoài nước, việc ứng dụng cỏc phần mềm này đó làm thay đổi diện mạo bản thõn mỗi thư viện. Tuy nhiờn cú nhiều tranh cói xung quanh vấn đề này. Tranh cói giữa phần mềm nguồn mở và phần mềm thương mại, giữa phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài, thậm chớ là giữa cỏc phần mềm thư viện số trong nước. Sở dĩ cú những bất đồng như vậy là do sự khụng thống nhất trong sử dụng chuẩn siờu dữ liệu.
Hiện nay cú nhiều chuẩn mụ tả biờn mục mang tớnh chất siờu dữ liệu khỏ thụng dụng như: MARC21/UNIMARRC, ISO 2079, Dublin Core Metadata, MODS, METS…Mỗi chuẩn lại cú những quy định khỏc nhau và cỏc trung tõm TTTV sử dụng những chuẩn khỏc nhau. Vỡ vậy, khi tiến hành trao đổi chia sẻ tài nguyờn sẽ gặp nhiều rắc rối về dữ liệu.
Trong bộ tiờu chuẩn quốc gia của Mỹ, để mụ tả cỏc tài liệu điện tử, từ năm 2001 Chớnh phủ Mỹ đó chấp nhận sử dụng chuẩn mụ tả thụng tin metadata dựa trờn ngụn ngữ XML, ký hiệu chuẩn là ANSI/NISO Z.39.85- 2001. Chuẩn này cú tờn gọi là Dublin Core Metadata Element Set.
Dublin Core Metadata Element Set cú 15 trường chớnh mụ tả những thụng tin quan trọng nhất, thường gặp và chung nhất trong phõn loại, lưu trữ và trao đổi tài liệu điện tử. Từ cỏc trường mụ tả này, người ta cú thể thờm vào cỏc trường dẫn xuất để mở rộng tựy ý khả năng mụ tả dữ liệu của Dublin Core Metadata.
Hiện nay với những ưu điểm vượt trội của Dublin Core đang được sử dụng rộng rói trờn thế giới, Trung tõm nờn thống nhất sử dụng chuẩn Siờu dữ liệu này với những lý do:
- Dublin Core là tiờu chuẩn quốc gia ANSI/NISO Z39.85-2001 - Dublin Core là tiờu chuẩn ISO
- Được Ủy ban Chõu Âu về tiờu chuẩn húa/Hệ thống tiờu chuẩn húa Xó hội thụng tin (CEN/ISSS – European Committee for Standardization/Infomation Society Standardization System) cụng nhận làm tiờu chuẩn. Oxtraulia cũng đó sử dụng Dublin Core làm nền tảng cơ bản đề xõy dựng tiờu chuẩn siờu dữ liệu cho Dịch vụ thụng tin chớnh phủ (AGLS- Australian Government Information Locator Service) AS-5044. Với sự ưu việt và phổ cập của chuẩn Dublin Core, cần xõy dựng chuẩn theo Dublin Core tạo sự thống nhất đồng bộ cũng như thuận tiện cho hoạt động chia sẻ trao đổi tài liệu số.