Quy trình đào tạo bồi dưỡng bao gồm các thành tố:
Sư đồ 1.1. Quy trình về đào tạo và bồi dưỡng
Quy trình ĐTBD dựa trên cơ sở năng lực thực hiện cơng việc bao gơm 4 giai đoạn chính:
Sơ đơ 1.2. Quy trình vê đào tạo và bơi dưỡng đơn giản 1.6.1. Xác định nhu cầu đào tạo và bồi dưỡng cán bộ• • O •
Đây là việc xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải triển khai đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đào tạo kỳ năng gì và cho bao nhiêu người. Đây được coi là yếu tố đầu tiên trong quy trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cơng chức, viên chức, có ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức. Việc xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng và đối tượng tham gia đào tạo, bồi dưỡng phải đúng với tình hình thực tế của cơ quan, tố chức. Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng phải được dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức như các yêu cầu về kiến thức, kỳ năng cần thiết cho việc thực hiện các cơng việc và phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động. Mỗi đối tượng cần đào tạo, bồi dưỡng có trình độ chuyên môn, cấp bậc khác nhau nên cần phải xác định đúng nhu cầu đào tạo để nâng cao kiến thức và năng lực làm việc phù hợp, tránh gây lãng phí thời gian, ngân sách và ảnh hưởng đến công việc của cán bộ công chức, viên chức được
cử đi đào tạo, bồi dưỡng.
Việc xác định nhu cầu ĐTBD được hiếu một cách đơn giản là “tìm ra khoảng cách hay thiếu hụt giữa năng lực hiện có và năng lực theo yêu cầu công việc (hiện tại hoặc tương lai). Khoảng cách này sẽ được biểu đạt trong các trường hợp khác nhau, đó là sự khác biệt giữa mong muốn của tồ chức
và khả năng đáp ứng ở thực tê của đội ngũ, giữa hiệu quá công việc mong muốn và hiệu quả thực tế hay giữa năng lực mong muốn và năng lực hiện có. Theo đó, “xác định nhu cầu ĐTBD” được định nghĩa là “phân tích khoảng cách năng lực để tìm ra nhu cầu ĐTBD”.
Các yếu tố được xem xét cấu thành của năng lực bao gồm:
• Thái độ là quan điểm, ý thức hay phần nào đó là tính cách của người thực thi.
• Kỹ năng là một trong những yếu tố tạo ra sự khác biệt trong những tình huống, cơng việc cụ thể. Kỹ năng bao gồm các kinh nghiệm và mức độ thành thạo trong xử lý công việc thường xuyên và công việc
phát sinh.
• Kiến thức (Knowledge) là nhận thức về quy luật vận động của thế giới xung quanh. Ngồi kiến thức văn hóa, xã hội, cơng nghệ cịn cần có kiến thức chuyên môn, tức là am hiểu một ngành hay lĩnh vực cụ thể nào đó.
Xác định nhu cầu ĐTBD liên quan đến việc xác định những kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết cho vị trí cơng việc của cán bộ cơng chức, viên chức; từ đó xác định khoảng cách giữa những kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết mà cán bộ công chức, viên chức hiện có so với những kiến thức, kỹ
năng, thái độ cịn thiếu của cán bộ cơng chức, viên chức đối với vị trí cơng việc. Khoảng cách này cần được xem xét lấp đầy bằng đào tạo bồi dưỡng, nghĩa là lấp đi sự chênh lệch đáp ứng được nhu cầu ham học.
Nhu câu đào tạo bồi dưỡng
Năng lực cân có của đội ngũ cán bộ, cơng
chức, viên chức
Năng lực hiện có của đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức
Sff đô 1.3. Xác định nhu câu của đào tạo và bôi dưỡng
Như vậy, xác định nhu cầu đào tạo và bồi dưỡng là xác định sự khác nhau, sự chênh lệch giữa năng lực cần có trong tương lai và cái hiện có của mỗi vị trí cơng việc nhằm đưa ra những nội dung và hoạt động ĐTBD cần thiết.
1.6.2. Xác định mục tiêu của đào tạo và bơi dưững• • • O
Xác định mục tiêu của đào tạo và bổi dưỡng là việc xác định kết quả cần đạt được sau khi kết thúc triển khai chương trình đào tạo. Với mồi chương trình đào tạo, cần xác định rõ mục tiêu của từng khóa đào tạo, và các tiêu chuẩn để thực hiện như: số lượng người học, thời gian đào tạo, những kiến thức và kỹ năng người học cần đạt được sau khóa đào tạo. Thơng qua việc xác định và thực hiện các mục tiêu cụ thể, đề ra được yêu cầu cũng như phương thức đào tạo một cách hiệu quả nhất, tìm ra được những hạn chế và thiếu xót để từ đó xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với các đối tượng đã được lựa chọn để đào tạo, bồi dưỡng.
Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức chỉ đạt được kết quả cao khi mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng được xác định rõ ràng. Khi mục tiêu được xác định cụ thể sẽ dễ dàng cho việc định hướng thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng.
Không được xác định mục tiêu đại khái, chung chung, như vậy sẽ khiến quy trình đào tạo, bồi dưỡng trở nên sai lệch, không đạt được kết quả như mong muốn.
1.6.3. Lựa chọn đôi tượng tham gia đào tạo và bôi dưỡng
Đây là việc lựa chọn đối tượng cụ thể để được cử đi đào tạo, dựa trên việc xác định nhu cầu thực tế và động cơ đào tạo của người lao động. Đây là bước có sự ảnh hưởng lớn đến kết quả của chương trình đào tạo và bồi dưỡng. Căn cứ vào thực tế kế hoạch được phê duyệt, đơn vị làm công tác đào tạo xác định cụ thể đối tượng cho từng khóa học, lớp học dự kiến triển khai. Việc làm này phải dựa trên nghiên cứu hoặc khảo sát xác định nhu cầu của cán bộ công chức, viên chức và căn cứ vào nhu cầu cùa đơn vị. Hiện nay cán bộ công chức, viên chức trước khi được tuyển dụng, bố nhiệm cán bộ vào một vị trí hoặc một chức danh nào đó, cán bộ đó đã được đào tạo ở một trình độ nhất• e xe e e e •
định. Vì vậy cần nắm chắc trình độ đào tạo của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức để lựa chọn đối tượng cử đi đào tạo, bồi dưỡng sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, xác định đối tượng đào tạo, bồi dưỡng cũng phải căn cứ vào nhu cầu của đơn vị, đảm bảo sau khi đào tạo, bồi dưỡng thì cán bộ cơng chức, viên chức, cơng chức đó phải được bố trí sử dụng họp lý, phát huy hiệu quả công tác.
1.6.4. Xây dựng chương trình đào tạo và bồi dưỡng, lựa chọn phương pháp đào tạo, bồi dưỡng phù hợp đào tạo, bồi dưỡng phù hợp
Chương trình đào tạo và bồi dưỡng là một hệ thống bao gồm các bài học, môn học được giảng dạy, cho thấy những kiến thức, kỳ năng nào cần được dạy và thời gian giảng dạy trong bao lâu. Trên cơ sờ đó sẽ có căn cứ để
lựa chọn ra phương pháp đào tạo cho phù hợp. Khi đã xác định được các mục tiêu của đào tạo và bổi dưỡng, nhu cầu thực tế từ đối tượng được đào tạo, bồi dưỡng mà không xây dựng được nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp thì khơng thế đảm bảo được tính hiệu q của cơng tác đó. Do vậy việc xây dựng chương trình đào tạo và bồi dưỡng cần chú trọng việc xây dựng nội dung theo sát với mục tiêu đã đề ra, phù họp với nhu cầu cần đào tạo và đối tượng được đào tạo để đạt được hiệu quả cao.
Việc xây dựng kê hoạch đào tạo cán bộ công chức, viên chức, công chức phải dựa trên kết quả khảo sát, nghiên cứu, xác định nhu cầu đào tạo. Căn cứ vào bàng tổng hợp nhu cầu đào tạo thực tế sau khi khảo sát, lên dự thảo kế hoạch cho khóa đào tạo và bồi dưỡng. Tuy nhiên, dự thảo kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng sẽ phải chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác, trong đó quan trọng là kinh phí đào tạo và tính cấp thiết từ thực tế cơng tác. Sự tác động của các nhân tố này buộc cơ sở đào tạo và bồi dưỡng phải tìm hiếu và
lựa chọn được nội dung đào tạo hợp lý để tránh gây lãng phí, đảm bảo tính khả thi và đáp ứng tốt yêu cầu từ thực tiễn. Bản dự thảo kế hoạch cuối cùng phải được họp và thống nhất giữa các bên liên quan về nội dung và cách thức triển khai thực hiện. Sau đó, cơ sở đào tạo và bồi dưỡng có trách nhiệm trình cấp lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Bản kế hoạch được phê duyệt sẽ là căn cứ để thực hiện các chương trình đào tạo và bồi dưỡng trong năm của đơn vị.
Lựa chọn phương pháp đào tạo, bồi dưỡng càn dựa vào nội dung được xây dựng và nhu cầu đào tạo thực tế. Hình thức đào tạo và bồi dưỡng cũng có ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Vì vậy, cần phải xác định rõ hình thức, phương pháp đào tạo sao cho cho phù hợp với mục tiêu, yêu cầu của chương trình đào tạo, bồi dưỡng đã đề ra cũng như phù họp với hồn cảnh, tình hình thực tế của cán bộ công chức, viên chức tham gia đào tạo, bồi dưỡng.
1.6.5. Dự tính các chi phí đào tạo và bồi dưỡng
Nguồn ngân sách kinh phí cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng. Tùy thuộc vào từng hình thức đào tạo và bồi dưỡng, nguồn ngân sách hiện có mà tiến hành tổ chức, xây dựng, lựa chọn phương án tối ưu nhất cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng.
Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ cơng chức, viên chức thường có các nội dung chi như: Chi thù lao giảng viên, chi phí cho việc đi lại, ăn ở của
giảng viên; Chi tài liệu học tập, hô trợ tiên sinh hoạt cho người học trong thời gian học tập trung; Chi cho tổ chức lớp học (Thuê hội trường, phòng học, trang thiết bị học tập, chi tiền điện nước, văn phịng phẩm, trơng xe...).
Sử dụng và quản lý ngân sách dành cho hoạt động đào tạo và bồi dưỡng tốt sẽ có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ công tác đào tạo, bồi dưỡng. Nguồn kinh phí được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng cần đào tạo, bồi dưỡng sẽ đem lại kết quả cho tố chức cũng như cá nhân người cán bộ công chức, viên chức được tham gia hoạt động đào tạo, bồi dưỡng. Ngược lại, nếu nguồn ngân sách này bị sử dụng sai mục đích, lãng phí khơng những vi phạm quy định của Nhà nước về quản lý đào tạo, bồi dưỡng cơng chức, viên chức mà cịn ảnh hưởng tới quyền lợi chính đáng của cơng chức về nhu cầu được đào tạo, bồi dưỡng của cán bộ.
1.6.6. Lựa chọn và đào tạo giảng viên
Sau khi triền khai xây dựng lên nội dung các khóa học, đơn vị làm công tác đào tạo tiến hành lựa chọn giảng viên sao cho phù hợp với chuyên môn giảng dạy. Căn cứ vào tài liệu chuẩn chung hoặc dựa trên những nội dung đã được phân công trước, giảng viên được lựa chọn có trách nhiệm soạn giáo án, bài giảng căn cử vào tài liệu, cần có đơn vị chức năng làm công tác giám sát và đánh giá chất lượng bài giảng. Các giảng viên được lựa chọn dựa vào trình độ chun mơn, khả năng sư phạm, kinh nghiệm và đối với hình thức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng thực thi công việc của cán bộ cơng chức, viên chức thì người giảng viên cịn phải là người có kỹ năng tốt trong thực hiện công việc, giỏi chuyên môn.
Sau khi kế hoạch được phê duyệt cần tiến hành ngay việc lựa chọn giảng viên để giảng viên của đơn vị có thời gian chuẩn bị trước giáo án. Có thể lựa chọn giảng viên từ những người trong biên chế của cơ quan, tổ chức hoặc thuê ngoài (giảng viên của các trường đại học, viện nghiên cứu hoặc trung tâm đào tạo...). Có thể thiết kế giảng viên th ngồi và những người có
kinh nghiệm lâu năm trong tơ chức trong quá trình giảng dạy. Việc kêt hợp này giúp học viên tiếp cận với kiến thức mới nhanh chóng nhưng cũng không bị xa rời thực tiễn tại tố chức. Để nắm vũng được mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung, các giảng viên cần phải được tập huấn
1.6.7. Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo, bồi dưỡng
Sau khi kết thúc hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức cần thực hiện bước đánh giá kết quả của hoạt động để có thể rút ra được kinh nghiệm, bài học từ cơng tác đào tạo. về bản chất, đánh giá chính là việc so sánh những kết quả đạt được với mục tiêu kể hoạch đặt ra trước đó. Cơng tác đánh giá kết quả của đào tạo, bồi dưỡng phải xác định được: Công tác đào tạo, bồi dưỡng có đạt mục tiêu khơng? Chương trình đào tạo và nội dung có phù hợp hay khơng? Đối với các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, giảng viên có đáp ứng được yêu cầu đưa ra khơng? Q trình triển khai cơng tác tổ chức đào tạo có tốt khơng? Người học có tham gia đầy đủ và tích cực khơng; họ học được những gì và áp dụng được những điều đã học vào thực tế không? Chương trình đào tạo, bồi dưỡng có hiệu quả như nào? Để công tác đánh giá đạt hiệu quả hơn, rút ra nhận xét về q trình thực hiện cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cơng chức, viên chức có hiệu quả hay khơng sau khi trả lời được các câu hỏi trên.
Đánh giá kết quả hoạt động đào tạo giúp chỉ ra được những điểm bất hợp lý hay khiếm khuyết trong quy trình để từ đó có căn cứ điều chỉnh lại sao cho phù hợp và hồn thiện hơn
Các câu hỏi chính mà đánh giá ĐTBD cần trả lời: ĐTBD có đạt được mục tiêu mà trước đó đã đề ra hay khơng? Nội dung đào tạo, bồi dưỡng có phù hợp khơng? Chương trình đào tạo có phù hợp khơng? Chương trình ĐTBD đề ra các u cầu giảng viên có đáp ứng được khơng? Trong q ĐTBD Người học có tham gia khơng? Cơng tác tổ chức có tốt khơng? Trong thực tế cơng việc, người học có áp dụng được những gì mình đã học khơng? Chương trình ĐTBD có hiệu quả ra sao?
Các giai đoạn đánh giá:
+ Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu đặt ra có đạt hay khơng?
Phương pháp 1: Sau khóa học, kiểm tra kiến thức và kinh nghiệm của người học
Phương pháp 2: Dùng phiếu đánh giá người học thông qua bảng khảo sát.
+ Giai đoạn 2: Sau đào tạo triền khai thu thập thông tin về kết quả học tập của người học.
Bằng cách kiểm tra người học đã áp dụng được các kiến thức và thực tế để thực hiện công việc nhàm đánh giá hiệu quả của chương trình? Hoặc có thể thống kê qua sự thuyên chuyển và năng suất lao động trong công việc...
1.7. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức
1.7.1. Sự phù họp của nội dung đào tạo với u cầu cơng việc
Ớ tiêu chí này sẽ có sự đánh giá từ cả phía giảng viên lẫn người học. Với tư cách là một chuyên gia, giảng viên có thể được yêu cầu đánh giá sự phù hợp của khóa đào tạo về một số nội dung như: Nội dung đào tạo nào là rất cần thiết, cần thiết và khơng cần thiết cho lóp học; Nội dung nào cần điều chỉnh, sửa đổi hoặc bổ sung vào trong chương trình đào tạo. Bên cạnh đó, sự đánh giá của người học về mức độ phù hợp của nội dung khóa học mà họ tham gia đào tạo so với yêu cầu công việc của họ là rất quan trọng và khách quan. Nhằm đáp ứng được yêu cầu về tiêu chuẩn ngạch, chức vụ lãnh đạo, quản lý hay thâm chí vị trí việc làm, đây là các nội dung đào tạo phải hướng đến cho các cán bộ công chức và viên chức. Đây cũng là yêu cầu cơ bản, cần