2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Từ khi mới thành lập, sản phẩm của công ty đơn giản chủ yếu là sản phẩm công cụ. Chính vì vậy mà chức năng của công ty trong thời gian này bó hẹp với số lượng sản phẩm ít ỏi. Nhưng cùng với sự lớn mạnh của công ty, đã kéo theo sự mở rộng về chức năng hoạt động. Hiện nay công ty đã sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng như: Máy móc thiết bị công cụ phục vụ sản xuất; tủ, giá cho nội thất văn phòng, tiêu dùng; các sản phẩm dịch vụ cơ khí khác như hàng gia công cho các đơn vị sản xuất…
Nhiệm vụ tổng quát của công ty trong năm 2013 như sau :
- Thực hiện các hạng mục dự án đầu tư, tổ chức nghiệm thu nghiêm ngặt đảm bảo chất lượng thiết bị đã bàn giao, nghiên cứu phương án sản phẩm, điều chỉnh cụ thể các hạng mục đầu tư sao cho phù hợp để nhanh chóng phát huy tác dụng và hoàn vốn.
- Tổ chức khoa học công tác sản xuất kinh doanh, kịp thời giải quyết các thông tin, tiếp thu chuyển giao công nghệ mới, duy trì việc lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện, nâng cao chất lượng công tác tài chính, kỹ thuật, điều hành sản xuất, khai thác thị trường, ký kết hợp đồng dịch vụ sau bán hàng.
- Phát huy trí tuệ tập thể, tăng cường trách nhiệm cá nhân, tận dụng tối đa sự giúp đỡ của các cơ quan cấp trên và các ban ngành có liên quan.
- Tiếp tục hoàn thiện công tác điều hành sản xuất theo hướng khoa học hiệu quả. Rút ngắn thời gian chuẩn bị sản xuất bằng cách tăng cường sức mạnh cho đội ngũ kỹ thuật, đổi mới cơ chế cung ứng vật tư.
- Tổ chức sản xuất, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng.
2.1.2.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng của các phòng ban
• Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức Giám Đốc
PGĐ Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính- Kế toán Phòng Tổ chức - Hành chính PGĐ Kỹ thuật & Sản xuất Phòng Quản lý sản xuất Phòng Kỹ thuật Phòng Quản lý chất lượng Phòng Vật tư Xưởng sản xuất Xưởng Cơ khí Xưởng sơn và hoàn thiện
• Chức năng của các phòng ban
Giám đốc: là người điều hành và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động
sản suất kinh doanh của công ty. Giám đốc trực tiếp điều hành, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lí toàn diện kế hoạch, chiến lược, phát triển sản xuất kinh doanh; quản lý công tác tài chính kế toán, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật… và quan hệ hợp tác với các cơ quan hữu quan, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật.
Các Phó giám đốc trợ giúp giám đốc tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ,
thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các biện pháp cùng giám đốc tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu và biện pháp đề ra.
• Phó giám đốc kỹ thuật và sản xuất: là người được giám đốc uỷ quyền
trong công tác điều hành hoạt động sản xuất tại công ty; có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác xây dựng các chương trình, kế hoạch thiết kế, nghiên cứu các sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm; tổ chức và thực hiện các hoạt động sản xuất tại công ty. Phó giám đốc kỹ thuật và sản xuất cũng là người kiêm đại diện lãnh đạo về chất lượng và môi trường, có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc chỉ đạo việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001-2004.
• Phó giám đốc kinh doanh: là người được giám đốc uỷ quyền trong các
công tác điều hành hoạt động kinh doanh, có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong xây dựng các chương trình, kế hoạch kinh doanh; tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh tại công ty.
Phòng tổ chức - hành chính: Phòng tổ chức hành chính tham mưu giúp
việc cho giám đốc, thực hiện hai chức năng chính là tổ chức nhân sự và công tác hành chính quản trị.
Về công tác tổ chức nhân sự: tổ chức thực hiện hoạch định, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tiến hành tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động, quản trị tiền lương, các công tác quan hệ lao động, công tác về phúc lợi, khen thưởng, an toàn và bảo hộ lao động…
Về công tác quản trị hành chính:
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, các vấn đề về thông tin liên lạc, an ninh trật tự, công tác vệ sinh công nghiệp, bếp ăn tập thể,
công tác đời sống, văn hoá xã hội theo quy chế hoạt động của công ty, pháp luật hiện hành.
- Thực hiện chức năng là đầu mối thông tin liên lạc của công ty với các cơ quan bên ngoài.
- Chịu trách nhiệm tổ chức mua sắm, phân phối sử dụng và quản lý, sửa chữa trang thiết bị, phương tiện dụng cụ để phục vụ cho công việc tại văn phòng và nhà máy.
Phòng kế toán - tài chính.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về các công tác kế toán, giúp giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán.
Trực tiếp thực hiện công tác hạch toán, ghi chép phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn theo đúng quy định của nhà nước.
Giúp ban giám đốc quản lý, giám sát, kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo các chế độ quy định của nhà nước và của công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công tác quản lý và những biện pháp sử dụng tiền vốn, nhằm mục đích đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng kinh doanh: Thực hiện các công việc kinh doanh, chào hàng cạnh
tranh, đấu thầu các loại thiết bị điện, vật liệu điện, máy móc, dây chuyền sản xuất… Triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh dự án của công ty. Quản lý và phát triển các kênh bán hàng, đại lý phân phối, đại diện bán hàng của công ty. Nghiên cứu thị trường, định hướng kinh doanh, marketing các sản phẩm sản xuất của công ty. Nghiên cứu, soạn thảo, ban hành các bảng giá các sản phẩm của công ty.
Phòng Quản lý sản xuất: Phòng quản lý sản xuất chịu trách nhiệm xây
dựng kế hoạch sản xuất, thực hiện các công đoạn sản xuất của dự án, hợp đồng theo đúng yêu cầu kỹ thuật, thời gian giao hàng, tuân thủ đúng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đang được áp dụng tại công ty.
Phòng Kỹ thuật: thực hiện các công việc thiết kế, lắp đặt và dịch vụ kỹ
thuật kể cả dịch vụ bảo hành thoả mãn yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo kỹ thuật trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng; nghiên cứu áp dụng kỹ thuật mới trong thiết kế, chế tạo sản phẩm; quản lý thiết bị, tổ chức bảo dưỡng thiết
bị. Hướng dẫn công nghệ, sử dụng máy móc thiết bị. Thiết kế sản phẩm phục vụ chào hàng, đấu thầu...
Phòng Quản lý chất lượng: Phòng Quản lý chất lượng thực hiện việc
kiểm soát chất lượng sản phẩm của công ty sao cho sản phẩm sau khi xuất xưởng đều đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đã được quy định trong hợp đồng và tuân thủ theo đúng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
Phòng vật tư: thực hiện công tác lập kế hoạch mua sắm nguyên, nhiên vật
liệu, vật tư, thiết bị… đảm bảo phục vụ kịp thời, chính xác, hiệu quả nhu cầu về vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu cho các hợp đồng, dự án của công ty trong từng giai đoạn hoạt động cụ thể.
Xưởng sản xuất: Xưởng sản xuất chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất các
sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra. Xưởng sản xuất bao gồm 2 xưởng là xưởng cơ khí kết cấu thép và xưởng sơn và hoàn thiện sản phẩm.
Xưởng cơ khí kết cấu thép: có chức năng tổ chức, gia công, sản xuất các sản phẩm cơ khí.
Xưởng sơn và hoàn thiện sản phẩm: có chức năng sơn mạ đối với các sản phẩm cơ khí và các sản phẩm cơ khí khác theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn làm sạch, sơn phủ bề mặt các sản phẩm kết cấu thép, hoàn thiện sản phẩm.