Công tác QLDA muốn đạt được chất lượng tốt trước hết phải có quy trình và sự phối hợp chặt chẽ về chuyên môn, nghiệp vụ giữa các bộ phận. Qua một số khó khăn, tồn tại trong cơ cấu tổ chức, để tăng cường hơn nữa công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo cũng như để thể hiện rõ tính chuyên môn hóa, tác giả đề xuất cơ cấu bộ máy như sau:
Hình THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THỦY LỢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV THỦY LỢI BẮC SÔNG MÃ – THANH HÓA.3 Đề xuất cơ cấu tổ chức Ban Quản lý
dự án đầu tư xây dựng công trình thủy lợi của Công ty TNHH MTV Thủy lợi Bắc Sông Mã – Thanh Hóa
Theo đó quy định cụ thể về nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận của Ban QLDA:
Trưởng ban là người đứng đầu Ban, do Phó giám đốc Công ty TNHH MTV Thủy lợi
Bắc Sông Mã - Thanh Hóa kiêm nhiệm vị trí. Trưởng ban là người điều hành chung và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của Ban trước ban lãnh đạo Công ty.
Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo lĩnh
vực công tác do Trưởng ban phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban, cũng như Ban lãnh đạo Công ty về nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao. Trong phạm vi công việc được phân công, Phó ban điều hành, yêu cầu các cán bộ Ban viên là các bộ phận chuyên môn xây dựng kế hoạch, văn bản để trình Trưởng ban duyệt (hoặc được ký ban hành); quản lý tiến độ, chất lượng, kỹ thuật thi công các công trình do Ban quản lý;
kiểm tra việc nghiệm thu khối lượng hoàn thành, dự toán, quyết toán và các thủ tục pháp lý của công trình xây dựng trước khi trình Trưởng ban phê duyệt; đôn đốc thực hiện công tác bồi thường giải phóng mặt bằng; chuẩn bị thủ tục và báo cáo phục vụ cho công tác thanh kiểm tra công trình. Phó ban được Trưởng ban ủy quyền điều hành Ban trong thời gian Trưởng ban đi công tác hoặc vắng mặt, ủy quyền giải quyết một số công việc cụ thể. Thực hiện xong, Phó ban phải báo cáo với Trưởng ban.
Bộ phận Tổ chức hành chính: thực hiện chức năng, nhiệm vụ về tổ chức cán bộ, chế
độ chính sách đối với công, nhân viên chức và người lao động trong đơn vị, tham gia hội đồng thi đua khen thưởng – kỷ luật, văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản,...
Bộ phận Tài chính – kế toán, thực hiện kiểm soát viên tài chính, chịu trách nhiệm về
các thủ tục, hóa đơn, chứng từ, thu chi, cấp phát thoanh toán theo đúng các quy định tài chính hiện hành trước khi trình Trưởng ban duyệt; thực hiện đúng theo Luật kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Ban QLDA, Công ty trong mọi công việc giải quyết.
Bộ phận kỹ thuật và quản lý công trình, có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo trong
công tác nghiệm thu khối lượng, tiến độ thi công, an toàn lao động và môi trường xây dựng; đền bù giải phóng mặt bằng xây dựng; và một số công tác khác liên quan đến quản lý công trình.
Bộ phận Kế hoạch tổng hợp, tham mưu cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý kế
hoạch đầu tư xây dựng, kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị đấu thầu, tổ chức chấm thầu; lựa chọn nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây dựng nằm trong kế hoạch đấu thầu hàng năm của Ban QLDA và các gói thầu thực hiện hình thức lựa chọn khác như: chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp ,chào hàng cạnh tranh; thực hiện một số công việc liên quan khác: xây dựng đề án phát triển, xây dựng quy chế hoạt động của đơn vị và đăng ký hoạt động với cơ quan quản lý nhà nước,....
Bên cạnh đó, để công tác tổ chức lại cơ cấu bộ máy đạt hiệu quả, tác giả nhận thấy vấn đề bổ sung thêm nhân sự cho Ban quản lý dự án hết sức cần thiết. Vì vậy Công ty cần nghiên cứu các giải pháp tham mưu để tăng thêm biên chế, bổ sung cho bộ máy quản lý dự án; hoặc có thể xem xét ký thêm hợp đồng lao động có thời hạn với nguồn nhân
lực bên ngoài khi các dự án mới được thành lập. Quá trình phỏng vấn nhân sự cũng cần có quy trình, tổ chức hội đồng xét tuyển nghiêm ngặt theo quy định pháp luật, nhằm tuyển dụng được những cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi, kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án, có nhiệt huyết cống hiến, thái độ chăm chỉ trong công việc, phẩm chất đạo đức tốt góp phần xây dựng bộ máy hoàn hảo. Hằng năm, Ban cần cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn, phù hợp với mức độ chuyên môn và tìm hiểu công nghệ mới của các dự án, liên tục cập nhật những văn bản mới nhất của chính phủ, các ngành liên quan đến công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thủy lợi.
Xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ có thể thực hiện như sau:
- Đối với các cán bộ cao cấp: Nâng cao năng lực về quản lý, điều hành cho các cán bộ cao cấp, tạo điều kiện và môi trường thuận lợi để tự chủ công việc, khuyến khích sự phát triển độc lập trong công việc nhằm phát huy tối đa khả năng cũng như ảnh hưởng của các chuyên gia đối với công việc và các đồng nghiệp khác. Có chế độ đãi ngộ thích hợp như khen thưởng, hỗ trợ cả về vật chất và tinh thần cho cán bộ trong quá trình đảm nhận thực hiện công việc.
- Đối với đội ngũ chuyên gia và cán bộ trẻ: Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, pháp luật, ngoại ngữ thường xuyên và định kỳ nhằm nắm bắt kiến thức, cơ chế chính sách và nhằm hội tụ được những kiến thức tổng hợp, có tầm nhìn bao quát cho các cán bộ.
Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng khi được thiết lập cần chú ý sao cho các cán bộ nhận thức được vị trí của mình trong bậc thang quản lý và hiểu kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Chương trình đào tạo được thiết kế cho từng vị trí chuyên ngành khác nhau như: dự toán, thẩm tra, dự án đầu tư, tài chính,… và có kiểm tra đánh giá sau đào tạo và cấp chứng chỉ.
Ngoài ra, việc áp dụng và tiếp cận công nghệ hiện đại vào công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thủy lợi tại Công ty TNHH MTV Bắc Sông Mã – Thanh Hóa là một vấn đề rất cấp thiết. Ngày nay, khoa học kỹ thuật có những bước đột phá nhanh, mạnh mẽ. Do đó, việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ theo xu hướng của thời
đại phải có sự kế thừa, chọn lọc và phù hợp với điều kiện của nước ta. Hiện nay có rất nhiều phần mềm phục vụ cho công tác quản lý dự án như: Microsoft Excel, Microsoft Project, các phần mềm kế toán máy, phần mềm quản lý như PMS (phần mềm quản lý dự án của công ty Cổ phần tư vấn Đông Tây), CPM (Construction Project Management) có thể quản lý được đầy đủ thông tin các bước tiến hành dự án, phù hợp với quy mô dựng án.