đội 3
3.3.1. Giải pháp về nhóm các yếu tố duy trì động lực làm việc của cán bộ, nhân viên tại Hải đội 3
3.3.1.1. Giải pháp về chính sách tiền lương
Theo kết quả khảo sát đã phân tích ở chương 2, yếu tố chính sách tiền lương tại Hải đội 3 được đánh giá cao với cơ cấu lương được xây dựng hợp lý (bao gồm: lương theo chế độ của NN, lương theo kết quả lao động và phần bổ sung thu nhập). Tuy nhiên, để có thể thúc đẩy ĐLLV cho nhân viên nhiều hơn, theo góc nhìn của mình, tác giả đề xuất một số ý kiến như sau:
Một là, cách tính lương theo chế độ của NN hiện nay là căn cứ vào hệ số lương và mức lương cơ bản. Việc nâng hệ số lương cần trải qua thời gian công tác tương đối dài. Do đó, để tạo ĐLLV cho nhân viên, lãnh đạo Hải đội 3 cần tạo động lực cho cán bộ, nhân viên của mình phấn đấu nâng lương trước thời hạn cũng như nâng các hệ số phụ cấp khác liên quan đến quá trình phấn đấu của nhân viên.
Hai là, ở mục lương theo kết quả lao động, thì đơn vị chỉ mới thực hiện việc phân phối trước một phần cho cán bộ, nhân viên. Đến cuối quý/ năm đơn vị mới tiến hành đánh giá kết quả làm việc của cán bộ, nhân viên. Khi đó, trường hợp cán bộ, nhân viên nào không hoàn thành nhiệm vụ thì sẽ bị thu hồi lại phần được tạm ứng trước này. Cách làm này có tác dụng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu nhưng cũng có những nhược điểm như: (i) Việc thu hồi lại phần đã phân phối trước đó không đơn giản, cán bộ nhân viên có thể trì trệ trong việc hoàn trả lại phần thu nhập đã được nhận. Nếu trừ trực tiếp vào lương của nhân viên có thể làm cho nhân viên có những phản ứng tiêu cực như tiếp tục không hoàn thành nhiệm vụ, đưa những thông tin sai lệch về đơn vị, … (ii) Trong trường hợp đã phân phối khoản chi theo kết quả lao động cho cán bộ, nhân viên nhưng chưa đến thời điểm đánh giá, nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác thì cũng rất khó khăn trong việc quyết định thu hồi hay không khoản tiền này.
62
Do đó, theo tác giả, trước khi phân phối khoản chi theo kết quả lao động, lãnh đạo Hải đội 3 cần xây dựng cơ chế đánh giá kết quả làm việc theo từng tháng, trong đó quy định rõ mức thưởng cũng như mức phạt cho từng trường hợp. Theo đó, căn cứ vào lỗi sai phạm như chất lượng công việc hoặc tiến độ hoàn thành công việc để đưa ra các điểm giảm trừ tương ứng. Cách làm này có ưu điểm là thực hiện phân phối thưởng theo kết quả lao động cho đúng mức độ đóng góp của cán bộ, nhân viên mà không căn cứ vào thâm niên làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, tránh được tình trạng cào bằng thu nhập theo kết quả làm việc (vì cùng một vị trí công việc nhưng kết quả lao động khác nhau thì mức thu nhập cũng khác nhau).
Ba là, tăng tiết kiệm các khoản chi trong vận hành khối văn phòng để tăng quỹ bổ sung thu nhập cho nhân viên. Những khoản có thể tiết kiệm được bao gồm: điện, nước, văn phòng phẩm và chi phí thông tin liên lạc.
Hiện nay, tất cả các thiết bị hỗ trợ cho công việc tại Hải đội 3 đa số đều liên quan đến điện; hàng tháng chi phí trả tiền điện là rất lớn. Mặc dù lãnh đạo đơn vị đã thường xuyên nhắc nhở nhưng vẫn còn hiện tượng quên tắt thiết bị điện khi rời khỏi văn phòng vào cuối ngày; mở cửa sổ hoặc cửa chính khi dùng máy điều hòa,… Để tiết kiệm điệm và an toàn cháy nổ nên tắt cầu dao tổng cuối ngày làm việc để đề phòng, nhất là dịp cuối tuần hoặc các dịp nghỉ lễ, tết dài ngày; mở rộng các cửa sổ và cửa chính phòng làm việc để đón ánh sáng và khí trời tự nhiên (trong điều kiện thời tiết bình thường) để tiết kiệm điện thắp sáng và máy điều hòa; thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, kiểm tra đường dây tải điện bảo đảm ngăn ngừa hiện tượng rò rỉ điện gây nguy hiểm cho con người và giảm hao hụt điện năng… Tuy nhiên, để thói quen tiết kiệm điện trở thành “phản xạ có điều kiện” đối với mọi cá nhân trong đơn vị thì lãnh đạo Hải đội 3 cũng cần có biện pháp xử lý đối với những trường hợp vi phạm. Ví dụ thông báo đến toàn bộ đơn vị về việc kiểm tra đột xuất các phòng ban, phòng ban nào mắc những lỗi nêu trên sẽ bị nhắc nhở công khai, nếu vi phạm lần thứ hai sẽ bị ghi nhận lại và làm cơ sở để đánh giá thi đua, khen thưởng tập thể cuối năm.
63
Để tiết kiệm nước cần kiểm tra hệ thống nước, thay mới kịp thời các thiết bị vật tư chất lượng tốt để giảm thiểu việc rò rỉ nước; chủ động gặp gỡ, tuyên truyền, nhắc nhở khách đến và nhân viên công ty dịch vụ vệ sinh có ý thức tiết kiệm nước sử dụng. Cần kiểm tra, đối chiếu mức tiêu thụ nước giữa các tháng với nhau để kịp thời phát hiện tình trạng nước bị rò rỉ hoặc đường ống dẫn nước gặp sự cố để kịp thời khắc phục.
Văn phòng phẩm thường bị xem nhẹ nhưng thực chất cũng chiếm phần không nhỏ trong các khoản chi hàng tháng của đơn vị. Ở đây tác giả đề cập đến những giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm chính liên quan đến giấy, và các vật dụng dùng trong công việc văn phòng.
Ø Để tiết kiệm giấy, có thể thực hiện một số giải pháp như:
• Đối với những tài liệu không cần ký hoặc đóng dấu giáp lai thì nên in trên 2 mặt giấy, điều này giúp tiết kiệm 50% mức tiêu thụ giấy theo cách thông thường.
• Đối với tài liệu tham khảo cần in có thể cài đặt phông chữ, đặt lề nhỏ lại để có thể làm giảm số lượng trang cần in. Đồng thời tận dụng những giấy đã dùng một mặt để tái sử dụng.
• Đối với văn bản đang chờ xin ý kiến của lãnh đạo, nhân viên có thể gửi email trước cho lãnh đạo sửa trực tiếp trên văn bản và gửi lại. Cách làm này giúp cho việc giảm thiểu tối đa lượng giấy cần sử dụng, đồng thời nhân viên dễ lưu trữ những góp ý của lãnh đạo.
• Cán bộ, nhân viên nên kiểm tra cẩn thận thể thức, nội dung, ngữ pháp, lỗi chính tả trên văn bản trước khi in để hạn chế số lượng trang in hỏng.
• Đối với giấy in hỏng có thể tận dụng các mặt giấy còn trống để nháp hoặc cắt theo khổ nhỏ để làm giấy ghi chép (thay cho giấy vàng).
• Mỗi cá nhân, bộ phận nên trang bị một khay đựng giấy in hỏng để cá nhân có thể tái sử dụng. Đối với giấy đã sử dụng 2 mặt có thể thu gom lại, bán cho các cơ sở phế liệu, giúp tăng thêm phần thu nhập cho đơn vị.
64
Ø Đối với dụng cụ văn phòng, tình trạng thường hay gặp nhất chính là “thất lạc” bút. Vì giá trị không cao nên nhiều người không để ý, nhưng thực chất đây là khoản chi không nhỏ nếu cứ 2-3 ngày nhân viên lại thay bút mới một lần. Do đó, để tránh tình trạng này, lãnh đạo Hải đội 3 nên thực hiện một số giải pháp sau:
• Định mức văn phòng phẩm cần dùng cho từng phòng ban. Để xác định được định mức này, mỗi phòng ban chức năng trong đơn vị cần tiến hành thống kê lượng văn phòng phẩm trung bình mỗi tháng. Nếu tháng nào sử dụng vượt định mức này mà không trình bày được lý do chính đáng thì phòng ban đó phải bù đắp khoản này vào tháng sau.
• Đối với những vật dụng như dụng cụ đóng giấy, kéo,… chỉ phát một lần cho cán bộ, nhân viên và yêu cầu mỗi cá nhân tự bảo quản như tài sản của mình.
• Khuyến khích nhân viên vận dụng triết lý Kaizen-5S trong mọi hoạt động của đơn vị, như thiết kế khay đựng văn phòng phẩm (Hình 3.1) để tránh tình trạng thất lạc và tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Tiết kiệm chi phí thông tin, liên lạc: Hiện nay việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin, gọi điện miễn phí như Zalo, Messenger được sử dụng khá phổ biến. Do đó, Hải đội 3 có thể triển khai giải pháp này trong các phòng ban chức năng của mình giảm tần suất sử dụng dịch vụ điện thoại của cơ quan và của cá nhân, giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí điện thoại hàng tháng.
65
Hình 3.1. Khay đựng văn phòng phẩm
(Nguồn: Internet)
Những giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí hàng tháng cho đơn vị không khó để thực hiện nhưng vì chưa gắn liền với lợi ích của cán bộ, nhân viên nên mọi người chưa thực hiện một cách triệt để. Do đó, lãnh đạo Hải đội 3 cần thông báo rõ ràng để toàn thể đơn vị hiểu được rằng, lợi ích của đơn vị cũng là lợi ích của bản thân, từ đó thúc đẩy tinh thần tự giác trong việc tiết kiệm chi phí cho đơn vị.
3.3.1.2. Giải pháp về chính sách phúc lợi
Mặc dù kết quả đánh giá của cán bộ, nhân viên tại Hải đội 3 về chính sách phúc lợi khá cao, tuy nhiên với vai trò là một thành viên của đơn vị, tác giả cũng đề xuất một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện chính sách phúc lợi:
Thứ nhất, ngoài mức đóng BHYT theo quy định của Nhà nước và BHTN cho thuyền viên thì lãnh đạo Hải đội 3 cũng nên xem xét việc nâng mức độ chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, nhân viên. Thực tế cho thấy BHYT chỉ thường được dùng trong trường hợp cán bộ, nhân viên phải nhập viện và điều trị. Đối với việc đi khám
66
bệnh, mọi người thường không khám theo diện có BHYT vì thời gian chờ đợi thường lâu hơn so với khám dịch vụ. Do đó, ngoài BHYT, lãnh đạo Hải đội 3 có thể bổ sung hoặc hỗ trợ một phần bảo hiểm khám chữa bệnh hàng năm (của các công ty như PVI, FWD,…) cho cán bộ, nhân viên của mình. Những gói bảo hiểm này ngoài việc thanh toán chi phí thuốc men, nằm viện như BHYT thì còn có thể kèm thêm một số dịch vụ chăm sóc khác như nha khoa, và thời gian giải quyết thủ tục tương đối nhanh.
Thứ hai, nâng gói kiểm tra sức khỏe định kỳ hàng năm cho cán bộ nhân viên. Kết quả kiểm tra sức khỏe năm 2020 của đơn vị là gần 100% cán bộ, nhân viên có sức khỏe loại II, đủ điều kiện làm việc. Tuy nhiên, nếu xét cụ thể từng trường hợp thì có thể thấy xuất hiện nhiều bệnh lý như dư cân, men gan cao, huyết áp cao,… Đây là những bệnh lý thường gặp ở nhóm tuổi từ 40 trở lên. Vì vậy, theo quan điểm của tác giả, việc kiểm tra sức khỏe không nên “đánh đồng” như hiện nay, mà nên phân loại theo nhóm tuổi, giới tính để có thể kiểm tra tầm soát cụ thể hơn những bệnh lý có nguy cơ mắc phải đối với từng đối tượng khác nhau. Đặc biệt là đối với nhóm thuyền viên làm việc trên tàu thường gặp những bệnh nghề nghiệp nên cũng cần được kiểm tra sâu hơn. Ngoài ra, đơn vị cũng có thể hỗ trợ, khuyến khích cán bộ nhân viên tìm hiểu những thông tin liên quan đến bảo hiểm nhân thọ, để họ có thể yên tâm về gia đình của mình nếu như có rủi ro phát sinh trong quá trình công tác.
Thứ ba, cũng liên quan đến vấn đề sức khỏe. Như đã phân tích ở chương 2, mặc dù cơ sở hạ tầng tại Hải đội 3 được đầu tư khá tốt nhưng tác giả cho rằng vẫn cần đầu tư thêm khu vực dành cho việc luyện tập thể thao cho nhân viên như sân bóng đá hoặc sân cầu lông, bóng chuyền. Bên cạnh đó, có thể điều chỉnh khung giờ làm việc để nhân viên có thời gian rèn luyện thể thao vào cuối ngày, trước khi rời cơ quan. Việc này có thể giúp nhân viên tránh được các bệnh lý như thừa cân, mỡ máu,… Bên cạnh đó, đơn vị có thể tổ chức các cuộc thi thể thao giữa các phòng ban hoặc Hội thao với các đơn vị sự nghiệp khác trong địa bàn Tỉnh. Nhờ vậy, tinh thần
67
rèn luyện sẽ được nâng cao, đồng thời tăng cường được sự gắn kết, hợp tác với các đơn vị, ban ngành với nhau.
Thứ tư, ngoài những chính sách phúc lợi cố định hàng năm, Ban lãnh đạo Hải đội 3 có thể tiến hành lấy ý kiến khảo sát và cho phép cán bộ, nhân viên đóng góp cũng như được quyết định các phúc lợi khác như địa điểm tham quan nghỉ dưỡng, thuê huấn luyện viên thể thao,… Như vậy, cán bộ, nhân viên sẽ càng có hứng thú với những hoạt động này, nhờ đó thúc đẩy tinh thần và ĐLLV của toàn thể mọi người.
Thứ năm, Hải đội nên lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động tập thể, thiện nguyện, như thế vừa thực hiện được trách nhiệm xã hội của đơn vị, vừa giúp gắn kết tình cảm đồng nghiệp với nhau. Không những vậy, những hoạt động này có thể giúp cán bộ, nhân viên nhận thức được giá trị đích thực trong cuộc sống của họ, từ đó họ sẽ chủ động cống hiến cho sự nghiệp của đơn vị và đất nước, thay vì bị động làm việc với thái độ “hết giờ thì về”.
Ngoài những giải pháp nêu trên, vấn đề nổi cộm hiện nay chính là tình hình dịch Covid-19 ngày càng phức tạp. Trong khi đó, việc thực hiện nhiệm vụ, bắt giữ các đối tượng buôn lậu trên biển có thể trở thành mối nguy lây nhiễm cao cho cán bộ, nhân viên. Do đó, Hải đội 3 cần khẩn trương làm các thủ tục cần thiết để có thể tiến hành tiêm ngừa vaccine cho cán bộ, nhân viên tại đơn vị. Có như thế, cán bộ nhân viên mới thật sự yên tâm rằng mình đã được “bảo vệ” và tập trung tâm trí để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
3.3.1.3. Giải pháp về điều kiện làm việc
Như đã phân tích, hiện nay điều kiện làm việc tại khu vực văn phòng hành chính của Hải đội 3 rất tốt. Tuy nhiên, đối với các nghiệp vụ thực hiện trên biển hoặc phục vụ cho công tác điều tra, bắt giữ thì vẫn còn một số vấn đề như:
(a) Phương tiện có của Hải đội gồm 05 tàu cao tốc, 01 tàu dầu và 07 ca nô cao tốc nhưng có 02 tàu cũ, 04 ca nô chạy nhiên liệu xăng hay hư hỏng
(b) Công tác nghiệp vụ cần thuê phương tiện tàu thuyền để trinh sát gặp nhiều khó khăn: ít tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ cho thuê phương tiện thủy (tàu
68
thuyền đánh cá, ghe cá) hoạt động trên sông, trên biển; Tàu thuyền của ngư dân hoạt động đánh cá diễn ra theo mùa, phụ thuộc điều kiện thời tiết; Các chủ phương tiện tâm lý cũng không muốn cho cơ quan chức năng tại địa bàn thuê phương tiện, do việc thuê phương tiện không thường xuyên, về thời gian thuê phương tiện không cố định, ảnh hưởng đến hoạt động đánh bắt cá của chủ phương tiện. Ngoài ra, các thủ tục thanh toán đối với chủ tàu cá cho thuê phương tiện để trinh sát cũng là một rào cản, khiến cho các chủ phương tiện tàu cá không mặn mà trong việc hỗ trợ đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
(c) Sau khi thực hiện bắt giữ hàng lậu (chủ yếu là mặt hàng xăng, dầu, than) thì việc thuê kho, bãi để chứa hàng vi phạm, phục vụ cho công tác điều tra tiếp theo còn gặp nhiều khó khăn, bất cập.
Những tồn tại về điều kiện làm việc của Đội tàu thuyền cũng như Đội tham mưu, những người trực tiếp tham gia thực hiện nhiệm vụ trên biển, có thể cản trở đến hiệu quả công việc của họ. Trong bối cảnh khen thưởng theo kết quả công việc thì điều này có nghĩa là họ có khả năng không được đánh giá tốt về hiệu quả làm việc, từ đó ảnh hưởng đến thu nhập cũng như những phúc lợi liên quan, thậm chí là cả cơ hội thăng tiến. Trong khi đó, nguyên nhân của việc không hoàn thành tốt công