4.3.1 .Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính xã Hoàng Nông
4.3.1.6.Bước 6: Quét (chụp) giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất
- Thực hiện quét hồ sơ theo hướng dứt điểm tại kho lưu trữ. Tiến hành quét kho lưu trữ từ năm 2016 đến nay trước và kho lưu trữ từ 2004-2015 sau, tiếp tục sử dụng file dữ liệu thuộc tính (excel) kết quả bước 2 để kiểm soát số lượng các hồ sơ đã quét được, số lượng hồ sơ đã thu được để quét, các hồ sơ cần tiếp tục thu thập.
- Các hồ sơ tài liệu cần quét:
+ Thửa đất loại A,B,C,D quét các giấy tờ: Giấy chứng nhận (đang sử dụng) hoặc bản lưu Giấy chứng nhận; trang bổ sung (nếu có); Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (lần đầu); Hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất của Nhà nước; Chứng từ thực hiện nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất;
45
+ Thửa đất loại E quét các giấy tờ: Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận - Các hồ sơ cần quét bổ sung phục vụ công tác nhập liệu:
+ Đối với thửa đất loại A, B, C, D quét bổ sung thêm các giấy tờ liên quan như chứng minh thư vợ chồng, sổ hộ khẩu (chỉ quét khi không có đủ CMT của cả vợ và chồng), Quyết định cấp GCN.
+ Khi quét phát hiện các thửa đất mới được cấp GCN không có trong file excel (do chia tách, gộp thửa, mới hình thành...): Tiến hành quét thêm trích đo, sơ đồ kỹ thuật hoặc bản vẽ phục vụ công tác chuẩn xác không gian và thuộc tính sau này đồng thời bổ sung thêm cột vào file excel ở cuối tờ bản đồ, đổi màu nền của dòng thành màu đỏ, bổ sung số tờ, số thửa.
- Quản lý, đặt tên hồ sơ quét:
+ Tài liệu quét (scan) được cũng được quản lý theo thư mục: Mã xã_Tên xã (09718_DongSon)\HoSoQuet\năm\sau đó là số phát hành GCN hiện thời-hậu tố;
Các nhóm hậu tố được xác định đặt tên như sau: Số phát hành-GC (giấy chứng nhận cũ); Số phát hành-GM (giấy chứng nhận mới); Số phát hành-HS (đơn cấp giấy, chứng từ nộp tiền, hợp đồng thuê đất) VD: AB 446884-GM; AB 446884-HS; UH 123456-GC)
+ Đối với các hồ sơ quét thêm để phục vụ nhập cơ sở dữ liệu thì đặt tên số phát hành hiện thời- CSD.pdf
+ Trường hợp chưa được cấp GCN (thửa đất loại E) thì thay số phát hành bằng số tờ-số thửa-HS (VD 03-05-HS).
+ Trường hợp một giấy chứng nhận nhiều thửa đất thì đặt thêm thư mục số tờ-số thửa, số thửa; số tờ-số thửa, số thửa (Mã xã_Tênxã\HoSoQuet\năm\số tờ-số thửa, số thửa; số tờ-số thửa, số thửa\sau đó là số phát hành GCN hiện thời
46
* Để đẩy nhanh công tác quét hồ sơ có thể quét chung một file được đặt tên theo số phát hành sau đó sử dụng phần mềm hỗ trợ XD CSDL hồ sơ quét để tách riêng các file theo cách đặt tên trên.
+ Trường hợp một thửa đất nhiều GCN thì đặt thêm thư mục số tờ-số thửa (Mã xã_Tên xã\HoSoQuet\năm\số tờ-số thửa \sau đó là số phát hành GCN hiện thời).
Tổng số hồ sơ tiến hành quét được tại xã Hoàng Nông 2298 file Hồ sơ quét. Sử dụng các phầm mềm hỗ trợ XD CSDL hồ sơ quét, Gcadas, Vilis chuyển đổi đóng gói hồ sơ quét theo quy định và kết nối cơ sở dữ liệu. Lưu trữ dưới khuôn dạng tập tin PDF. Hồ sơ quét được lưu trữ trong từng file riêng, trong file được chia thành các file nhỏ dễ quản lý:
+ Giấy mới (GM)
+ Gấy cũ (GC)
+ Các loại đơn như cấp đổi, cấp mới, đăng kí biến động,...( DO)
+ Các loại giấy tờ liên quan đến tài chính như biên lai thu tiền, giấy nộp tiền vào ngân hàng,...(TC)
+ Giấy tờ liên quan đến chủ sử dụng đất như chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu,...( HS)
+ Giấy tờ quyết định có tính pháp lý như quyết định về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, trích đo,...(QĐ)
47
Hình 4.2. Hồ sơ quét xã Hoàng Nông