KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
9.8. Kiểm tra hệ thống kiểm tra
Nếu các hệ thống kiểm tra không được kiểm soát thì chúng dễ gây ra nhiều điều có hại hơn điều tố. Nếu không có sự quan tâm đúng mức thì có thể phát sinh hàng loạt vấn đề như thái độ đối phó với hệ thống kiểm tra, các dữ liệu không có giá trị, kiểm tra thái quá, chi phí bỏ ra không tương xứng với kết quả thu được từ kiểm tra.
Mục đích tổng quát của hệ thống kiểm tra là thúc đẩy việc thực hiện nhằm đưa tổ chức đạt được các mục đích, chỉ tiêu đề ra. Bởi vậy hệ thống này cần phải khuyến khích công nhân viên có tinh thần thực hiện mục đích, chỉ tiêu đề ra. Điều đáng tiếc là nhiều khi một hệ thống kiểm tra mạnh nhưng lại khiến công nhân viên có thái độ đối phó trực tiếp với hệ thống kiểm tra mà không hướng vào các mục đích chỉ tiêu của hãng. Về thực chất, có thể hệ thống kiểm tra sẽ làm nảy sinh kiểu hành vi thái độ làm cho công nhân viên tỏ ra là được đánh giá tốt theo các chỉ tiêu của hệ thống kiểm tra.
Các hệ thống kiểm tra cũng có thể cung cấp những số liệu không đúng sự thực về những sự việc đã hoặc sẽ thực hiện. Phần dự toán chi phí trong hệ thống kiểm tra là một thí dụ điển hình. Sự khai báo không đúng số liệu xuất hiện khi các cán bộ quản trị không
142
tính đủ doanh số thu nhập hoặc tính lố chi phí với ý định thổi phồng các chỉ tiêu đạt được khi đánh giá kết quả. Các hệ thống kiểm tra của các số liệu tính toán thu chi có thể làm giảm bớt vấn đề nói trên, nhưng các hệ thống như vậy thường làm cho công nhân viên có thái độ không thích hợp là đối phó với dự toán thu chi.
Một hệ thống kiểm tra được xây dựng với ý tưởng tốt có thể dẫn đến hiện tượng là lãnh đạo đặt ra sự kiểm tra thái quá. Vấn đề kiểm tra quá khắt khe bộc lộ theo nhiều kiểu.
Thứ nhất là số lượng tuyệt đối các thông tin kiểm tra có thể làm cho những người chịu trách nhiệm kiểm tra lo sợ.
Thứ hai là việc áp đặt sự điều hành và chỉ đạo thái quá đối với công nhân viên có thể làm cho họ quá lo sợ trước các qui định, nguyên tắc, từ đó làm mất tính sáng tạo, chủ động của họ.
Ban lãnh đạo cần phương tiện thấu đáo các chi phí cho việc kiểm tra mỗi yếu tố thành tích và so sánh chi phí bỏ ra với những lợi ích kỳ vọng thu được. Các chi phí này bao hàm chi phí trực tiếp về tài chính cũng như chi phí gián tiếp như mất thời gian, thái độ tiêu cực làm giảm chí hướng của công nhân viên trong công việc, làm rối loạn thái độ đối với công việc và làn cho khách hàng có thái độ đối nghịch với công ty. Những cái lợi có thể thu được là tiết kiệm thời gian, củng cố phẩm chất đạo đức của công nhân viên, cải tiến chất lượng sản phẩm và bảo toàn, sử dụng nguồn lực một cách hợp lý.
Mặc dù nhiều khi khó mà tính được cái được và cái mất, song ban lãnh đạo cần cố gắng ước lượng được cái giá của công tác nói trên. Ví dụ, nếu khống chế quá chặt chẽ giờ nghỉ giải lao thì có thể dẫn đến tình trạng công nhân ngưng việc và khiến họ đứng ra tổ chức nghiệp đoàn. Ban lãnh đạo cần phải xem xét những phí tổn liên quan đến các biện pháp hành động như vậy và khả năng diễn ra của chúng.
Câu hỏi ôn tập và thảo luận:
1. Thảo luận các nội dung cần tiến hành kiểm tra chiến lược. Liên hệ tình hình của công ty của anh/chị?
2. Thảo luận các phương pháp định lượng kết quả và thành tích. Liên hệ với tình hình của công ty anh/chị?
3. Thảo luận về các tiêu chuẩn để kiểm tra. Liên hệ thực tiễn tại công ty của anh/chị?
143