II. Những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý kênh phân phối
3. Quyết định phân phối hàng hóa vật chất
3.1 Bản chất của phân phối hàng hóa
Phân phối vật chất là hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc vận tải và lưu kho hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nhằm phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng ở thị trường mục tiêu và thu được lợi nhuận cao nhất.15 Phân phối vật
chất cung cấp lợi ích về thời gian, địa điểm và làm việc chuyển quyền sở hữu có thể thực hiện được.
Chi phí phân phối vật chất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phân phối và tổng doanh thu của doanh nghiệp. Ở phần lớn các nước, chi phí phân phối vật chất ước tính xấp xỉ 10% GDP16. Những chi phí phân phối cơ bản bao gồm chi phí vận
15 GS.TS. Trần Minh Đạo (2006), Giáo trình Marketing căn bản, NXB ĐH Kinh Tế Quốc Dân, trang -337-
chuyển, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản hàng dự trữ, những chi phí hành chính và chi phí sử dụng đơn đặt hàng. Nhờ hệ thống phân phối vật chất tốt có thể giảm chi phí và qua đó giảm giá bán thu hút thêm được khách hàng. Các doanh nghiệp cần khai thác hết tiềm lực và phối hợp linh hoạt các quyết định để giảm bớt chi phí phân phối.
Mục tiêu của phân phối vật chất thường là cung cấp đúng mặt hàng, đúng số lượng và chất lượng vào đúng nơi đúng lúc với chi phí tối thiểu. Tuy nhiên không thể đồng thời đạt được hết các mục tiêu này. Bởi không có một hệ thống phân phối vật chất nào có thể đồng thời tăng tối đa sự phục vụ khách hàng và giảm tối thiểu chi phí phân phối. Như vậy, giữa mức độ dịch vụ và chi phí phân phối có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau. Thông thường, mức độ dịch vụ được xác định dựa trên nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và mức cung cấp dịch vụ của đối thủ cạnh tranh. Khách hàng thường yêu cầu cung ứng hàng hoá kịp thời, khi có yêu cầu đột xuất đều được đáp ứng, đảm bảo chất lượng hàng trong vận chuyển…
3.2 Các quyết định phân phối hàng hoá vật chất
3.2.1 Xử lý đơn đặt hàng
Bộ phận xử lý đơn đặt hàng phải thực hiện các công việc xử lý càng nhanh càng tốt. Nhanh chóng kiểm tra khách hàng, đặc biệt là khả nảng thanh toán của khách hàng. Lập hoá đơn để gửi đến các bộ phận, các thủ tục giao hàng cần tiến hành kịp thời. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng công nghệ thông tin để thực hiện nhanh chóng quy trình xử lý thủ tục đơn đặt hàng.
3.2.2 Quyết định về kho bãi dự trữ hàng
Việc dự trữ hàng là cần thiết, bởi sản xuất và tiêu thụ ít khi cũng nhịp. Doanh nghiệp phải quyết định số lượng những địa điểm kho bãi. Nhiều địa điểm kho bãi nghĩa là có thể đưa hàng tới khách hàng nhanh hơn nhưng lại làm tăng chi phí kho bãi.
Doanh nghiệp cũng phải quyết định xây dựng kho bãi hay thuê kho bãi công cộng. Với kho bãi riêng công ty dễ kiểm soát nhưng vốn lớn và khó thay đổi. Khi sử
dụng kho bãi công cộng, công ty phải trả tiền thuê và phải có các dịch vụ bổ sung cũng như nhiều yêu cầu khác.
3.2.3 Quyết định khối lượng hàng hoá dự trữ trong kho
Mức lưu kho là một quyết định ảnh hưởng đến việc thoả mãn khách hàng. Doanh nghiệp đều muốn hàng dự trữ trong kho đủ để đáp ứng các đơn đặt hàng ngay lập tức. Nhưng đối với một doanh nghiệp việc duy trì một khối lượng dự trữ lớn sẽ không có lợi do chi phí lưu kho tăng dần theo mức độ tăng của lượng hàng dự trữ và chũng ảnh hưởng đến doanh số và lợi nhuận. Quyết định lưu kho nghĩa là phải biết lúc nào cần đặt thêm hàng và đặt thêm bao nhiêu. doanh nghiệp cần phải xác định điểm đặt hàng mới – đó là mực hàng tồn kho mà nếu thấp hơn số đó doanh nghiệp không thể đáp ứng đơn đặt hàng và họ phải đặt hàng mới. Doanh nghiệp cần quyết định mỗi lần đặt hàng với số lượng bao nhiêu. mỗi lần đặt hàng với số lượng lớn thì số lần đặt hàng ít vì chi phí xử lý đơn hàng thấp. Tuy nhiên, chi phí lưu kho cao vì lượng tồn kho lớn.
3.2.4 Quyết định về vận tải
Người quản trị kênh phân phối phải làm các quyết định tổ chức thực hiện việc vận tải nhu thế nào. Việc lựa chon phương tiện vận tải nào sẽ ảnh hưởng tới chi phí và giá bán sản phẩm và đến việc đảm bảo giao hàng đúng hẹn và tình trạng của hàng hoá khi tới nơi, cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng.
Trong vận chuyển các doanh nghiệp có thể lựa chọn trong năm phương tiện vận tải: đường sắt, đường thuỷ, đường ống và đường hàng không. Mỗi phương tiện vận chuyển có tốc độ khác nhau, khả năng bảo đảm hàng hoá không bị hư hỏng khác nhau, chi phí khác nhau và vì vậy chúng thường thích hợp với những hàng hoá nhất định.
