Nghiên cứu thực nghiệm cho trường hợp các doanh nghiệp phi tài chính niêm yết tại Việt Nam bằng phương pháp phân tích hồi quy dữ liệu bảng cho thấy quản trị vốn lưu động có tác động tích cực đến dòng tiền hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp cần tích cực thực hiện các biện pháp rút ngắn chu kỳ vốn lưu động nhằm gia tăng hiệu quả tiết kiệm vốn lưu động, từ đó gia tăng dòng tiền ròng hoạt động kinh doanh; cụ thể là doanh nghiệp cần tập trung chủ yếu vào các biện pháp nhằm đảm bảo hiệu quả quản trị các khoản phải thu và các khoản phải trả. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn cho thấy quy mô doanh nghiệp càng lớn thì dòng tiền hoạt động kinh doanh càng nhỏ, gợi ý các doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quy mô, việc mở rộng quy mô quá nhanh có thể gây ra tình trạng thiếu hụt tiền do phải chi nhiều tiền cho dự trữ tồn kho hay gia tăng bán chịu; và cần tìm kiếm các biện pháp để đảm bảo khả năng tăng trưởng doanh nghiệp, theo kết quả nghiên cứu, khả năng tăng trưởng càng lớn thì dòng tiền hoạt động kinh doanh càng gia tăng cho các doanh nghiệp.
5.2.1. Gia tăng hiệu quả quản trị các khoản phải thu nhằm giảm thời gian thu tiền bán hàng
Hầu như doanh nghiệp mong muốn “tiền tươi, thóc thật” khi bán hàng cho khách hàng nên doanh nghiệp luôn kỳ vọng đàm phán thu tiền bán hàng càng nhanh càng tốt; nhưng để thu hút khách hàng và giải phóng nhanh chóng hàng tồn kho, gia tăng doanh thu bán hàng và đảm bảo mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp thường phải chấp nhận bán chịu cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Khi doanh nghiệp chấp nhận bán chịu có nghĩa là doanh nghiệp đã chấp nhận đối mặt rủi ro tổn thất do các khoản phải thu khó đòi, và nếu rủi ro xảy ra sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh, dẫn đến khả năng thanh toán của
doanh nghiệp sẽ có vấn đề; vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện những biện pháp quản trị các khoản phải thu một cách đầy đủ và có hiệu quả tất cả khâu, bao gồm trước,trong và sau khi bán chịu nhằm đảm bảo dòng tiền hoạt động kinh doanh thặng dư, cụ thể các biện pháp như sau:
Thứ nhất, xây dựng chính sách bán chịu tùy theo chiến lược hoạt
động kinh doanh, chiến lược tài chính của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể; chính sách bán chịu hợp lý là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả bộ máy doanh nghiệp và cũng là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo thành công trong bán hàng theo phương thức bán chịu. Những nội dung cơ bản cần có của một chính sách bán chịu như sau:
(i) Ban hành điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được mua chịu và hạn mức khách hàng được mua chịu, các nội dung này cần được thiết kế trên cơ sở kiểm tra và đánh giá khách hàng theo các tiêu chí như khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất,...
(ii) Quy định về người phê duyệt khách hàng được mua chịu và hạn mức khách hàng được mua chịu trong nội bộ doanh nghiệp; có thể phân chia quyền phán quyết cho từng vị trí trong doanh nghiệp theo dạng bậc thang, từ tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, trưởng phòng kinh doanh, đến nhân viên bán hàng.
(iii) Ban hành cơ chế thưởng, phạt hợp lý đối với tất cả thành viên tham gia vào hoạt động bán chịu, kể cả những thành viên quản lý và thu hồi các khoản phải thu; cơ chế thưởng, phạt hợp lý sẽ động viên, khuyến khích các thanh viên làm việc tốt hơn cũng như có sự ràng buộc trách nhiệm.
(iv) Thiết kế các điều khoản bán chịu với thời hạn, tỷ lệ chiết khấu thanh toán rõ ràng; ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải tính toán và dự kiến đến các phương án điều chỉnh linh hoạt các điều khoản bán chịu,
khi nào có thể nới lỏng hay khi nào sẽ thắt chặt nhằm vừa có thể giữ được khách hàng, tiếp tục bán được hàng nhưng cũng vừa hạn chế rủi ro, tổn thất trong việc không thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng. (v) Thiết kế quy trình quản lý và thu hồi các khoản phải thu nhằm đảm bảo thu hồi đầy đủ và khách hàng không thanh toán trễ hạn so với thỏa thuận. Theo đó, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích “tuổi” của các khoản phải thu theo định kỳ, gửi thư nhắc nhở khách hàng trước khi đến hạn thanh toán một số ngày nhất định hoặc khi khách hàng chậm thanh toán, nếu bán chịu nhiều thì doanh nghiệp nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý, theo dõi và thu hồi các khoản phải thu; những nhân viên thuộc bộ phận chuyên trách này phải được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng đàm phán và thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc thực hiện cam kết thanh toán, ứng xử thích hợp các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ,...
Thứ hai, tuân thủ đầy đủ và chặt chẽ quy trình bán chịu, bao gồm
trước, trong và sau khi bán chịu.
- Trước khi ký hợp đồng mua bán theo phương thức bán chịu, nhân viên kinh doanh tổ chức buổi làm việc trực tiếp với doanh nghiệp khách hàng tại trụ sở của họ để thực hiện các đàm phàn liên quan bán hàng, đồng thời có thể thu thập thông tin và đánh giá khách hàng để ra quyết định thích hợp theo đúng chính sách bán chịu đã ban hành.
- Khi ký hợp đồng mua bán chịu, cần phải có sự kiểm tra của bộ phận chuyên trách quản lý các khoản phải thu nhằm chắc chắn về lịch sử giao dịch và các thông tin cần thiết khác của khách hàng.
- Sau khi ký hợp đồng mua bán chịu, doanh nghiệp cần phải gửi hóa đơn, bản lịch trình thanh toán tiền mua hàng cho khách đúng kỳ hạn bằng các cách khác nhau (chuyển phát nhanh, thư đảm bảo, chuyển thư trực tiếp,...) nhằm chắc chắn rằng khách hàng nhận được các giấy tờ và trong
thời gian ngắn nhất; tích cực liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc; gọi điện thoại hoặc gửi thư nhắc khách hàng chuẩn bị đến hạn thanh toán, gọi điện thoai hoặc gửi thư nhắc nhiều lần với các mốc thời gian cụ thể, đối với khách hàng có “tuổi” các khoản phải cao hơn thời hạn đã thỏa thuận, hay có thể hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại và gửi thư không hiệu quả,...
Thứ ba, nghiên cứu sử dụng các biện pháp và công cụ hỗ trợ thanh
toán, thu hồi các khoản phải thu theo nhu cầu vốn của doanh nghiệp, chẳng hạn như bao thanh toán (factoring) do các ngân hàng thương mại cung cấp, dịch vụ thu hộ của các công ty chuyên nghiệp, hoặc bán các khoản phải thu cho các công ty mua bán nợ chuyên nghiệp.
5.2.2. Gia tăng hiệu quả quản trị các khoản phải trả theo hướng giảmthời gian trả tiền mua hàng