8. Kết cấu của đề tài
3.2. Một số khuyến nghị
Từ những nhận xét về thực trạng xây dựng và áp dụng KPI của văn phòng các doanh nghiệp cùng với định hướng trong tương lai của các doanh nghiệp về chiến lược, mục tiêu và phương án sử dụng KPI vào đánh giá thực hiện công việc tác giả đưa ra một số khuyến nghị như sau:
3.2.1. Khuyến nghị về việc truyền thông và đào tạo KPI cho nhân sự
Truyền thông: Thực hiện công tác truyền thông yêu cầu đạt được sự am hiểu thống nhất về KPI từ quản lý tới nhân sự. Về thay đổi nhận thức của người đánh giá và người được đánh giá: Khi nhân sự chưa nhận thức được
tầm quan trọng, mục đích và hiệu quả của việc đánh giá sẽ là một trong số những nguyên nhân làm cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc của công ty không đạt hiệu quả như mong muốn, người lao động và cả người đánh giá đều không thực sự muốn công ty áp dụng chỉ tiêu KPI vào trong đánh giá công việc. Do đó trước tiên để hệ thống đánh giá thực hiện công việc thực sự phát huy hết hiệu quả tại công ty thì người lao động và người đánh giá phải hiểu rằng những lợi ích mà họ thu được từ việc áp dụng quy trình đánh giá thực hiện công việc của công ty là rất lớn.
Phòng Nhân sự cần phải có sự tư vấn về vai trò, lợi ích của việc đánh giá thực hiện công việc cho toàn thể công ty, việc này có thể thực hiện bằng những văn bản hướng dẫn cụ thể hoặc tổ chức một hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia tư vấn nhân sự để toàn thể nhân viên cũng như cấp trên của họ thấy được tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm cải tiến kênh truyền thông nhằm đưa thông tin đánh giá đến người lao động.
Cải thiện việc trao đổi, phản hồi về mục tiêu công việc cũng như kết quả đánh giá giữa người quản lý trực tiếp và người lao động, nhằm đảm bảo hiệu quả lao động cao nhất của công tác tăng cường sự thấu hiểu giữa hai bên.
Tăng cường việc truyền thông cho nhân viên hiểu được ý nghĩa của việc áp dụng KPI vào trong đánh giá thực hiện công việc, để người lao động hiểu được mục đích của nó, cùng với đó là giải đáp các thắc mắc trong việc triển khai KPI đối với nhân viên và tiếp nhận các góp ý xây dựng KPI của các cấp dưới. Khuyến nghị này nhằm giải quyết nhược điểm 1.
Đào tạo: Người tham gia vào đánh giá thực hiện công việc thường là lãnh đạo cơ quan và các cấp quản lý
Trước tiên để có thể sử dụng KPI có hiệu quả vào công tác đánh giá thực hiện công việc, nhà lãnh đạo, các cấp quản lý phải là người am hiểu nhất về KPI và phương pháp xây dựng nó cho cơ quan mình. Để làm được điều đó người quản lí phải là đối tượng tiên phong trong công tác tìm hiểu, nghiên
cứu về giá trị KPI và phương án phù hợp với lĩnh vực hoạt động và quy mô của cơ quan mình.
Lãnh đạo Công ty cần phải nhận thức được tầm quan trọng và khả năng áp dụng KPI và bộ phận của mình.
Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý có đủ năng lực đáp ứng được yêu cầu phát triển của tình hình mới, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao và có khả năng thích ứng với môi trường để có thể đưa KPI vào ứng dụng phù hợp với từng bộ phận trong cơ quan.
Trên cương vị là người quản lý, là người trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, giám sát quá trình áp dụng KPI của nhân viên người quản lý cần nâng cao kĩ năng đánh giá. Với vai trò của mình các trưởng phòng, phó phòng cần giúp việc xây dựng và áp dụng được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tính thống nhất trong quá trình hoạt động.
Nhân viên có ý thức chủ động tìm hiểu, tự nâng cao kiến thức về KPI qua các khóa đào tạo online, sách báo. Năng động và có sự cầu thị về phương thức, mục tiêu KPI mà cơ quan xây dựng. Tích cực đóng góp ý kiến để lãnh đạo hoàn thiện bảng KPI phòng. Xây dựng mối quan hệ hòa hợp với các nhân viên trong phòng để có sự kết hợp hài hòa ăn ý nhất, vượt chỉ tiêu KPI đã đề ra.
Khuyến nghị về công tác đào tạo giúp giải quyết nhược điểm 2 về nhận thức của nhân viên trong việc vận hành.
3.2.2. Khuyến nghị về phương pháp xây dựng và áp dụng chỉ số hiệu suất công việc (KPI) suất công việc (KPI)
Thách thức chung của các doanh nghiệp là có đủ nhân sự có năng lực triển khai hệ thống chỉ số KPI. Họ nhất thiết phải hiểu rõ phương pháp thực hiện, đảm bảo được các điều kiện triển khai hệ thống và am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
a, Khi chiến lược doanh nghiệp thay đổi
Thông thường khi chiến lược của doanh nghiệp thay đổi, các chỉ số đánh giá KPI cũ không còn phù hợp, đặt ra yêu cầu cấp thiết là các nhà quả lý và bộ phận nhân sự phải nhanh chong nắm bắt thông tin chiến lược mới, họp và
đưa ra phương án, các chỉ số KPI mới để phù hợp và đáp ứng được chiến lược phát triển của công ty.
Khi áp dụng hệ thống quản trị theo mục tiêu, sự thay đổi của các hệ thống quản trị chức năng và cách thức hành động của con người là một điều tất yếu. Do đó, kế hoạch triển khai hệ thống chỉ số KPI tại mỗi doanh nghiệp cần bao gồm các hoạt động chuyên môn và hoạt động quản lý sự thay đổi. Cần phân tích các đối tượng của hệ thống để chọn thực hiện các hoạt động tạo sự thấu hiểu, ủng hộ và cuối cùng là cam kết của nhà quản trị cấp cao cấp trung và cấp nhân viên. Đào tạo cùng với truyền thông liên tục, có sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo cấp cao tại doanh nghiêp là yếu tố then chốt cho thành công trong triển khai hệ thống.
Sự cấp tốc nắm bắt và nhận thức về việc sửa đổi, bổ sung các chỉ số đánh giá (KPI) khi chiến lược công ty thay đổi giúp giải quyết nhược điểm 3, sự hỗn loạn không đáng có về các chỉ số đánh giá gây ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.
b, Xây dựng phù hợp với đặc thù công việc văn phòng
Đầu tư có chiều sâu về kinh phí và thời gian để có thể xây dựng quy trình KPI hoàn chỉnh bằng cách mời các chuyên gia về tư vấn hỗ trợ, tham gia các khóa học đào tạo bồi dưỡng về KPI
Xây dựng KPI có tính kết nối giữa các bộ phận, các vị trí công việc và giải pháp tính điểm đối với công việc phát sinh bằng cách chạy song song KPIf và KPIt trong trường hợp cần thiết.
KPI cần phải cụ thể để có thể đo lường được. Nên cẩn trọng với các KPI có thể dẫn đến việc không định lượng được. Các doanh nghiệp cần gắn KPI với Kỹ năng – Kiến thức – Thái độ (ASK). Xây dựng KPI bài bản, phải có hệ thống đánh giá KPI và đánh giá năng lực cá nhân (theo ASK) riêng và chu kỳ đánh giá cũng hoàn toàn khác nhau.
Xây dựng chuẩn chỉnh bộ chỉ số hiệu suất công việc (KPI) cho bộ phận văn phòng dựa trên các cuộc họp lãnh đạo, nhà quản lý; bộ phận đánh giá và
công việc rõ ràng, ranh giới giữa các phần việc và cách tính điểm. Trường hợp trùng lặp các chỉ tiêu đánh giá do nhiều nhân viên cùng chung tay thực hiện 1 công việc cũng cần có sự phân chia, tính điểm rõ ràng.
Xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng để đảm bảo thực hiện đúng, phù hợp tránh thiệt thòi cho nhân viên.
Hoàn chỉnh bộ chỉ số đánh giá cho văn phòng giúp giải quyết nhược điểm 4 và 5 về vấn đề đặc thù công việc văn phòng linh động và chỉ số đánh giá còn bị trùng lặp giữa các vị trí công việc.
c, Xây dựng hệ thống KPI tính điểm cho công việc phát sinh
Bộ phận hành chính văn phòng không chỉ thực hiện các công việc có sẵn trong bản mô tả công việc mà còn thực hiện nhiều công tác hậu cần và các công việc phát sinh khác. Vì vậy, chỉ tính điểm theo thang điểm có sẵn trong bảng KPI của văn phòng thì chưa khách quan, không chính xác. Yêu cầu bộ phận đánh giá điểm cần tổng hợp và làm bảng điểm cho công việc phát sinh của nhân viên vào cuối tháng, căn cứ vào tính chất công việc và mức độ hoàn thành cũng như thời gian cần để thực hiện công việc phát sinh đó để cần bằng với bảng KPI cố định có sẵn của văn phòng. Với phương pháp này nhằm giải quyết nhược điểm 6, nhiều KPI phát sinh khiến nhân viên bị rớt KPI.
d, Sử dụng phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi, phân tích và đánh giá (KPI)
Lựa chọn công nghệ phù hợp để theo dõi, thống kê, đánh giá kết quả. + Hệ thống quản trị hiệu suất tại doanh nghiệp luôn vấp phải khó khăn lựa chọn công nghệ thống kê, theo dõi và phân tích báo cáo. Tuy nhiên, triển khai OKR không đòi hỏi hệ thống theo dõi quá trình thực hiện ở mức độ như KPI do tính ít lặp lại của các mục tiêu và chương trình triển khai của OKR.
+ Mỗi doanh nghiệp thường đã có quy trình quản lý sản xuất kinh doanh được thực hiện và phần mềm quản lý tương ứng trước khi KPI triển khai. Về bản chất, hệ thống theo dõi KPI không phải là phần mềm quản lý chức năng, mà là một hệ thống thu nhận và kết nối toàn bộ các kết quả của hoạt động chức năng đó thành một kho dữ liệu lớn, phân tích đa chiều dạng BI (business
intelligence) và hiển thị trên dashboard. BI sẽ là nền tảng dữ liệu theo dõi giúp nhà quản lý có thể thiết lập được các chỉ tiêu KPI nhằm đánh giá hiệu suất hoạt động theo từng khía cạnh chức năng của doanh nghiệp, từ đó có cái nhìn tổng thể về toàn bộ các khía cạnh chiến lược.
+ Hệ thống theo dõi, đặc biệt là theo dõi hệ thống chỉ số KPI, cần tích hợp được tốt với các phần mềm có sẵn này và không đảo lộn quy trình sản xuất kinh doanh. Sự thay đổi về dòng chảy công việc (workflow) để bảo đảm tính hợp lý trong quản lý trước khi triển khai hệ thống chỉ số KPI là cần thiết, do vậy phần mềm KPI cần tận dụng các ứng dụng thành quả của CMCN4.0 (IoT, Bigdata, AI, VR) để tích hợp dữ liệu và cung cấp các tiện ích báo cáo cho các bên liên quan. Phần mềm quản trị nhân sự cũng cần tương tác hai chiều với các phần mềm quản trị chức năng và phần mềm theo dõi hệ thống chỉ số KPI để có thể cung cấp được các thông tin có nghĩa nhằm đánh giá chính xác hiệu quả của nguồn nhân lực.
+ DigiiMS có thể là một lựa chọn tốt bởi phần mềm này đáp ứng được tiêu chí nêu trên.
Với việc sử dụng các phần mềm để theo dõi, đánh giá này một phần giúp giải quyết nhược điểm 7 về việc áp dụng KPI tính điểm tràn lan, không cần thiết.