8. Kết cấu của đề tài
2.1. Khái quát về doanh nghiệp và văn phòng doanh nghiệp
2.2.1. Phương pháp xây dựng chỉ số hiệu suất công việc (KPI)
Mỗi cơ quan, mỗi đơn vị có phương pháp xây dựng chỉ số KPI riêng cho mình, và qua khảo sát, 2 doanh nghiệp đều xây dựng KPI theo phương án từ dưới lên (KPIf). Văn phòng là bộ phận hỗ trợ, kết nối, đã có bảng phân công nghiệp vụ rõ ràng vì vậy KPIf được xây dựng cho các vị trí việc làm theo bảng mô tả công việc. Với phương pháp này phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần 3 Sơn đã xây dựng bảng KPI cho phòng mình dựa trên các nghiệp vụ thuộc bộ phận hành chính và nhân sự, với 2 bảng KPI cho 2 bộ phận thuộc văn phòng thang điểm được đánh giá cho mỗi bộ phận là 100 điểm. Trưởng nhóm hành chính và nhân sự sẽ theo dõi, tính điểm dựa trên bảng KPI và áp vào hệ số lương của các thành viên trong bộ phận mình. Còn với phòng Tổ chức hành chính Công ty TNHH Minh Giang vẫn là phương án KPIf tuy nhiên phòng xây dựng nhiều hơn 2 bảng KPI cho các bộ phận nhỏ trong phòng gồm: Bảng KPI của trợ lí, KPI hành chính, KPI nhân sự.
(Phụ lục 6: Bảng KPI Trợ lý phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang)
KPI doanh nghiệp, KPI bộ phận thay đổi thường xuyên và liên tục để phù hợp với điều kiện xã hội và chiến lược phát triển của doanh nghiệp đó. Vì vậy không phải lúc nào bộ phận văn phòng của các doanh nghiệp khảo sát cũng xây dựng và sử dụng phương án KPIf, phụ thuộc vào điều kiện xã hội và chiến lược chung của doanh nghiệp các bộ phận trong cơ quan phải linh hoạt thay đổi Phương án KPI của mình. Với vai trò là bộ phận hỗ trợ và kết nối phòng hành chính nhân sự Công ty Cổ phần 3 Sơn áp dụng phương án chạy song song, độc lập KPIt và KPIf, chiến lược và mục tiêu định hướng được
cạnh đó phòng hành chính nhân sự tiếp tục triển khai KPIf của phòng mình tuy nhiên có sự quan sát và điều chỉnh KPI phòng cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty, một ví dụ điển hình vào thời điểm tháng 10-11-12 năm 2018 khi nhu cầu về các sản phẩm từ sữa trên thị trường tăng cao, doanh nghiệp lúc này chú trọng tới việc chăm sóc khách hàng và sale để tăng tỉ trọng bán hàng. Với nhu cầu đó phòng Hành chính Nhân sự đẩy mạnh tuyển dụng và đào tạo chuyên sâu cho nhân viên chăm sóc khách hàng, nhưng với nguồn kinh phí có hạn yêu cầu đặt ra với phòng hành chính nhân sự là tuyển dụng và đào tạo chú trọng tới chất lượng hơn số lượng để đạt hiệu quả kinh doanh. Ví dụ trên cho thấy khi chiến lược doanh nghiệp thay đổi ngay lập tức yêu cầu phòng Hành chính nhân sự thay đổi kế hoạch công việc, xây dựng bảng KPI tính điểm thiên về mảng tuyển dụng và đào tạo nhân sự, ban đầu nghiệp vụ tuyển dụng và đào tạo nhân lực chiếm 30 điểm trên tổng số 100 điểm về mảng nhân sự thì trong thời điểm này số điểm tăng từ 30 lên 45 điểm trên tổng số 100. Bảng KPI phòng hành chính không đơn giản chỉ là thực hiện các nghiệp vụ của mình theo bảng phân công công việc mà nó cần theo sát chiển lược hiện tại của doanh nghiệp và có sự phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện yêu cầu doanh nghiệp đề ra. Trường hợp chạy song song KPIt và KPIf ít xuất hiện hơn tại bộ phận Tổ chức hành chính công ty Minh Giang và thường chỉ xuất hiện ở bộ phận lưu trữ khi một dự án hoàn thành, khối lượng công việc phòng Đầu tư và Kế hoạch kĩ thuật hoàn thành theo đó số lượng tài liệu lưu trữ tăng cao, yêu cầu phòng hành chính phải đầu tư thời gian và kế hoạch để lưu trữ hoàn thành số tài liệu trên.
Ít có cơ quan nào áp dụng phương án KPIt cho bộ phận văn phòng, phương án này phù hợp cho phòng kinh doanh khi lãnh đạo cấp cao giao việc, xác định mục tiêu yêu cầu phòng ban hoàn thành mục tiêu đó theo bảng KPI kiểm soát của cấp trên. Bộ phận hành chính Văn phòng thường chỉ hoàn thành công việc theo bảng phân công nhiệm vụ và kết hợp với các phòng ban khác khi cần thiết. Tác giả nhận thấy KPIt không được áp dụng ở cả 2 văn phòng Công ty.