8. Kết cấu của đề tài
3.3. Một số đề xuất với Đại học Nội vụ Hà Nội từ kết quả nghiên cứu
cứu.
Đại học Nội vụ Hà Nội với xu thế tự chủ về tài chính trong tương lai. Hiện nay, Trường đã tự chủ được khoảng 80% tài chính và định hướng tới năm 2021 sẽ tự chủ 100%. Như vậy, với sự tự chủ này Đại học Nội vụ cũng không có nhiều điểm khác so với một doanh nghiệp. Vì thế một vấn đề đặt ra là để hoạt động hiệu quả thì việc truyền tải chiến lược của nhà trường đến sự vận hành của các bộ phận cần có sự thống nhất và được quan tâm đúng mức. Phải xóa bỏ được sự thụ động của một trường công lập khi có sự hỗ trợ của nhà nước. Hiện tại việc đánh giá nhân viên bằng phiếu đánh giá với các nội dung đánh giá chung chung, giữa các vị trị việc làm chưa rõ ràng trong các
giảng viên rất chung chung. Như vậy chưa rõ ràng và thiếu chi tiết trong việc đánh giá và làm căn cứ để trả lương, thưởng, bình xét thi đua, bổ nhiệm, kỷ luật…Điều này tiềm ẩn rất nhiều mối nguy với một tổ chức tự chủ. Hơn nữa, việc áp dụng KPI giúp Ban lãnh đạo nhà Trường gắn kết được mục tiêu chiến lược của nhà trường tới từng phòng ban, vị trị việc làm, người lao động nào cũng hiểu được sự đóng góp và ý nghĩa công việc mình đang làm với chiến lược của tổ chức.
Đánh giá được hiệu xuất công việc sẽ có căn cứ trả lương, thưởng, phụ cấp đúng mực góp phần giữ chân người tài và đào thải người không làm được việc, tránh tình trạng đãi ngộ bình quân và theo thâm niên, ngạch bậc như hiện nay. Vì vậy cần phải xây dựng hệ thống KPI cho nhà trường và KPI cho các phòng ban. Quan trọng hơn nữa là từng nhân sự phải nắm được chiến lược của nhà trường để ý thức được công việc của mình.
Dựa trên nền tảng nghiên cứu của bài, tác giả đề xuất với nhà trường về một số vấn đề như sau:
- Đối tượng áp dụng KPI tính điểm và đo lường hiệu suất công việc gồm:
+ Đối với nhân sự thuộc Văn phòng nhà trường
+ Đối với các phòng ban khác: Phòng Tài chính, phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, phòng Quản lý và Đào tạo sau đại học,…
+ Đối với đội ngũ giáo vụ các khoa, trung tâm.
Đây là các bộ phận chuyên thực hiện công việc hành chính và cần được đánh giá khách quan về năng lực, hiệu quả công việc của bộ phận này. Bên cạnh đó sẽ là đội ngũ giảng viên và quản lý cấp cao của Nhà trường.
- Phương pháp xây dựng và áp dụng: Đối với các bộ phận hỗ trợ (Back office) thông thường phương pháp tốt nhất là sử dụng KPIf xây dựng KPI từ dưới lên, vì các công việc của hành chính văn phòng thường đã cố định và có bản mô tả công việc rõ ràng, vì vậy nên xây dựng và áp dụng KPI từ dưới lên. Tuy nhiên không tránh khỏi các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nên cần có sự linh hoạt kết hợp KPIt và KPIf trong quá trình áp dụng. Với phương pháp xây dựng và áp dụng như vậy yêu cầu có
một bộ phận đánh giá, quản lý, có thể là Văn phòng nhà trường, có thể là lãnh đạo cấp cao như phó hiệu trưởng. Bộ phận đánh giá này trực tiếp duyệt bảng các tiêu chí đánh giá, giám sát và đánh giá điểm của các phòng ban.
Ngoài ra cần lưu ý, đang trong giai đoạn chuyển đổi sang tự chủ tài chính Nhà trường xây dựng và áp dụng KPI trước tiên cần có kế hoạch thí điểm tại một số đơn vị, phòng ban; mở các lớp tập huấn, đào tạo.
Khi KPI đã trở thành công cụ đánh giá trong nhà trường, được mọi người đón nhận, sử dụng và hoàn thành một cách nhuyền nhuyễn thì khi đó có thể áp dụng KPI vào để trả lương, thưởng,… nó sẽ giúp nhà trường thực hiện được chiến lược đã đề ra; đánh giá nhân sự chính xác, hiệu quả; làm căn cứ để có các chế độ đãi ngộ cho công nhân viên; và cuối cùng là thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên.
Tiểu kết:
Áp dụng KPI vào bộ phận Văn phòng có vai trò to lớn đối với bất kì cơ quan nào. Qua việc tìm hiểu và đi sâu phân tích thực trạng xây dựng và áp dụng KPI tại bộ phận văn phòng một số doanh nghiệp cùng với các định hướng trong tương lai của các doanh nghiệp đang hướng tới tác giả mạnh dạn đưa ra một số khuyến nghị cho việc xây dựng và áp dụng KPI tại bộ phận văn phòng các doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Để việc xây dựng và áp dụng có hiệu quả hơn cần quan tâm giải quyết một số vấn đề như: Nắm bắt rõ tình hình hiện trạng của văn phòng cũng như cơ quan, phương hướng hoạt động và mục tiêu trong tương lai của tổ chức. Cách tốt nhất để xây dựng KPI là giao cho phòng nhân sự kiểm soát, xây dựng và triển khai. Thay đổi nhận thức đối với nhân sự trong phòng cả về lãnh đạo và nhân viên. Tìm hiểu xây dựng và nâng cao phương pháp xây dựng áp dụng cho bộ phận văn phòng, chú trọng hơn tới các mục tiêu cốt lõi để đạt chỉ số đề ra. Sử dụng các công nghệ hỗ trợ để đảm bảo việc kiểm soát đánh giá trong quá trình triển khai. Khi giải quyết được các vấn đề trên việc xây dựng và áp dụng KPI tại bộ phận văn phòng của một số doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội được nâng cao đáp ứng cho định hướng trong tương lai
KẾT LUẬN
Việc xây dựng và áp dụng KPI tại các cơ quan hiện nay rất phổ biến và có tác động rất lớn tới năng suất và chất lượng công việc của các bộ phận trong cơ quan.
Qua quá trình khảo sát tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội, tác giả đã có cơ hội tiếp xúc công việc văn phòng mà cụ thể là được quan sát và tiếp cận trực tiếp với thực tế xây dựng và áp dụng chỉ số hiệu suất công việc (KPI). Với cơ hội quan sát trực tiếp cho tác giả cái nhìn gần hơn với hoạt động văn phòng – điều mà trước đây tôi chỉ được học trên sách vở.
Trong bài nghiên cứu, tác giả đã hệ thống cơ sở lý luận về KPI – Chỉ số đo lường hiệu suất công việc. Bên cạnh đó thực trạng xây dựng và áp dụng KPI tại bộ phận văn phòng của một số doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội cũng được trình bày và đánh giá nhận xét một cách khách quan, trung thực.
Dựa trên những kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng, tôi có đưa ra một số giải pháp cho việc xây dựng và áp dụng hiệu quả hơn chỉ số đo lường hiệu suất công việc trong công tác văn phòng. Hy vọng những góp ý của tôi phần nào giúp cho ban lãnh đạo các doanh nghiệp xem xét và nhìn nhận để có những điều chỉnh góp phần nâng cao chất lượng xây dựng và áp dụng tại cơ quan mình.
Do thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên đề tài nghiên cứu của tôi không tránh khỏi thiếu sót. Mong rằng những nghiên cứu trên đây sẽ là cơ sở cho một nghiên cứu khác về vấn đề này, giúp cho đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn. Rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô và các bạn sinh viên.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Hoài An (2015), Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI
quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam,
Là bài báo được đăng tải trên tạp chí Khoa học thương mại số 30 và 4 công bố năm 2015;
2. Nguyễn Văn Điểm và Nguyên Ngọc Quân (2007), Quản trị nhân
lực, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội;
3. Đào Thị Giang (2013): Xây dựng KPI cho vị trí Bí thư liên chi và
Bí thư chi đoàn của Đoàn thanh niên Khoa học quản lý tại trường ĐH khoa học xã hội và nhân văn;
4. Đề tài nghiên cứu khoa học Nguyễn Thị Thiệu Giang – sinh viên khoa QTVP trường ĐH Nội vụ Hà Nội (2019), Nghiên cứu và đề xuất một số
KPIs vào đánh giá chất lượng học tập của sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
5. Lê Thanh Hà, Quản trị nhân lực, Trường đại học Lao Động - Xã Hội, NXB Lao động và Xã hội;
6. Nguyễn Văn Minh (2019), Bộ 125 câu hỏi BSC và KPI, Trường Đại học Ngoại Thương;
7. Lê Quân (2015), Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam, NXB
Trường Đại học Quốc gia Hà Nội;
8. Huỳnh Lê Công Trường (2012), Ứng dụng thang điểm cân bằng
(BSC) để đánh giá thành quả của Thanh tra sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh;
9. Trường Đại học Sư phạm thành phố Hồ Chí Minh (2014) “Hệ thống đánh giá năng lực thực hiện – KPIs áp dụng tại trường Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh”.
10. Giáo trình“Nâng cao năng suất và sản phẩm chất lượng sản
phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, NXB Hồng
dụng của nhà xuất bản Hồng Đức, cuốn sách là sản phẩm của chương trình Quốc gia về nâng cso năng suất và chất lượng…;
11. David Parmenter (2019), KPI – thước đo mục tiêu trọng yếu,
Viện quản lý PACE, NXB tổng hợp TP.HCM;
12. Ryuichiro (2010), KPI – Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả,
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Một số hình ảnh về văn phòng các doanh nghiệp
Phòng HCNS Công ty Cổ phần 3 Sơn
Phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang
Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần 3 Sơn
Phụ lục 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HCNS Công ty Cổ phần 3 Sơn
Phụ lục 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Minh Giang
Phụ lục 5:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang
Phụ lục 6: Bảng KPI Trợ lý phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang
CÔNG TY TNHH
MINH GIANG Chỉ tiêu KPI quý 2 năm 2019
Đơn vị: Phòng TCHC Vị trí: Trợ lý TGĐ
Nội
dung KPI PI Số đo Kỳ đánh giá
Điểm chuẩn Thực hiện 1 Kế hoạch công việc của TGĐ đúng, kịp thời tháng Y/N 20
tham gia xây dựng kế hoạch
công tác của TGĐ trước 28 hàng tháng tháng Y/N 10 10
chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, vé, khách sạn, phương tiện đi lại, lịch làm việc
1 ngày trước khi đi
công tác tháng Y/N 5 5
liên hệ với các đối tác theo yêu cầu của TGĐ
2h sau khi có yêu
cầu tháng Y/N 5 5
2 HĐQT Báo cáo & hoạt động liên quan đến HĐQT
đúng qui định, kịp
quyền
Chuẩn bị các báo cáo trình
HĐQT báo cáo đúng, đủ Quí, năm Y/N 5 3
Chuẩn bị nội dung họp với HĐQT, cổ đông
15 ngày trước cuộc
họp quí, năm Y/N 5 4
3 Theo dõi đơn vị Kịp thời
100% báo cáo được
xử lý kịp thời tháng Y/N 50
Theo dõi, tổng hợp báo cáo của các đơn vị, đề xuất ý kiên xử lý
trong 36 giờ kể từ
khi nhận tháng Y/N 20 20
chuẩn bị báo cáo trình HĐ Điều
hành ngày 3 hàng tháng tháng Y/N 15 15
Hỗ trợ quản lý kế hoạch công tác của toàn công ty
báo cáo kịp thời,
không bỏ sót tháng Y/N 15 10
4 Hồ sơ Hồ sơ , công văn đầy đủ, cập nhật, bảo mật Đầy đủ, bảo mật 6 tháng Y/N 20
Lưu trữ, Thống kê, phân tích
các báo cáo, số liệu Báo cáo Quí, năm Y/N 5 4
đạo… theo yêu cầu của TGĐ từ khi nhận
Tổng 100 88
Ngưỡng chuẩn 80 80
Phụ lục 7: Bảng KPI phòng TCHC – Công ty TNHH Minh Giang CÔNG TY TNHH
MINH GIANG
Chỉ tiêu KPI quý 2 năm 2019 Đơn vị: Phòng TCHC Vị trí: Phụ trách hành chính Nội
dung KPI PI Số đo
Kỳ đánh giá Điểm chuẩn Thực hiện
1 Nhân sự Hoàn thiện cơ chế quản lý nội bộ
Bộ hồ sơ ISO, hướng dẫn
đầy đủ tháng Y/N 20 18
Qui định về chế độ báo cáo, phản hồi thông tin giữa các
đơn vị trước 28/2 năm 5 5
Hoàn thiện các biểu mẫu phục vụ công tác (theo qui
trình ISO) 6 tháng 10 8
Hướng dẫn CBNV triển khai
Cán bộ liên quan hiểu và
ký cam kết sự kiện 5 5
và kế hoạch
Xây dựng và hướng dẫn thực hiện qui định văn thư lưu trữ, soạn thảo, ban hành, lưu trữ,trao đổi thông tin, quản lý con dấu
100% nhân viên được hướng dẫn đào tạo
năm/ sự
kiện 10 8
Quản lý con dấu
không mất mát, sử dụng
đúng qui định tháng 10 10
Kiểm duyệt văn bản lần cuối
trước khi trình ký không sai sót tháng 10 10
3
quản lý
thiết bị Đúng theo qui định
100% phàn nàn được xử lý
kịp thời tháng 20 18
Lập kế hoạch, mua sắm, quản lý việc sử dụng trang bị, văn phòng phẩm
trước 10 hàng tháng, trong
giới hạn
chi phí được duyệt tháng 5 5
Tổ chức khắc phục sự cố về
trang thiết bị trong 24 giờ tháng 5 5
Quản lý việc sử dụng phương
Giám sát các đơn vị về việc
sử dụng, bảo hiểm tài sản đúng qui định quí 5 5
4
An ninh trật tự
bảo đảm an ninh trật tự công sở không xảy ra sự cố tháng 10 10
Tổ chức phương án bảo đảm an ninh trật tự công sở
không xảy ra thất thoát,
mất cắp, lộn xộn tháng 3 3
Giám sát các nhà thầu vệ sinh, an ninh, điện nước….
đảm bảo vệ sinh, an
toàn… tháng 2 2
Chấm điểm 5S tại công ty báo cáo tuần, tháng 2 2
tham gia xử lý các vụ việc thất thoát, mất cắp, mất an ninh
kịp thời, giảm thiểu thiệt
hại tháng 3 3 5 chính sách nhân sự SSI >80% Tháng 10 10 Tổ chức khám sức khỏe cho CBNV 1 lần/năm Năm 3 3
chăm lo chế độ cho CBNV đầy đủ, không khiếu nại Tháng 3 3
Quản lý, phân công, đánh giá công việc cho nhân viên dưới
Đúng người đúng việc,
quyền 6 Xây dựng thương hiệu Đầy đủ 6 tháng 10 6
chỉ đạo hướng dẫn, tiếp đón khách hàng, đối tác
khách hàng đối tác không
phàn nàn tháng 5 3
thiết lập quan hệ với các cơ quan nhà nước, truyền thông
xử lý kịp thời các phàn nàn, đạt được các giải thưởng năm 5 3 Tổng 100 90 Ngưỡng chuẩn 80 80