8. Kết cấu của đề tài
2.1. Khái quát về doanh nghiệp và văn phòng doanh nghiệp
2.1.2. Công ty TNHH MinhGiang
2.1.2.1. Khái quát về doanh nghiệp
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Minh Giang
Công ty TNHH Minh Giang là doanh nghiệp được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0101068910 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 27 tháng 10 năm 2000.
- Tên giao dịch: MINH GIANG COMPANY LIMITED - Tên viết tắt: MG CO.LTD
- Vốn điều lệ: 750.000.000.000 đồng (Bảy trăm năm mươi tỷ đồng) - Địa chỉ trụ sở chính: Số 35 - 37, khu X3, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 024.37850516
- Email: congtyminhgiang@gmail.com
Công ty TNHH Minh Giang hoạt động kinh doanh đầu tư đa ngành nghề bao gồm: đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở, trung tâm thương mại, kinh doanh bất động sản, xây dựng công nghiệp dân dụng, các công trình giao thông thuỷ lợi, sản xuất và buôn bán đồ gỗ nội thất, trồng rừng, khai thác, chế biến và mua bán khoáng sản,…
Từ khi thành lập (27/10/2000) đến nay, Công ty không ngừng phát triển, tiền thân chỉ có hoạt động sản xuất chế biến gỗ, đến nay công ty đã là chủ đầu tư của nhiều dự án bất động sản tại Hà Nội và các dự án khu nhà ở du lịch sinh thái tại tỉnh Vĩnh Phúc. Bên cạnh đó, lĩnh vực sản xuất chế biến gỗ, thi công lắp dựng các sản phẩm gỗ cũng ngày càng mở rộng về quy mô, nâng tầm về chất lượng, khẳng định được uy tín, tạo dựng được niềm tin trên thị trường với các khách hàng, đối tác.
Với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn, tận tâm, say mê nghề và các cố vấn là những chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực đầu tư xây dựng, khoa học công nghệ và tài chính; với nguồn lực tài chính tích lũy đảm bảo, công ty tự tin tham gia đầu tư vào các chương trình dự án phát triển kinh tế xã hội của địa phương nhằm góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển chung của thủ đô và đất nước.
b. Cơ cấu tổ chức
(Phụ lục 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Minh Giang)
2.1.2.2. Khái quát về văn phòng doanh nghiệp
- Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty; quản lý, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động; thực hiện công tác cán bộ và công tác phát triển nguồn nhân lực trong toàn hệ thống Công ty.
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc thực hiện công tác liên quan đến tiền lương; thi đua khen thưởng, kỷ luật; giải quyết khiếu nại.
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong việc ban hành các nội quy, quy chế quản lý, hướng dẫn triển khai và kiểm tra giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế này trong toàn công ty.
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong việc mua sắm, quản lý, bảo quản trang thiết bị, bảo dưỡng máy móc, phương tiện đi lại, thực hiện công tác quản trị, bảo vệ an toàn tài sản, an ninh trật tự tại trụ sở chính Công ty.
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong việc tổ chức công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ tại trụ sở chính, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo điều hành kinh doanh có hiệu quả.
❖ Nhiệm vụ
* Công tác tổ chức cán bộ và nhân sự
- Xây dựng và trình Giám đốc phương án thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể, biên chế, cơ cấu tổ chức các Phòng (Ban) trực thuộc Công ty, phương án tổ chức liên doanh, liên kết của Công ty trong từng thời kỳ.
- Xây dựng và trình Giám đốc ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ công tác của các Phòng (Ban), đơn vị trong Công ty. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định hiện hành của Công ty.
- Tổ chức đánh giá chất lượng, năng lực của cán bộ, nhân viên trong Công ty, đề xuất phương án đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, phương án bố trí sắp xếp, điều động, nâng bậc lương cho người lao động trong Công ty.
- Quản lý hồ sơ người lao động theo quy định.
- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng lao động trong toàn hệ thống Công ty trong từng thời kỳ.
- Xây dựng phương án quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, cử cán bộ đi học hoặc tổ chức các khoá đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật hoặc lý luận theo yêu cầu phát triển của Công ty.
- Xây dựng tiêu chuẩn tuyển lao động theo nhu cầu sản xuất kinh doanh trong toàn hệ thống Công ty.
- Lập kế hoạch tuyển lao động và thực hiện việc tuyển lao động theo quy định trong Quy chế Tuyển lao động của Công ty.
* Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.
- Xây dựng Quy chế thi đua khen thưởng trình Giám đốc ban hành thực hiện thống nhất trong toàn Công ty.
- Kịp thời đề xuất khen thưởng những tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc.
- Xây dựng Nội quy lao động, các Quy chế trình Giám đốc Công ty ban hành.
- Phát hiện và lập biên bản các hành vi xâm phạm hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm đối với tài sản của Công ty. Lập biên bản các trường hợp vi phạm nội quy, quy chế của Công ty. Xác định rõ trách nhiệm và mức độ sai phạm, báo cáo Giám đốc hoặc cơ quan pháp luật xử lý.
* Công tác tổng hợp lưu trữ
- Chủ trì tổng hợp và trình Giám đốc ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các phòng ban. Đánh giá việc thực hiện chức năng nhiệm vụ, duy trì nội quy, quy chế của các phòng/ban trong toàn công ty.
- Đánh giá kết quả công việc của các phòng/ban, kết quả thực hiện dự án đầu tư theo tiến độ, kế hoạch thực hiện dự án.
- Thực hiện công tác pháp chế của Công ty, đảm bảo ban hành cơ chế, quy chế và các văn bản, giấy tờ phù hợp với quy định của Pháp luật.
- Quản lý và viết giấy giới thiệu, giấy công tác, sao y bản chính tài liệu công ty.
- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Tiếp nhận, mở sổ theo dõi công văn đi, đến; gửi, phát hành văn bản tới đúng người, đúng Phòng (Ban) ghi trên mục đề gửi/nơi nhận của văn bản.
* Công tác bảo vệ
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong lĩnh vực bảo vệ an ninh, trật tự an toàn trong Công ty. Nắm tình hình, phát hiện và phối hợp với cơ quan chức năng địa phương để giải quyết những vi phạm.
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ nội bộ.
- Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ bảo vệ cho lực lượng bảo vệ các đơn vị trực thuộc (Nhà máy, các công trình, các Dự án…).
* Công tác hành chính- quản trị
- Quản lý và điều động xe ôtô phục vụ lãnh đạo và cán bộ đi công tác, theo dõi, phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán lập và quyết toán xăng dầu, chi phí cầu đường đối với xe văn phòng Công ty trình Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý, điều động, sửa chữa, mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị, dụng cụ văn phòng, phương tiện làm việc, thiết bị thông tin liên lạc, đặt mua báo, tài liệu, mua vé phương tiện giao thông cho cán bộ đi công tác khi được Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý, sửa chữa văn phòng làm việc, vệ sinh môi trường văn phòng Công ty. Phục vụ nước uống và ăn trưa cho cán bộ văn phòng Công ty.
- Phối hợp với các Phòng (Ban) chức năng, kiểm kê tài sản hàng năm, thanh lý tài sản của Công ty theo điều lệ.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ tết, lễ khởi công, khánh thành công trình…của Công ty.
Các nhiệm vụ khác
- Tiếp nhận đơn thư, khiếu nại tố cáo và đề xuất biện pháp giải quyết theo thẩm quyền trong phạm vi Công ty.
- Thừa lệnh Giám đốc, ký xác nhận một số văn bản, đơn đề nghị của người lao động.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền giao.
b. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính
(Phụ lục 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng TCHC-Công ty TNHH Minh Giang)
2.2. Tình hình xây dựng và áp dụng chỉ số hiệu suất công việc của văn phòng Công ty Cổ phần 3 Sơn và Công ty TNHH Minh Giang