8. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Quy trình áp dụng
Không có mẫu quy chuẩn chung cho quy trình áp dụng KPI tại các cơ quan, doanh nghiệp. Dựa vào tính chất công việc, quy tắc hoạt động của các phòng ban mà có quy trình áp dụng riêng.
Theo như sự quan sát và tìm hiểu tại 2 doanh nghiệp của tác giả nhận thấy, việc áp dụng KPI do trưởng bộ phận đó xây dựng quy trình, phương pháp. Tuy nhiên các nhân tố quan trọng trong quá trình áp dụng được các cơ quan, bộ phận triển khai một cách thận trọng.
- Đàm phán KPI: Các chỉ số đo lường được trưởng phòng TCHC và HC- NS liệt kê, phân tích. Cấp trên có xu hướng giao nhiều chỉ tiêu và yêu cầu ở mức cao. Trong khi cấp dưới mong muốn giao ít chỉ tiêu dễ thực hiện và có cơ chế đãi ngộ hấp dẫn khi hoàn thành chỉ tiêu. Quá trình đàm phán nhằm:
+ Đảm bảo các thành viên trong Phòng hiểu được ý nghĩa của các KPI và gắn trách nhiệm đến từng cấp liên quan;
+ Đảm bảo việc thực thi chiến lược, mục tiêu đề ra của doanh nghiệp được ủng hộ cao nhất và gia tăng động lực thực hiện của các thành viên;
+ Dung hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp với năng lực, trách nhiệm và quyền lợi/lợi ích của cá nhân (cấp quản lý, người triển khai và các bên liên quan);
+ Phù hợp với điều kiện thực tế bên trong (nguồn lực, cơ chế,..) và môi trường kinh doanh bên ngoài (cơ hội, thách thức,..) của doanh nghiệp.
Phòng HC-NS Công ty cổ phần 3 Sơn đã làm rất tốt công tác đàm phán KPI và đi vào thống nhất các chỉ số đánh giá cũng như các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt khi hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên bước đàm phán lại chưa được thực hiện triệt để tại phòng TCHC của Công ty TNHH Minh Giang, chưa có cuộc họp tổ, thảo luận, đàm phán KPI chính thức mà vẫn chỉ là các chỉ số, nhiệm vụ trưởng phòng giao độc lập và nhân viên đề xuất thêm các chỉ số phù hợp để hoàn thiện bảng KPI phòng, cá nhân.
- Áp dụng KPI vào bộ phận: Sau quá trình đàm phán thống nhất về cách thức và chỉ số đo lường nhà quản trị trực tiếp sẽ kiểm soát, giám sát trong quá trình triển khai, tùy theo chu kì đánh giá, tính chất và số lượng chỉ số công
việc và trưởng phòng các phòng hành chính của các doanh nghiệp có cách thức quản lý, giám sát khác nhau. Hiện tại Công ty Cổ phần 3 Sơn và Công ty TNHH Minh Giang đang làm rất tốt công tác triển khai áp dụng KPI vào bộ phận văn phòng mình, trong quá trình triển khai KPI, tiến hành liên tục thống kê các dữ liệu, tính toán (một cách khách quan,chính xác) và báo cáo kết quả; sử dụng các công cụ hỗ trợ đo lường, tổng hợp dữ liệu phù hợp, tính chính xác cao và dễ dàng tham chiếu, kiểm soát.
+ Truyền thông triển khai: bên cạnh việc quản trị nhằm đảm bảo sự tham gia đầy đủ, đúng trách nhiệm của các bên tham gia, hoạt động truyền thông liên tục được đề cao nhằm đảm bảo tính chủ động, tích cực tham gia của các cấp. Hoạt động này đang được Công ty TNHH Minh Giang triển khai mạnh vì bước đầu xây dựng còn gặp nhiều khó khăn về mặt tiếp cận của nhân viên.
- Đánh giá và điều chỉnh: Việc triển khai áp dụng KPI không chỉ đơn thuần là áp dụng vào bộ phận và kiểm soát. Sau khi kiểm soát cần có quá trình đánh giá và điều chỉnh để KPI đi đúng hướng. Với sự phát triển không ngừng của đất nước yêu cầu các doanh nghiệp cũng liên tục thay đổi mục tiêu và phương thức hoạt động để phù hợp với xã hội hiện tại. Sự thay đổi này tác động trực tiếp tới các hệ số KPI trong đánh giá công việc. Đây là bước bắt buộc phải có trong quy trình áp dụng KPI tại bộ phận văn phòng nói riêng và các cơ quan nói chung.
+ Về đánh giá: Dựa trên việc so sánh, phân tích kết quả đo được với chỉ tiêu đã đặt ra để đánh giá kết quả thực hiện của từng cấp độ, áp dụng khen thưởng, đãi ngộ. Với xu hướng phát triển và nâng cao chất lượng, chỉ số KPI phòng, Công ty Cổ phần 3 Sơn đã có những cách thức mới trong việc đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
+ Giải pháp: Người tham gia đánh giá cụ thể là trưởng phòng TCHC và HC-NS có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên của phòng đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc.
nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Như công ty Cổ phần 3 Sơn hiện nay đang cải tiến thêm về tài chính và nhân lực. Và với phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang ưu tiên hơn cho việc điều chỉnh, cải tiến về trang thiết bị để phục vị hoạt động văn phòng
Như vậy, kết quả áp dụng: Công tác áp dụng KPI vào bộ phận văn phòng của các doanh nghiệp đã đạt được một số những kết quả nhất định bao gồm cả tích cực và tiêu cực.
+ Mặt tích cực: Phần lớn nhân viên trong văn phòng đã hiểu và đồng ý trong công tác đàm phán cũng như phối hợp áp dụng KPI vào đánh giá hiệu suất công việc. Việc kiểm soát được trưởng các bộ phận thực hiện rất tốt, có sự phân tích đối chiếu và điều chỉnh để phù hợp với năng lực nhân viên cũng như mục tiêu của cơ quan. Đặc biệt, do đã áp dụng lâu năm nên việc áp dụng và điều chỉnh của Công ty Cổ phần 3 Sơn đã và đang thực hiện rất tốt.
+ Mặt tiêu cực: Bước đầu áp dụng còn gặp nhiều khó khăn gây cản trở và gián đoạn cho thực hiện công việc của nhân viên. Một số cá nhân có sự chống đối và thực hiện đối phó khi không thỏa mãn đàm phán và các chỉ tiêu được giao gây bất lợi cho tập thể và quá trình áp dụng của trưởng phòng.