8. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Quy trình xây dựng
hiện quy trình rõ ràng, quy trình thực hiện giúp cho việc áp dụng vào thực tế có cơ sở và hiệu quả cao
Theo sự khảo sát tại các doanh nghiệp, tác giả nhận thấy mỗi cơ quan có quy trình xây dựng KPI riêng, Công ty Cổ phần 3 Sơn gồm 6 bước, Công ty TNHH Minh Giang 5 bước. Quy trình được xây dựng dựa vào tính chất công việc và đặc thù lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên tựu chung lại tại bộ phận văn phòng các doanh nghiệp có những bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định bộ phận xây dựng KPI
Việc xác định bộ phận xây dựng KPI rất quan trọng vì nó quyết định phòng ban đó sẽ sử dụng phương án KPI nào? KPIf hay KPIt hay kết hợp cả 2 loại KPI. Tại văn Công ty 3 Sơn phòng nhân sự xin ý kiến tham khảo đóng góp xây dựng hệ thống KPI của các quản lý cấp cao. Theo đó phòng hành chính kết hợp với bộ phận nhân sự để sắp xếp nhân sự và lập KPI cho phòng mình. Còn đối với Công ty Minh Giang phòng TCHC trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong phòng mình, do trưởng phòng phòng tổ chức hành chính xây dựng – người có sự am hiểu rõ nhất về các nghiệp vụ trong văn phòng và có sự tham gia đóng góp của các nhân viên trong phòng.
Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ của phòng và xác định vị trí chức danh, trách nhiệm vị trí chức danh đó
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng, trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho mỗi phòng ban, bộ phận và hệ thống các KPIf được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, bộ phận.
Trong bước này Công ty 3 Sơn chia ra làm 2 bước nhỏ bao gồm bước 2 là xác định chức năng, nhiệm vụ của phòng và bước 3 là xác định vị trí chức danh, trách nhiệm vị trí chức danh đó, văn phòng Công ty xác định rõ chức năng nhiệm vụ của mình từ đó hệ thống ra các KPIf gồm 2 bộ phận là hành chính và nhân sự, bộ phận hành chính gồm các KPIf:lưu trữ văn thư, giấy tờ, công văn đến, công văn đi; quản lý tài sản, thiết bị công cụ dụng cụ; quản lý thiết lập, duy trì hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin; công tác lễ tân; quản lý điều phối xe văn phòng; công tác vệ sinh văn phòng. Nhân sự với các
tế; an toàn lao động; hồ sơ nhân sự.
Phòng TCHC Công ty Minh Giang đã có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, việc xác định các chức năng, nhiệm vụ để làm cơ sở cho việc xây dựng các KPIs, kết hợp với đó là cán bộ lãnh đạo của phòng xác định rõ từng vị trí chức năng cho từng cá nhân theo bảng phân công công việc.
Như vậy từ việc xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng đã hệ thống hóa được các KPIf phục vụ cho việc xây dựng KPI của văn phòng Công ty.
Sau khi đã xác định được chức năng, nhiệm vụ của phòng là việc xác định vị trí chức danh cho từng mục công vệc. Nhỏ hơn KPIf đó chính là KPI cá nhân do các cá nhân trong phòng tự xây dựng để hoàn thành KPIf. Chỉ ra các trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh cụ thể. Các vị trí chức danh cụ thể cần xây dựng bảng mô tả công việc của chính bản thân mình. Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIf do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 3: Xác định chỉ số đo lường hiệu suất
Ở đây bao gồm bảng KPI bộ phận với các chỉ số đo lường chung cả phòng và hệ số đo lường hiệu suất cho từng vị trí chức danh, các chỉ số KPIf
được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIf của từng bộ phận.
Kỳ đánh giá theo từng vị trí công việc, thường đánh giá theo tháng, quý, năm.
(Phụ lục 7: Bảng KPI phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang)
Bước 4: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Mỗi cơ quan có cách xác định điểm số khác nhau tuy nhiên hầu hết đều tính theo thang điểm 100. Và việc chia điểm phụ thuộc vào bộ phận và tính chất công việc.
Phòng hành chính nhân sự Công ty Cổ phần 3 Sơn chia như sau:
- 3 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
- Trọng số KPI 40% - 30% - 30%
30 % - 30% – 40%, có thể là 20% -20% -20% – 40%
Bước 5: Liên hệ giữa KPIs và lương thưởng
Như chúng ta đã biết KPI được xây dựng lên với mục đích lớn nhất là để tính lương, tuy nhiên KPI tác động đến lương như thế nào đó lại là quan điểm riêng của mỗi cơ quan tổ chức. Với Công ty Cổ phần 3 Sơn KPI đóng vai trò là thưởng nhưng với Công ty Minh Giang thì nó được tính thẳng vào lương của nhân viên, cụ thể với các cách tính như vậy sẽ có các công thức:
Công ty 3 Sơn:
Lương Nhân viên = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp + Thưởng KPI + Thưởng doanh số
KPI đạt 80% trở lên được thưởng theo mức Thưởng KPI 5 % thực tế KPI đạt dưới 80% không được thưởng KPI
Công ty Minh Giang
Lương Nhân viên = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp +- 5% KPI Lương cơ bản
KPI đạt 80% trở lên được cộng theo mức 5% lương cơ bản KPI đạt dưới 80% trừ 5% lương cơ bản
Và cùng chung các điều kiện, chế độ. Xét thưởng Quý, thưởng Năm
KPI tất cả các tháng trong quý, Năm đạt 90% không có tháng nào dưới 80%
Mức thưởng KPI không quá 10% Tổng thu nhập của nhân viên. KPI ảnh hưởng đến đánh giá xét tăng lương hàng năm.
Công ty Cổ phần 3 Sơn đã xây dựng được quy trình chuẩn cho bộ phận hành chính văn phòng và các bộ phận khác. Tuy nhiên với mỗi cơ quan, tổ chức sẽ có các phương pháp và quy trình xây dựng theo cách riêng của mình để đảm bảo phù hợp với chức năng nhiệm vụ và chiến lược của doanh nghiệp mình. Hiện đang trong quá trình xây dựng và áp dụng Công ty TNHH Minh Giang còn gặp nhiều khó khăn và sửa đổi liên tục quy trình xây dựng KPI cho bộ phận Văn phòng kể từ khi bắt đầu nhen nhóm ý tưởng xây dựng KPI phòng ban tháng 3 năm 2019. Và thực trạng quy trình xây dựng của các cơ quan cho thấy dù là gộp vào hay tách ra thì cũng đều có các bước cơ bản
giống như quy trình 6 bước mà tác giả đã nêu ở phần lý luận.