8. Kết cấu của đề tài
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến đánh giá chỉ số hiệu suất công việc
2.3.1. Các nhân tố thuộc môi trường bên trong tổ chức
a. Các nhân tố thuộc về mục tiêu, chiến lược của tổ chức.
Đánh giá thực hiện công việc có nhiệm vụ chính là định hướng người lao động theo mục tiêu phát triển của công ty. Gắn mục tiêu cá nhân vào mục tiêu của tổ chức để khi mục tiêu của mỗi cá nhận được thực hiện thì theo đó mục tiêu của tổ chức được hoàn thành. Chính vì vậy với mục tiêu duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh hiện tại của các doanh nghiệp thì các cán bộ lãnh đạo sẽ có tầm nhìn để đưa ra chiến lược phát triển về ngành hiện đang có xu thế gia tăng. Từ đó các cán bộ lãnh đạo sẽ điều chỉnh mục tiêu của mỗi bộ phận, phòng tổ và từng nhân viên trong doanh nghiệp. Khi mục tiêu của tổ chức thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi trong kế hoạch và tiêu chí công việc trong bộ phận, để hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận đó và hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận mình phòng hành chính phải xem xét xây dựng lại kế hoạch thực
Trong Công ty Cổ phần 3 Sơn các nhân tố thuộc về mục tiêu chiến lược của tổ chức có sự tác động rõ rệt đến việc xây dựng lại KPI và đánh giá thực hiện công việc của phòng hành chính. Khi Công ty đã đi vào hoạt động ổn định, năm 2017 lãnh đạo cấp cao chuyển hướng chiến lược ra mở rộng thị trường trong cả nước và một số thị trường các nước lân cận, với sự thay đổi này đặt ra yêu cầu phòng Kinh doanh phải xây dựng lại mục tiêu và tiêu chí đánh giá thực hiện công việc, các bộ phận hỗ trợ như phòng Hành chính nhân sự có vai trò cung cấp các dịch vụ, kết nối mạch lạc sự liên kết giữa công ty và các đối tác, phòng nhân sự thay đổi chiến thuật tuyển dụng và đào tạo nhân sự để phù hợp với yêu cầu đặt ra.
b. Quan điểm của chủ doanh nghiệp
Lập KPI cho các phòng ban, bộ phận là một việc làm thiết yếu mà lãnh đạo quan tâm, lãnh dạo nhận thức được quản trị nhân lực gắn liền với vấn đề tài chính và lương thưởng vì vậy KPI rất được lãnh đạo nhiều doanh nghiệp quan tâm và xây dựng cho tổ chức mình. Việc xây dựng KPI theo các chu kì không chỉ giúp lãnh đạo giải quyết vấn đề lương thưởng, với vị trí công việc cụ thể, với chức năng cơ bản của từng phòng ban KPI giúp lãnh đạo quản lý sát sao về chất lượng và tiến độ công việc. Với mục đích to lớn khi xây dựng KPI kết hợp với sự quan tâm, tâm huyết nhiệt tình của mình lãnh đạo sẽ là người mở lối, đưa nhân viên tới việc tiếp cận và áp dụng KPI vào các bộ phận. Quan điểm của lãnh đạo về mục đích lớn nhất của công tác đánh giá thực hiện công việc là căn cứ phục vụ cho việc tính lương, thưởng hàng năm cũng như điều chỉnh mức lương tăng hoặc giảm theo kết quả đánh giá năm và đánh giá để bố trí nhân sự hợp lý với từng người lao động. Điều này cho thấy người lao động chỉ quan tâm đến mục tiêu trả lương và không nhận thức được các mục tiêu khác, làm cho công tác đánh giá có thể bị ảnh hưởng. Như vậy có thể thấy rằng, công tác phổ biến mục tiêu đánh giá cho người lao động còn chưa hợp lý, làm cho người lao động chỉ quan tâm đến mục tiêu trả lương, tạo áp lực cho người lao động trong đánh giá. Tuy nhiên, mục đích của đánh giá không chỉ là cơ sở cho công tác trả lương mà còn làm căn cứ cho nhiều mục
tiêu quản lý khác nữa. Chính vì quan điểm của lãnh đạo công ty hết sức coi trọng công tác đánh giá thực hiện công việc nên họ quan tâm đến phổ biến vai trò của đánh giá thực hiện công việc đến toàn thể người lao động trong công ty. Qua điều tra cho thấy tại Công ty Cổ phần 3 Sơn với nhiều năm áp dụng KPI vào đánh giá thực hiện công việc thì có 70% nhân viên nhận thấy việc áp dụng KPI là cần thiết, 20% nhận thấy rất cần thiết và 10% cảm thấy không phù hợp. Người lãnh đạo cấp cao tại công ty thường xuyên đôn đốc thực hiện đánh giá và kiểm tra việc thực hiện đánh giá kịp thời. Được sự quan tâm của các nhà lãnh đạo cấp cao thì công tác đánh giá có điều kiện thuận lợi để đạt hiệu quả cao.
c. Đội ngũ cán bộ quản trị nhân sự
Cán bộ thực hiện công tác quản trị nhân sự tại 2 doanh nghiệp tác giả khảo sát đều kiêm nhiệm rất nhiều vai trò vị trí trong cơ quan. Với công ty Minh Giang cán bộ quản lí nhân sự là trưởng phòng tổ chức hành chính kiêm phó giám đốc công ty, bởi kiêm nhiệm nên chuyên môn của vị trí này chưa được đảm bảo hoàn thiện. Vì vậy để có kết quả đánh giá thực hiện công việc chính xác thì công ty cũng cần phải cân đối số lượng, chất lượng của bộ phận này phù hợp với khối lượng công việc cần giải quyết, đảm bảo đúng người đúng việc. Văn phòng cơ quan không chỉ xây dựng bảng KPI bộ phận mình mà còn là bộ phận lập kế hoạch, thiết kế phương pháp, tổng hợp đánh giá, tham gia đánh giá cùng các bộ phận để vạch ra chiếc lược nhân sự phù hợp.
Thực tế khảo sát cho thấy việc xây dựng bảng KPI tại 2 doanh nghiệp tuy đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn bộc lộ nhiều khó khăn và thiếu sót.
Tại Công ty Cổ phần 3 Sơn công tác phản hồi sau đánh giá của bộ phận văn phòng chưa được quan tâm, bảng phân công công việc chưa rõ ràng, có sự chồng chéo và thực hiện công việc trái vị trí được giao.
Công ty TNHH Minh Giang việc xây dựng và áp dụng KPI đang trong quá trình thực hiện, trưởng phòng tổ chức hành chính chưa nắm hết được tác dụng và phương pháp lập gây sự ức chế và chống đối của nhân viên trong
Trước những khó khăn đó đã làm giảm tác dụng của việc áp dụng KPI cho phòng và đặt ra yêu cầu cán bộ quản trị nhân sự phải là người đầu tiên am hiểu về KPI có năng lực chuyên môn rõ ràng.
d. Các nhân tố thuộc về người lao động
Đặc điểm nguồn nhân lực về độ tuổi và trình độ học vấn:
Cơ cấu về độ tuổi tại các doanh nghiệp tư nhân hiện nay có ảnh hưởng rất lớn tới sự nhạy bén, năng suất và chất lượng công việc. Khác với cơ quan nhà nước tại các doanh nghiệp rất quan tâm tới cơ cấu độ tuổi của cán bộ nhân viên vì nhiều mục đích khác nhau. Theo khảo sát của tác giả tại bộ phận văn phòng 2 doanh nghiệp nhận thấy cơ cấu về độ tuổi lao động doanh nghiệp nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng là cơ cấu lao động trẻ. 80% nhân sự trong độ tuổi 23-35, 20% nhân sự trong độ tuổi 35-60 tại Văn phòng công ty TNHH Minh Giang, tương tự vậy tại Công ty Cổ phần 3 Sơn độ tuổi 23-35 chiếm 75% và còn lại là trong độ tuổi 35-60. Như vậy có thể thấy các doanh nghiệp hầu như chú trọng vào tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực trẻ tuy mất nhiều thời gian và công sức đào tạo để nguồn nhân lực. Tuy nhiên đây cũng là một lợi thế trong việc triển khai và áp dụng quy trình đánh giá thực hiện công việc người trẻ họ thích công bằng, thích cạnh tranh và thử thách. Không ngại học hỏi và trải nghiệm để được phát triển bản thân. Cơ cấu về trình độ học vấn được thể hiện rất rõ qua hồ sơ năng lực nhân viên tại các doanh nghiệp. Do cơ cấu nhân sự trẻ nên phần lớn nhân sự của văn phòng đều là cử nhân đại học và một cơ số có trình độ thạc sĩ. Với trình độ học vấn như vậy họ tiếp cận và hiểu được tầm quan trọng của việc áp dụng chỉ số hiệu suất công việc KPI và biết điều chỉnh công việc theo mục tiêu đã đề ra để đạt được mục tiêu và điểm số cao.
Mức độ quan tâm của người lao động đến bảng đo chỉ số hiệu suất công việc (KPI):
Qua khảo sát nhận thấy tỉ lệ phần trăm nhân viên cho rằng việc áp dụng KPI là cần thiết lần lượt là 70%, 73%; Rất cần thiết là 20%, 27%; Không cần thiết là 10%, 0% giữa Công ty Cổ phần 3 Sơn và Công ty TNHH Minh Giang.
Những con số này cho thấy lao động trong bộ phận Văn phòng rất quan tâm đến việc áp dụng KPI để đo lường và tính điểm, vì họ nắm được mục tiêu của đánh giá là căn cứ cho công tác trả lương, thưởng và phần lương do ảnh hưởng của kết quả đánh giá chiếm tối đa là 80%. Tuy nhiên, nếu người lao động quá coi trọng công tác này cũng có thể tạo áp lực cho người lao động trong đánh giá và trong quá trình lao động của mình và ảnh hưởng xấu đến sự hoàn thành công việc của người lao động. Do vậy, trong quá trình đánh giá cần có những biện pháp đánh giá nhằm làm giảm áp lực cho người lao động.
2.3.2. Các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài tổ chức
Điều kiện kinh tế và văn hóa xã hội có sự biến đổi và tác động lẫn nhau, nó có tác động không nhỏ tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng tới văn hóa doanh nghiệp từ đó làm ảnh hưởng tới dự định, mục tiêu của doanh nghiệp và các phòng ban khác, cuối cùng là bộ phận văn phòng cũng phải điều chỉnh cho phù hợp. Khi cả 2 doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực mà phụ thuộc vào sự biến đổi linh hoạt của thị trường việc đặt ra mục tiêu cá nhân dựa và mục tiêu của tổ chức được thực hiện là rất cần thiết. Tại Công ty Cổ phần 3 Sơn vào năm 2018 với xu hướng thị trường mở, nhu cầu về thực phẩm từ sữa tăng cao doanh nghiệp chuyển hướng chiến lược sang mở rộng thị trường đã gặp phải nhiều khó khăn và thách thức, lúc này các phòng ban đang trong quá trình thay đổi các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc vì vậy phòng hành chính nhân sự cũng theo đó thay đổi các tiêu chí đánh giá của phòng mình cho phù hợp. Công tác quản trị nhân lực, tuyển dụng, đào tạo được đề cao, vì những sự thay đổi đó công tác đánh giá và tính điểm gặp phải trục trặc, ảnh hưởng tới quyền lợi của cán bộ nhân viên trong Văn phòng.