8. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Mục đích và chu kỳ đánh giá
2.2.3.1. Mục đích đánh giá
Theo thực trạng quan sát và tìm hiểu tại bộ phận văn phòng của các doanh nghiệp, về cơ bản bộ phận hành chính xây dựng KPI nhằm các mục đích:
- Đánh giá mức độ hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng
+ Bảng KPI được xây dựng dựa trên mục tiêu của tổ chức, chức năng nhiệm vụ của phòng từ đó đặt ra các tiêu chí công việc và mức độ hoàn thành cho từng vị trí công việc/từng cá nhân để đo lường mức đo hoàn thành của nhân viên và phòng ban theo chu kì. Tại Công ty Cổ phần 3 Sơn mục đích này được đặt lên hàng đầu và kết quả đạt được là sự đánh giá khá chuẩn với năng lực và mức độ hoàn thành của nhân viên khi tổng kết bảng đánh giá, mức độ hoàn thành công việc và chất lượng đều được tính điểm với thang điểm 100. Hầu hết nhân viên đạt 80 điểm trở lên. Theo sự tổng hợp 6 tháng đầu năm
2019 của phòng thì 30% nhân viên đạt từ 70-80 điểm, 70% đạt từ 80-95 điểm. Con số này cho thấy công cụ đánh giá hiệu quả công việc đã chỉ ra thực trạng về năng suất và chất lượng làm việc của nhân viên giúp trưởng phòng và lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả và năng lực của bộ phận văn phòng để có các biện pháp khắc phục và phát triển. Để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên văn phòng, phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang cũng xây dựng thang bảng điểm với điểm tối đa là 100% và đánh giá theo từng tiêu chí công việc, từng mảng.
(Phụ lục 7: Bảng KPI phòng TCHC Công ty TNHH Minh Giang)
- Đánh giá công bằng, minh bạch, rõ ràng đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc từng vị trí, chức danh cụ thể.
+ Đây là mục đích được lãnh đạo quan tâm và được sự hưởng ứng nhiệt tình của các nhấn sự có trách nhiệm trong công việc, có chí tiến thủ. Đây là mục tiêu được đánh giá khá cao tại bộ phận văn phòng của 2 doanh nghiệp
- Đánh giá năng lực của nhân viên, từ đó đưa ra hệ thống phương án giúp nhân viên tự cải tiến công việc, hoặc đào tạo sâu chuyên môn cho nhân viên. Với mục tiêu này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quát và chi tiết về năng lực và vai trò của nhân viên đi tới phương pháp đào tạo, bổ nhiệm, sắp xếp vị trí nhân sự.
- Giúp công ty đưa ra các chính sách tính lương lương, thưởng, phạt hợp lý. Đây lại là vấn đề được người lao động quan tâm tới, với công ty Cổ phần 3 Sơn chế độ lương thưởng KPI sẽ là thưởng 5% tổng lương thu nhập khi KPIs đạt trên 80% và dưới 80% không thưởng, còn với Công ty TNHH Minh Giang sẽ cộng 5% lương cơ bản nếu KPI đạt trên 80% và trừ % lương cơ bản khi KPI không đạt mức 80%.
Bảng 2.1. Nhận thức về mục đích đánh giá thực hiện công việc của nhân viên văn phòng 2 doanh nghiệp
Đơn vị: %
STT Nhận định
Tỉ lệ Công ty Cổ phần
3 Sơn Công ty TNHH Minh Giang
1 Đánh giá mức độ hiệu quả công
việc của nhân viên trong phòng 71,4% 100 %
2
Đánh giá công bằng, minh bạch, rõ ràng đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc từng vị trí, chức danh cụ thể.
100 % 71,4%
3
Đánh giá năng lực của nhân viên, từ đó đưa ra hệ thống phương án giúp nhân viên tự cải tiến công việc, hoặc đào tạo sâu chuyên môn cho nhân viên
57,1% 42,8%
4
Giúp công ty đưa ra các chính sách tính lương lương, thưởng, phạt hợp lý.
100 % 100 %
5 Đo lường hiệu suất làm việc
giữa các nhân viên 57,1% 71,4%
6 Góp phần xây dựng và duy trì
văn hóa doanh nghiệp 28,5% 42,8%
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Qua bảng 2.1 có thể thấy mục tiêu mà nhân sự nắm bắt rõ nhất là để tính lương thưởng, thu được kết quả khảo sát là con số tuyệt đối nhân sự văn phòng của 2 doanh nghiệp nhận thức được, nhưng ngược lại mục tiêu về việc góp phần xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp lại được ít nhân viên
quan tâm tới lần lượt là 28,5% và 42,8% trên tổng số 100% nhân viên văn phòng của 2 doanh nghiệp, phải chăng xây dựng KPI cho phòng ban nhằm tới các mục đích này chỉ có lạnh đạo cấp cao và người quản trị bộ phận quan tâm và hướng tới. Việc nắm bắt được các mục đích còn lại của doanh nghiệp trong việc xây dựng KPI cũng được tương đối đông nhân sự quan tâm và nhận thức rõ. Cùng với đó việc nhận thức tốt và các hạn chế có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng công việc và hiệu quả áp dụng KPI.
2.2.3.2. Chu kì đánh giá
Thông thường các bộ phận và doanh nghiệp thường áp dụng chu kì theo quý cho việc đánh giá KPI nhưng cũng có một số bộ phận và vị trí công việc được đánh giá theo tháng và tổng kết các quý để đánh theo năm. Đối với bộ phận văn phòng của 2 doanh nghiệp nêu trên với việc áp dụng KPIf là chủ yếu nên chu kì đánh giá thường là theo tháng, một số vị trí cần đánh giá theo quý như lưu trữ hồ sơ, văn bản, chuẩn bị báo cáo trình HĐQT, giám sát các đơn vị trong việc sử dụng và bảo vệ tài sản.