Theo Nguyễn Công Khanh (2009) [6], các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức trong nhà trường là những cái có thể nhìn thấy và dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một trường học.
Những yếu tố này có thể được phân chia như sau:
Thứ nhất là hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm: các chiến lược, mục tiêu, triết lý, giá trị cốt lõi, các bộ quy tắc ứng xử thành văn, các cam kết, quy định... Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng, kim chỉ nam cho hoạt động của một nhà trường; chúng được công bố rộng rãi. Những giá trị này cũng có tính hữu hình vì người ta có thể dễ nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác. Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn, định hướng và là tài liệu đầu tiên diễn tả về một nhà trường.
Thứ hai là những quan niệm chung (niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên và ngầm định). Các ngầm định nền tảng thường là những suy nghĩ và trạng thái xúc cảm đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân cũng như tạo thành nét chung trong tập thể nhà trường. Những ngầm định này
21
thường là những quy ước bất thành văn, đương nhiên tồn tại và tạo nền mạch ngầm kết nối các thành viên trong nhà trường; tạo nên nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của họ.
Hệ thống giá trị được tuyên bố và các ngầm định nền tảng của một nhà trường; là những thước đo đúng và sai, xác định những gì nên làm và không nên làm trong cách hành xử chung và riêng của giảng viên, nhân viên, sinh viên. Trong một trường học có thể đề cao giá trị nhân văn, tình yêu thương giữa những đồng nghiệp, thầy trò hay đề cao tính cộng đồng trách nhiệm, sự sáng tạo, tính độc lập trong công việc, coi trọng tính trung thực, thẳng thắn, coi trọng chất lượng các hoạt động dạy và học...
Theo E. Schein (2004) [28], mô hình đo lường văn hóa tổ chức tập trung vào ba cấp độ của văn hóa, đi từ hữu hình tới vô hình, được mô tả như sau: Cấp độ một: Cấu trúc hữu hình của tổ chức
Đây là cấp độ văn hóa có thể nhìn thấy ngay và dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một trường học. Là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa nhà trường. Những yếu tố này có thể được phân chia như sau:
- Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội ngoại thất, trang thiết bị giảng dạy, logo, biểu trưng
- Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành hoạt động - Hệ thống các thủ tục, quy định
- Các chuẩn mực hành vi: nghi thức các hoạt động sinh hoạt tập thể, cách thức tổ chức các hội nghị, ngày lễ, các hoạt động văn nghệ thể thao câu lạc bộ
- Ngôn ngữ, trang phục, chức danh
22
Cấp độ văn hoá này có đặc điểm là chịu ảnh hưởng bởi tính chất của nhà trường, quan điểm của người lãnh đạo… Tuy nhiên, cấp độ văn hoá này dễ thay đổi và ít khi thể hiện được những giá trị thực sự trong văn hóa tổ chức.
Ví dụ như khi đến thăm trụ sở chính của tập đoàn Viettel Hà Nội, chúng ta có thể thấy được sự quan tâm của lãnh đạo trong việc xây dựng lớp cấu trúc hữu hình cho văn hóa của công ty. Cách bố trí trong văn phòng của Viettel rất tinh tế và không hề cầu kì. Logo của công ty “Hãy nói theo cách của bạn” được treo ở khắp các nơi. Mỗi năm, tập đoàn Viettel luôn tổ chức các lễ hội lớn như ngày thành lập tập đoàn, ngày 8/3…Những dịp này công ty đều khen thưởng cho những cá nhân hay phòng ban đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong công việc. Các nhân viên đều được bố trí ngồi riêng biệt nhưng không cách biệt với người khác. Khi tuyển dụng, tập đoàn Viettel luôn giáo dục nhân viên mới bằng các huyền thoại lịch sử hoạt động của công ty. Tất cả các cấu trúc hữu hình trên đã tạo nên cảm giác trang trọng khi làm việc, sự gần gũi, thoải mái giữa các nhân viên và tạo lòng tin của khách hàng về uy tín của công ty.
Cấp độ hai: Các giá trị được tuyên bố
Tổ chức nào cũng có những quy định, nguyên tắc, triết lí, chiến lược và mục tiêu riêng, là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên và thường được công bố rộng rãi ra công chúng. Đây cũng chính là những giá trị được công bố, một bộ phận của nền văn hóa tổ chức. Những giá trị tuyên bố cũng có tính hữu hình vì người ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác. Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn cho các thành viên trong tổ chức cách thức đối phó với một số tình thế cơ bản và rèn luyện cách ứng xử cho các thành viên mới trong môi trường tổ chức. Các giá trị này mang tính ổn định tương đối.
23
Ví dụ ở công ty Ernrt Young hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, sự thể hiện và công bố của công ty này luôn nhấn mạnh vào sáu giá trị cốt lõi gồm: Luôn dẫn đầu; động lực hoạt động; tinh thần đồng đội; hướng tới khách hàng; cởi mở, tôn trọng và tin cậy lẫn nhau; trước sau như một.
Cấp độ ba: Các quan niệm chung
Đây là những giá trị hình thành sau một thời gian tổ chức hoạt động, va chạm, xử lý nhiều tình huống thực tiễn, in sâu vào tâm lý hầu hết các thành viên và gần như không thể bị phản bác, không thể thay đổi và nghiễm nhiên trở thành điều mà mặc nhiên được công nhận. Những quan niệm này định hướng cho suy nghĩ, cảm nhận và hành vi của các thành viên trong cả mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức.
Schein cho rằng bản chất của văn hóa tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng. Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức chỉ dừng lại ở cấp độ một (Cấu trúc hữu hình) và cấp độ hai (Các giá trị được tuyên bố), chúng ta chỉ tiếp cận nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán
Ví dụ, cùng một vấn đề trả lương cho người lao động, các công ty Mỹ và nhiều nước châu Âu thường có chung quan niệm trả theo năng lực. Chính vì vậy, một người lao động trẻ mới vào nghề có thể nhận được mức lương rất cao nếu họ thực sự có năng lực. Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp châu Á, trong đó có Việt Nam, một người lao động trẻ rất khó có thể nhận được mức lương cao ngay từ đầu, lương sẽ tăng theo thâm niên công tác.
24
Hình 2.1: Mô hình các thành phần văn hóa tổ chức của E. Schein (2004)
(Nguồn: E. Schein, 2004)
Nhìn chung cách đánh giá theo mô hình E. Schein khá đơn giản và rất dễ thực hiện, phù hơp với tổ chức có ít thời gian và ngân sách dành cho việc tìm hiểu văn hóa. Bằng cách sử dụng mô hình này, nhà quản trị sẽ có thể nhận diện được sâu sát, cụ thể các yếu tố văn hóa của tổ chức, và có thể phân tích các mối quan hệ giữa các giá trị văn hóa hữu hình và các giá trị văn hóa vô hình sâu sắc bắt nguồn từ hoạt động kinh doanh trong tổ chức. Tương tự như vậy, các nhà lãnh đạo tìm thấy những yếu tố văn hóa cần thay đổi cho phù hợp với tổ chức mình, phù hợp với điều kiện cạnh tranh mới, với các quy định mới. Những yếu tố này cần được chấp nhận bởi các thành viên của tổ chức và từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.