Quản trị tiền tồn quỹ bằng lập ngân sách tiền mặt

I. Kịch bản 1 Điều kiện sản xuất kinh doanh hiệ nh

QUẢN TRỊ TÀI SẢN NGẮN HẠN

6.2.5. Quản trị tiền tồn quỹ bằng lập ngân sách tiền mặt

Lập ngân sách tiền mặt để quản trị tiền mặt là phương pháp phổ biến được nhiều doanh áp dụng vì nĩ k hơng quá khĩ để thực hiện mà lại sát với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, khơng bị sa đà vào các mơ hình và cơng th ức tính tốn. Ngân sách ti ền mặt thường được doanh nghiệp lập t rong ngắn hạn 3 tháng, 6 tháng đến 1 năm và đơi khi cĩ một số doanh nghiệp lập mỗi ngày để kiểm sốt ngân quỹ. Số liệu trên bảng ngân sách tiền mặt giúp nhà quản lý biết trước sắp tới vào ngày nào hay vào tháng nào doanh nghi ệp sẽ bị thừa bao nhiêu tiền hoặc doanh nghiệp sẽ bị thiếu bao nhiêu tiền. Để từ đĩ nhà quản lý chủ động đưa ra được các giải pháp hữu hiệu xử lý khi tiền dư thừa hoặc bị thiếu. Về nguyên tắc, số liệu nằm trên bảng ngân sách tiền mặt phải là thu tiền thực và chi tiền thực, giao dịch nào khơng thu bằng tiền thực và chi bằng tiền thực (tỉ như chi phí khấu hao, các khoản trích lập dự phịng , lãi lỗ do điều chỉnh tỷgiá …) sẽ khơng được nằm trên ngân sách tiền mặt. Các bước đểlập một bảng ngân sách tiền mặt như sau:

Bước 1: Dự báo các khoản thu tiền vào hay ngân lưu vào, gồm:

 Thu tiền từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, (cĩ tính đến khoản chiết khấu hàng bán n ếu cĩ phát sinh)  Thu tiền từ hoạt động khác: thu thanh lý tài sản cố định, thu tiền bán các lo ại chứng khốn, thu hồi

các khoản vốn gĩp…

Bước 2: Dự báo các khoản chi tiền ra hay ngân lưu ra, gồm:

 Chi tiền mua hàng hĩa, v ật tư, tài sản ( cĩ tính đến khoản chiết khấu hàng mua nếu cĩ phát sinh)  Chi tiền chi phí kinh doanh (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí tiêu thụ

hàng, chi phí quãng cáo tiếp thị, chi phí tiếp khách, chi phí tiền lương…

TÀI CHÍNH DOANH NGHI ỆP 105

 Chi tiền các hoạt động khác: Chi trả tiền điện, nước, điện thoại, bảo hiểm, thuê mặt bằng… Bước 3: Ước tính ngân lưu rịng hay dịng tiền rịng

Ngân lưu rịng = Tổng ngân lưu vào – Tổng ngân lưu ra (6.10)

Bước 4:Kiểm tra và ước tính tiền tồn quỹ đầukỳ

Tiền tồn quỹ đầu kỳ này = Tiền tồn quỹ cuối kỳ trước chuyển sang (6.11)

Bước 5:Kiểm tra và ước tính tiềntồn quỹ cuối kỳ

Tiền tồn quỹ cuối kỳ = Tổng ngân lưu rịng + Tiền tồn quỹ đầu kỳ (6.12)

Bước 6:Xác định định mức tiền tồn quỹ tại doanh nghiệp (nếu cĩ) để xác định tiền thừa hoặc thiếu

Tiền thừa (thiếu) = Tiền tồn quỹ cuối kỳ – Định mức tiền tồn quỹ (6.13)

Về mặt lý thuyết: Tiền thừa (thiếu) = 0 xem như tiền tồn quỹ là tối ưu.

Bước 7: Kiểm sốt, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của các con số và đưa ra các giải pháp để xử lý

tiền thừa, thiếu. (i) Tiềnthừa thì cĩ th ể mang đi đầu tư vào các kênh đầu tư tận dụng tiền nhàn rỗi tăng thu nhập hay trả bớt nợ đã vay, (ii) Tiền thiếu thì cĩ thể giảm bán chịu, tăng mua chịu, giảm lượng hàng tồn kho hoặc vay nợ ngắn hạn tài trợ.

Khi vay nợ và trả nợ vay gốc cĩ thể cân nhắc lựa chọn theo một trong 2 cách:

 Cách 1 : Tháng này tiền thừa cịn tháng tới tiền thiếu nhưng tiền thừa của tháng này khơng tài trợ chotiền thiếu của tháng tới mà lại mang đi đầu tư tận dụng khả năng sinh lời của tiền nhàn rỗi và chấp nhận tăng áp lực vay nợ tài trợ cho tiền thi ếu ở tháng tới. Doanh nghiệp chỉ hành động như vậy khi và chỉ khi tiền thừa của tháng này mang đi đầu tư thu được tỷ suất lợi nhuận lớn hơn chi phí lãi vay của khoản nợ vay dự kiến phát sinh trong tháng tới. Trong trường hợp này, tiền thừa (thiếu) ở dịng sau cùng trên ngân sách ti ền mặt sẽ bằng 0 tồn bộ các tháng .

Tĩm l ại cách 1: Tháng nào tiền thiếu thì vay nợ ngắn hạn tài trợ cịn tháng nào tiền thừa thì mangđi ư hoặc trả bớt nợ. Kết quả, dịng tiền thừa (thiếu) trên ngân sách ti ền mặt

sẽ bằng 0 ở mọi tháng.

đầu t

 Cách 2 : Tháng này tiền thừa cịn tháng tới tiền thiếu và tiền thừa của tháng này dùng đểtài trợ cho tiền thiếu của tháng tới nhằm giảm áp lực vay nợ tài trợ cho tiền thiếu ở tháng tới và chấp nhận đánh mất lợi nhuận khi khơng tận dụng tiền thừa của tháng này mang đi đầu tư kiếm lãi . Doanh nghiệp chỉ hành động như vậy khi và chỉ khi tiền thừa của tháng này nếu mang đi đầu tư lại thu được tỷ suất lợi nhuận thấp hơn chi phí lãi vay của khoản nợ vay dự kiến phát sinh trong tháng tới. Trong trường hợp này, tháng cĩ ti ền thừa thì trên ngân sách tiền mặt dịng tiền thừa (thiếu) sẽ lớn hơn 0.

Tĩm lại cách 2: Tháng nào tiền thừa thì khơng mangđi đầu tư mà để lại tài trợ cho tháng cĩ tiền bịthiếu hoặc trả bớt nợ, nếu tháng cĩ tiền thừa tài trợ cho tháng cĩ tiền bị thiếu mà chưa đủ thì vay nợ ngắn hạn tài trợ tiếp. Kết quả, dịng tiền thừa (thiếu) trên ngân sách ti ền mặt sẽ bằng 0 ở những tháng cĩ tiền bị thiếu và lớn hơn 0 ở những tháng cĩ tiền bị thừa.

Ví dụ 6.3:

Doanh nghiệp thương mại 06.3co trong thán g cĩ tài li ệu sau: (i). Tài liệu liên quan đến doanh số bán hàng và chính sách bán hàng:

Bảng 6.3: Tài liệu doanh số bán hàng thực tế và doanh số bán hàng dự kiến (đv: đồng)

Doanh số bán hàng th ực tế năm 20X0 Doanh số bán hàng d ự kiến năm 20X0

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6

300.000.000 600.000.000 400.000.000 500.000.000 900.000.000 600.000.000

Chính sách bán hàng áp dụng cho khách hàng trong năm 20X0 như sau:

 Hàng bán ra thu ngay bằng tiền mặt trong tháng là 60%, phần cịn lại 40% thu ở tháng sau

 Giả định khơng phát sinh chiết khấu hàng bán và tồn b ộ tiền bán hàng được khách hàng thanh tốn cho doanh nghiệp đầy đủ, đúng hạn.

(ii). Tài liệu liên quan đến doanh số mua hàng và chính sách mua hàng:

Chính sách mua hàng được nhà cung cấp áp dụng cho doanh nghiệp trong năm 20X0 như sau:  Hàng mua vào trả ngay bằng tiền mặt trong tháng là 40%, phần cịn lại 60% trả ở tháng sau  Giả định khơng phát sinh chiết khấu hàng mua và tồn b ộ tiền mua hàng được doanh nghiệp

thanh tốn cho nhà cung cấp đầy đủ, đúng hạn.

(iii). Tài liệu liên quan đến chi phí kinh doanh: gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Biến phí của chi phí kinh doanh: Chiếm 10% doanh số bán hàng, 80% chi phí này được doanh nghiệp trả ngay trong tháng bằng tiền mặt, 20% cịn lại trả hết trong tháng sau.

Định phí của chi phí kinh doanh: Chiếm 10% doanh số mua hàng, trong đĩ chi phí khấu hao chiếm 20% của định phí kinh doanh. Tồn bộ chi phí này được doanh nghiệp trả ngay trong tháng bằng tiền.

(iv). Tài liệu khác:

Trong tháng 4 doanh nghiệp phải chi tiền trả nợ gốc và lãi vay cho ngân hàng 132 .000.000 đồng. Trong tháng 5 doanh nghiệp phải chi tiền mua một chiếc xe phục vụ vận chuyển hàng 392 .000.000 đồng Trong tháng 6 doanh nghiệp phải chi tiền nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 140.000.000 đồng.

Tiền tồn quỹ cuối tháng 3 tại doanh nghiệp là 20.000.000 đồng Định mức tiền tồn quỹ tại doanh nghiệp là 10.000.000 đồng

Từ các thơng tin trên, ta tiến hành lập bảng ngân sách tiền mặt của doanh nghiệp 06.3co như sau:

Bảng 6.4: Ngân sách tiền mặt trước khi cĩ lịch vay nợ và trả nợ dự kiến

Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7