Từ sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần bảo hiểm Bưu điện thấy PTI chia thành các pḥòng ban với các chức năng nhiệm vụ như sau :
• Ban quản trị : Gồm hội đồng quản trị đó là các cổ đông của công ty, tổng giám đốc, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
• Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động quản lư và điều hành của công ty.
• Ban giám đốc: Gồm tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc phụ trách các khu vực kinh doanh các tỉnh phía Bắc, phía Nam, miền Trung, Hà Nội, và Thành phố Hồ Chí Minh. Hoạt động của ban giám đốc chịu ảnh hưởng của Ban quản trị và sự giám sát của Ban kiểm soát.
• Tổng Giám đốc :Là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, đồng thời là người quản lư các hoạt động trong toàn công ty
• Phó tổng Giám đốc: Là người giúp cho Tổng Giám đốc trong việc điều hành các hoạt động của công ty đồng thời cũng là những người tham mưu , cho ư kiến tới Tổng Giám đốc để đưa ra các quyết định đối với các hoạt động của công ty
.
Các pḥòng trong công ty có nhiệm vụ và chức năng riêng mang tính chất đặc thù riêng như sau:
• Phòng tổ chức cán bộ: Đây là phòng có nhiệm vụ điều phối, thuyên chuyển các cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như tuyển dụng các ứng viên bên ngoài. Ngoài ra phòng có một nhiệm vụ đó là đưa ra các chế độ đăi ngộ, lương, thưởng đối với các nhân viên trong công ty.
• Phòng Kế hoạch: Đây là pḥòng đưa ra các kế hoạch, nhiệm vụ cần phải thực hiện trong công ty. Các chỉ tiêu mà pḥòng đưa ra dựa trên các kết quả kinh doanh của từng phòng trong công ty và ttình hình thị trường để từ đó đưa ra các chỉ tiêu cũng như các chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Pḥòng Kế toán tài chính: Đây là phòng có nhiệm vụ xem xét tình hình công nợ cuả công ty, phòng cũng có nhiệm vụ kiểm soát về tài chính, sổ sách …. của công ty. Phòng tổ chức các hoạt động về kế toán tài chính theo quy định của Pháp luật hiện hành, thực hiện các công việc quản lý và kiểm tra về tài chính, mở các sổ sách kế toán và hạch toán để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty , kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện chế độ kế toán tài chính, và công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc, phòng cũng cung cấp các số liệu cho Ban Giám đốc một cách chính xác và đầy đủ để điều hành hoạt động của công ty một cách hiệu quả và toàn diện
• Phòng đầu tư : Đây là phòng có nhiệm vụ đầu tư vào các lĩnh vực khác ngoài bảo hiểm gốc để sinh lợi cho công ty(như tài chính hay chứng khoán)
• Phòng Bảo hiểm hàng hải: Đây là phòng có nhiệm vụ khai thác bảo hiểm đối với các loại hàng hoá vận chuyển nội địa và hàng hoá xuất nhập khẩu.
• Phòng Bảo hiểm con người: Đây là phòng có nhiệm vụ khai thác các mảng về bảo hiểm cho học sinh, các thuyền viên, hành khách du lịch….
• Phòng Bảo hiểm xe cơ giới: Đây là phòng có nhiệm vụ khai thác các mảng bảo hiểm về ôtô, xe máy, các phương tiện xe cơ giới, … với các nghiệp vụ về bảo hiểm về trách nhiệm dân sự của chủ xe với người thứ 3, đối với hàng hoá trên xe, đối với hành khách,
• Phòng tổng hợp-pháp chế: Đây là pḥòng có nhiệm vụ quản lý, đưa các công văn chỉ đạo chung của ban giám đốc cũng như ban quản trị tới các phòng ban trong công ty, phòng cũng có nhiệm vụ lưu trữ các số liệu của công ty, có nhiệm vụ triển khai các mảng hoạt động chung của công ty như là tổ chức các hội nghị, các chương tŕnh chung trong toàn công ty,…Pḥòng có nhiệm vụ thu thập, quản lý và cung cấp thông tin cho các bộ phận kinh doanh, thực hiện chức năng thư kí cho Ban Giám đốc. và các công tác tuyên truyền và quảng cáo của công ty.
• Phòng công nghệ thông tin: Đây là phòng chịu trách nhiệm về các mảng về thông tin dữ liệu trong toàn công ty, cũng như quản lý website của công ty để nhằm nâng cao khả năng ứng dụng mảng thương mại điện tử vào trong sản xuất kinh doanh để phục vụ mục đích quảng bá hình ảnh của công ty một cách toàn diện và hiệu quả.
• Phòng hành chính quản trị: Đây là phòng có nhiệm vụ cung cấp các giấy tờ thủ tục liên quan đến công ty sản phẩm …cho nhân viên và khách hàng,tổ chức điều hành các phòng ban ,chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân viên và khách hàng
• Phòng quản lý đại lý: Đây là phòng có nhiệm vụ tìm và phát triển các đại lý, khách hàng của công ty. Đây là phòng có tác dụng mở rộng thị trường, tìm ra các đối tác tin tưởng, cũng như quản lý và phát triển các đối tác này.
• Phòng Tái bảo hiểm : Đây là phòng có nhiệm vụ tìm các đối tác để cùng tham gia tái bảo hiểm đối với các công ty đòi hỏi lượng vốn đầu tư lớn, cũng như là san sẻ các rủi ro không may xảy ra, với các công việc là nhận và nhượng tái bảo hiểm
• Phòng bảo hiểm dự án:có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch và chỉ tiêu kinh doanh của công ty đồng thời hỗ trợ cho các phòng ban nghiệp vụ của tổng công ty
Như vậy ở cơ cấu tổ chức của công ty nhìn chung là đầy đủ rõ ràng mỗi phòng ,ban một nhiệm vụ cụ thể tuy nhiên vẫn còn rườm rà và chưa có bộ phận chăm sóc khách hàng giải đáp cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu các sản phẩm do công ty cung cấp,chưa có bộ phận cụ thể chuyên về công tác chất lượng dịch vụ khách hàng,đo lường đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng