Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Du lịch Việt Nam Vitours
Với mô hình tập trung lữ hành với đầy đủ các chức năng kinh doanh lữ hành, công ty đã sắp xếp lại mô hình tổ chức và phân chia thành các phòng ban, chi nhánh căn cứ vào tính chất công việc và thị trƣờng khách. Công ty Vitours xây dựng cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng chức và phân chia thành các phòng ban, chi nhánh căn cứ vào tính chất công việc và thị trƣờng khách. Công ty Vitours xây dựng cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng
- Ƣu điểm: nhân viên chỉ báo cáo với một cấp trên đó là báo cáo trực tiếp không phải báo cáo với nhiều cấp, các thành viên ở các bộ phận có thể giúp đỡ cũng nhƣ góp ý kiến với nhau trong công việc để thực hiện công việc đƣợc tốt hơn
- Nhƣợc điểm: có quá nhiều ngƣời cùng báo cáo với giám đốc làm cho nhiệm vụ của giám đốc càng thêm nặng nề và giám đốc chịu trách nhiệm quá nhiều với các phòng ban vì vậy đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải có năng lực thực sự.
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Du lịch Việt Nam Vitours
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban trong công ty Cổ phần Du lịch Việt Nam Vitours
Chức năng nhiệm vụ của phòng ban:
Ban giám đốc: bao gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc
Quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền quyết định và chịu trách nhiệm của công ty trƣớc pháp luật.
Quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, các dự án kinh doanh.
Đôn đốc chỉ đạo các phòng ban thực hiện các kế hoạch đã đề ra:
- Giám đốc: chịu trách nhiệm phối hợp với Tổng giám đốc đẻ điều hành, quản lý công ty, bàn bạc và đƣa ra các quyết định đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty
- Phó giám đốc: giúp giám đốc trong việc quản lý và kinh doanh lữ hành ở các phòng thị trƣờng, chi nhánh và các phòng đại diện, xí nghiệp vận chuyển, địa lý vé máy bay.
Phòng thị trƣờng: bao gồm các bộ phận sau
Phòng nội địa: tổ chức và tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo
thu hút các nguồn khách du lịch trong nƣớc đến công ty
Duy trì các các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách hàng
Tiến hành xây dựng các chƣơng trình du lịch với nội dung và mức giá phù hợp với nhu cầu khách hàng, chủ động trong việc đƣa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty.
Phòng Inbound:
- Bộ phận phụ trách mảng Âu – Mỹ: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng, tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch Châu Âu và Châu Mỹ đến với công ty.
Tiến hành xây dựng các chƣơng trình du lịch lịch với nội dung và mức giá phù hợp với nhu cầu khách hàng, chủ động trong việc đƣa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty.
Tổ chức điều động, bố trí hƣớng dẫn các chƣơng trình du lịch, xây dựng và phát triển các mối quan hệ với các đội ngũ hƣớng dẫn viên, tổ chức bồi dƣỡng, đào tạo để họ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu về hƣớng dẫn.
- Bộ phận phụ trách mảng Á- Úc: có chức ăng tƣơng tự bộ phận phụ trách mảng Âu-Mỹ, nhƣng thị trƣờng mục tiêu của mảng này là du khách của các nƣớc châu Á và châu Úc.
Phòng Outbound: có chức năng tƣơng tự nhƣ phòng Inbound nhƣng chỉ khác là tổ chức các tours cho du khách trong nƣớc (bao gồm cả ngƣời Việt Nam và nƣớc ngoài) đi du lịch ra các nƣớc trên thế giới.
Phòng liên kết chuyên đề:
Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng, tuyên truyền quảng cáo, thu hút nguồn khách du lịch, tiến hành xây dựng các chƣơng trình du lịch với nội
dung và mức giá phù hợp với nhu cầu khách hang, chủ động trong việc đƣa ra các ý đồ mới về sản phẩm của công ty.
Xây dựng các mối quan hệ với các công ty lũ hành khác, các khách sạn trong khu vực công ty phụ trách
Phòng vé máy bay:
Cung cấp thông tin về các chuyến bay cho khách hàng, tƣ vấn cho khách hàng, bán vé và nhận đặt vé theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nƣớc.
Phòng vận chuyển:
Chịu trách nhiệm vận chuyển khách từ lúc đón khách, tƣ vấn cho khách đến các địa điểm tham quan du lịch và đƣa khách về điểm khởi hành khi kết thúc chƣơng trình.
Chi nhánh Hà Nội và chi nhánh Tp. HCM:
Là mối thu hút khách và là đầu mối triển khai các hoạt động nhằm thực hiện các chƣơng trình di lịch của công ty tại hai đầu Hà Nội và TP.HCM.
Phòng kế toán:
Chuyên thực hiện công tác tài chính, tiền lƣơng, chứng từ sổ sách kế toán, thống kê các khoản tự chi của công ty tính thuế, hoạch toán kết quả kinh doanh.
Có nhiệm vụ thanh toán với khách hàng, các bên liên quan, lập quỹ phúc lợi, quỹ khen thƣởng, dự phòng tài chính.
Cung cấp thông tin về số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác quy định theo cấp trên.
Phòng CNTT – Hành chính
Đảm bảo thực hiện các công việc văn phòng tại công ty, cập nhật thông tin một cách nhanh và chính xác
Thực hiện những công tác chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ cán bộ của công ty, tham mƣu cho giám đốc về tổ chức, sắp xếp lao động.
Thực hiện các nội quy chế độ khen thƣởng, kỷ luật, chế độ tiền lƣơng, bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho nhân viên.