Dữ liệu tự nó chỉ là dữ liệu, dữ liệu với các công cụ và tài nguyên phù hợp có thể trở thành thông tin chi tiết. Số hóa hay còn nói cách khác là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu, văn bản dạng giấy với nhiều kích cỡ khác nhau, xuất ra nhiều dạng tập
tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số. Hiểu một cách đơn giản: Số hóa là việc cập nhật các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.
Ngày nay có khá nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm “số hóa” và “chuyển đổi số”. Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số sẽ ở cấp độ cao hơn, một sự hoàn thiện của số hóa. Cụ thể, sau khi dữ liệu đã được số hoá, các công nghệ như AI, Big Data, … sẽ được sử dụng để phân tích, biến đổi dữ liệu và tạo ra một giá trị khác. Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hoàn thiện hơn của số hóa. So với số hóa thì chuyển đổi số thực hiện phức tạp hơn rất nhiều.
Số hóa doanh nghiệp chính là quá trình chuyển đổi công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, quản lý các công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Ngoài ra việc điều hành quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo, các phòng ban cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt trực tiếp, nhắc nhở, phân công công việc sang việc quản lý điều hành qua các hệ thống kết nối internet. Và đây cũng được xem là một nhiệm vụ quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Kết quả của chương trình số hóa là nguyên liệu không thể thiếu cho chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần số hóa các tài liệu, các quy trình cần thiết cho chuyển đổi số. Các tài liệu và quy trình được sử dụng trong toàn bộ các giai đoạn của quá trình chuyển đổi số. Một khi hãng hàng không xác định được mục tiêu của mình, họ có thể bắt đầu thiết kế lại xem công nghệ có thể giúp họ tối ưu hóa quy trình như thế nào. Các hãng hàng không cần xây dựng một nhóm các chuyên gia số và sử dụng các công cụ phù hợp nhất cho tổ chức. Các hãng hàng không có thể không ứng dụng thành công các công cụ hoặc có nhân sự với kỹ năng cần thiết ngay lần đầu tiên nhưng điều đó không có gì bất thường.
Quy trình chuyển đổi dữ liệu này tuy phức tạp nhưng đem đến lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp nên bắt tay vào quá trình số hóa:
- Nâng cao năng suất làm việc
Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Với số hóa, chỉ với một vài thao tác đã có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Nhân viên của công ty có thể sử dụng quỹ thời gian tiết kiệm được đó để học hỏi thêm nhiều kỹ năng hơn, xử lý những công việc khác quan trọng hơn.
- Tiết kiệm chi phí
Thông thường chi phí dùng để in ấn giấy tờ của một doanh nghiệp là một con số khổng lồ. Và chi phí này cũng đã bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí khấu hao trang thiết bị, tiền điện, tiền giấy mực, …
Số hóa dữ liệu ngoài việc giúp tối thiểu hóa những loại chi phí này đến mức thấp nhất còn giúp doanh nghiệp tập trung các nguồn lực tài chính vào những mảng kinh doanh chủ yếu, tăng cường đầu tư để mang lại lợi nhuận.
- Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn
Tất cả những dữ liệu đã được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối mạng internet ở bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào.
Có thể thấy rằng việc số hóa đã tạo ra một cuộc cách mạng mới, giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu. Số hóa toàn bộ các thông tin tài liệu chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp đảm bảo những thành công vượt bậc trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai và tiết kiệm được nhiều chi phí.
