tổng thể (ERP)
Giai đoạn này sẽ được thực hiện cùng lúc song song với giai đoạn 2 để rút ngắn thời gian, cũng như kịp thời có những điều chỉnh, tích hợp. Điểm khác biệt nhất của ERP (Enterprise Resource Planning) so với các phần mềm quản lý kế toán, nhân sự, … đơn thuần hiện tại chính là khả năng tích hợp. Thay vì phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm, nhiều công nghệ rời rạc, không có sự liên kết số liệu, chưa thực sự rõ ràng minh bạch thì ERP chỉ bao gồm một phần mềm duy nhất, kiểm soát tốt hơn
các vấn đề còn tồn đọng, đồng thời tối ưu hóa các nguồn lực. Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận tài chính kế toán cũng như ở bộ phận hành chính nhân sự hay bộ phận kho, đặc biệt là ở một hãng hàng không với những đặc thù khác biệt như đã phân tích ở trên. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn. Ngoài ra, phần mềm còn bao gồm hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) dành cho Ban lãnh đạo và tích hợp các hệ thống phần mềm đặc thù có sẵn tại doanh nghiệp.
Đối với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương nếu áp dụng ERP sẽ giúp hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. Đặc biệt ở VietJet, là công ty có nhiều đơn vị phòng ban khác nhau, bộ phận hành chính nhân sự có thể sẽ có một phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. Các mô-đun (module) của ERP cũng sẽ giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin về tiền lương giữa phòng hành chính nhân sự và phòng tài chính kế toán sẽ được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Một dự án ERP thành công được kết hợp bởi rất nhiều yếu tố. Thiếu đi một giai đoạn, hệ thống ERP của bạn có thể gặp phải những bất lợi lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả triển khai.Cụ thể các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dự án
Đây là thời gian hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án bao gồm thiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu việc cần chuẩn bị trước khi triển khai, thời gian triển khai, các giai đoạn triển khai.
- Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Đây được xem là bước đầu tiên, tạo nền móng cho các bước kế cận. Vì thế, nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai bị lệch hướng.
Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP.
- Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
Sau khi đội phân tích nghiệp vụ trực tiếp khảo sát thực trạng doanh nghiệp sẽ lên tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Đây là một giải đoạn rất quan trọng của dự án. Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và đưa ra các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lý các bài toán quản lý của khách hàng.
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi hai bên cùng nhau thống nhất về tài liệu mô tả URD. Đội ngũ Developer sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả. Sau khi đội ngũ lập trình thiết kế phần mềm thì sẽ chuyển sang đội test để test hệ thống kiểm tra các lỗi.
- Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống
Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…và kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.
- Bước 6: Triển khai (Cài đặt đào tạo)
Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, người dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc. Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.
- Bước 7: Vận hành thử và nghiệm thu
Hỗ trợ chuyển đổi các dữ liệu đã có sẵn (trên file Excel, Txt…) vào các danh mục, chứng từ… và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu chuyển đổi. Và các lỗi còn tồn tại sẽ được khắc phục. Sau khi thử nghiệm thành công doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành thực tế. Các dự án ERP thường được đánh giá qua một số điểm mấu chốt như:
o Mức độ tích hợp với các phần mềm khác
o Chức năng phù hợp với quy trình sản xuất - kinh doanh của công ty
o Khả năng chỉnh sửa tính năng
o Mức độ thân thiện, dễ sử dụng của phần mềm
o Khả năng hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp giải pháp
o Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin - Bước 8: Go- live (Đưa hệ thống vào khai thác)
Trong 1 dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế. Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa, việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.
- Bước 9: Bảo trì và nâng cấp
Trong quá trình vận hành phần mềm ERP có thể phát sinh trường hợp xảy ra lỗi, thông thường các nhà cung cấp sẽ có thời gian bảo hành sữa lỗi miễn phí cho doanh nghiệp từ 6-12 tháng. Sau thời gian bảo hành doanh nghiệp sẽ phải đầu tư chi phí bảo trì cho hệ thống.
Trong tương lai doanh nghiệp sẽ có yêu cầu thêm về tính năng để phù hợp với quy mô hoạt động sau này, việc nâng cấp chính là cải tiến những chức nâng đã có, mở rộng thêm chức năng mới hay nâng cấp phiên bản mới.
Tại VietJet, ERP đã được ban lãnh đạo công ty phê duyệt đầu tư và triển khai, tuy nhiên VietJet chỉ đang tập trung trước mắt vào phân hệ báo cáo. Vào cuối năm 2020, VietJet đã chính thức đưa hệ thống báo cáo quản trị VietJet ERP Platform vào sử dụng cho khối Khai thác. Các khối Phòng ban còn lại sẽ tiếp tục phát triển ở các
giai đoạn tiếp theo. Đối với phân hệ về Quản trị nhân sự, Quản trị tiền lương hiện đang thực hiện tới bước 4 ở quy trình kể trên. Thế nên nhận thấy việc hoàn thiện áp dụng ERP đối với phân sự quản trị nhân sự, đặc biệt là quản trị tiền lương sớm là một giải pháp rất tối ưu để khắc phục những hạn chế hiện tại.