Trong thời đại ngày nay với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học, công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin - tin học, con người có thể khai thác được lượng thông tin vô tận trong thời gian gần như tức thời để phục vụ, hỗ trợ cho mục tiêu hoạt động của mình. Vì vậy nếu không có sự quan tâm thích đáng đến đầu tư công nghệ thông tin - tin học thì các TCTD nói chung và VFC nói riêng sẽ rất bất lợi trong cạnh tranh khi môi trường kinh doanh ngày càng được mở rộng và trở nên thống nhất.
Đối với một TCTD công tác thẩm định dự án thực chất là một quá trình phân tích, so sánh, đánh giá các thông tin khác nhau (của khách hàng và của ngân hàng). Do đó thực chất của quá trình thẩm định tín dụng là quá trình thu thập, phân tích và xử lý thông tin nhằm phục vụ mục tiêu của hoạt động tài trợ dự án là an toàn và hiệu quả.
Trước xu hướng hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống thông tin ngân hàng hiện nay, VFC cần phải chú trọng đầu tư, nâng cấp hệ thống thông tin của mình theo hướng tập trung, chuyên nghiệp, hiện đại. Để làm được điều này, các sản phẩm của Công ty (trong đó có sản phẩm thẩm định dự án) mới có khả năng cạnh tranh, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và của Công ty. Là một bộ phận trong chuỗi sản phẩm của Công ty, việc nâng cấp hệ thống thông tin cho công tác thẩm định
không thể tách rời hệ thống thông tin chung của Công ty. Vì vậy, nội dung sau đây sẽ đề cập đến giải pháp nâng cấp hệ thống thông tin nói chung trong toàn Công ty.
Việc xây dựng được một hệ thống thông tin tập trung, chuyên nghiệp hiện đại là một quá trình lâu dài. Để quá trình này được hiệu quả cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc tập trung, thống nhất, có phân định trách nhiệm rành mạch:
Từ cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tiễn về hoạt động thông tin ngân hàng trên thế giới cũng như của Việt Nam, thì VFC cần phải đổi mới toàn diện, tập trung năng lực của hệ thông thông tin hiện có và phát huy thành quy mô lớn để thực hiện các chức năng:
1. Tập trung điều hành thông nhất toàn hệ thống: Định hướng điều chỉnh hoạt động của các phòng ban, tổ chức, thành viên liên quan để thực hiện đúng trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn; xác nhận và giám sát chất lượng thông tin của các hệ
thống và các tổ chức cung cấp thông tin tài chính - ngân hàng.
2. Tập trung năng lực phục vụ thu nhận, cung cấp dịch vụ thông tin của cả hệ thống không chỉ giới hạn trong ngành ngân hàng.
3. Tập trung dữ liệu quốc gia về tiền tệ, thanh toán, tín dụng và hoạt động của các TCTD.
4. Tập trung nguồn lực: Bao gồm trang thiết bị phần cứng, phần mềm, công nghệ, lao động, nguồn thông tin vào/ra.
Nguyên tắc chuyên nghiệp:
Trong thời đại ngày nay, thông tin phát triển mạnh mẽ đã làm thay đổi mọi thứ kể cả tư duy, nhận thức và phương thức hoạt động của con người chính vì vậy mà quy trình thu thập, xử lý, phân phối thông tin cũng biến đổi lớn. Vai trò của con người càng trở nên quan trọng, là nhân tố quyết định vì thế yêu cầu họ có trình độ cao hơn, công nghệ hiện đại hơn, tư duy vận hành nhanh hơn, chính xác hơn.. .đổi mới công nghệ càng nhanh thì con người càng phải đổi mới kiến thức nhiều hơn. Trong một hệ thống thông tin sẽ cần rất nhiều người có trình độ chuyên sâu, chuyên nghiệp về quản lý, thu thập, điều tra và phân tích dự báo thông tin.
Nguyên tắc hiện đại:
Hiện đại tức là luôn phải đảm bảo tiên tiến và hiệu quả. Hiện đại nhằm đảm bảo năng lực xử lý được quy mô lớn, chất lượng cao do vậy hiện đại được hiểu trước hết là tính sẵn sàng của hệ thống. Hệ thống thông tin luôn được đảm bảo thông suốt, luôn sẵn sàng không để nguồn tin bị gián đoạn, xử lý một cách chính xác, trôi chảy, giúp người sử dụng có thể lấy được thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Hiện đại còn được hiểu là đủ để tiếp nhận liên tục công nghệ mới, nghiệp vụ mới và các yêu cầu mới phát sinh. Hiện đại để hội nhập khu vực và quốc tế. Một hệ thống hiện đại khi nó đủ tiên tiến để hòa mạng, trao đổi dữ liệu thông tin khu vực và quốc tế. Hệ thống thông tin cũng phải đảm bảo yêu cầu an ninh thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà nước, dịch vụ công, xã hội hóa thông tin và trao đổi thông tin quốc tế.
Trong giai đoạn trước mắt Công ty cần thực hiện các giải pháp sau nhằm xây dựng hệ thống thông tin hoàn thiện. Cụ thể:
Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin:
Ve nội dung:
Trên cơ sở các quy trình, quy chế và các mẫu chuẩn, cần phải xây dựng hệ cơ sở dữ liệu thông tin thống nhất chung trong toàn Công ty. Cơ sở dữ liệu phải bao gồm danh sách các khách hàng đã và đang có quan hệ tín dụng với VFC, cập nhật chi tiết đến từng ngày, từng biến động nhỏ của khách hàng, từ lịch sử hoạt động đến chiến lược phát triển của khách hang... Hệ cơ sở dữ liệu cũng phải đảm bảo dễ cập nhật và dễ tra cứu phục vụ tốt cho công tác thẩm định cũng như cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo. Thông qua các phần men hiện đại thì hội sở cũng như các chi nhánh có thể cập nhật thông tin hàng ngày và cơ sở dữ liệu chung.
Ve con người thực hiện:
Để có được cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ và hoàn thiện Công ty cần xây dựng quy chế trong đó quy định chức năng, nhiệm vụ của những bộ phận chịu trách nhiệm cập nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu. Trong đó Bộ phận pháp chế sẽ chịu
trách nhiệm cập nhật những quy trình, quy chế của công ty, các văn bản pháp luật của nhà nước có liên quan đến tài chính ngân hàng và các lĩnh vực thẩm định; Tất cả các phòng ban nghiệp vụ (đặc biệt là khối kinh doanh) tại hội sở và các chi nhánh cung cấp thông tin và tình hình khách hàng tại đơn vị mình cho Phòng quản lý rủi ro Tín dụng và Đầu tư; Phòng quản lý rủi ro là đầu mối thực hiện công tác phân tích, tổng hợp thông tin khách hàng để cập nhật lên cơ sở dữ liệu hàng ngày và hàng tháng. Các nội dung khác Trung tâm thông tin sẽ chịu trách nhiệm đầu mối thực hiện.
Ve cách thức lưu trữ cơ sở dữ liệu: Các thông tin liên quan đến các giao dịch của khách hàng đối với Công ty phải thường xuyên đươc cập nhật trên hệ thống Banking 2000. Các thông tin khác (thông tin mang tính tổng hợp, phân tích, các văn bản pháp luật được sử dụng làm thông tin tra cứu....) được cập nhật trên trang web nội bộ của VFC.
Xây dựng quy chế công bố và bảo mật thông tin: Với mạng lưới rộng khắp cả nước và số lượng khách hàng ngày càng tăng, công tác cập nhật thông tin cho cơ sở dữ liệu là rất quan trọng và mang tính bí mật. Bởi vậy đã đến lúc cần thiết phải xây dựng quy chế công bố thông tin trong đó quy định thống nhất trong toàn hệ thống ve những thông tin cần công khai và những thông tin không được công khai.
Tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thông tin ngân hàng: Thực tế cho thấy cán bộ giỏi về công nghệ thông tin nhưng không có kiến thức tín dụng, tài chính - ngân hàng.. .không thể đưa ra những sản phẩm phần mềm sử dụng đắc lực cho hoạt động tài chính - ngân hàng. Phần lớn các cán bộ thông tin tại Công ty hiện nay đã tốt nghiệp từ các ngành kỹ thuật chuyên ngành công nghệ thông tin nhưng do chưa được bổ sung kiến thức về tài chính ngân hàng nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện các bài toán phần mềm nghiệp vụ do các phòng nghiệp vụ đặt ra. Về ngắn hạn công tác đào tạo cán bộ công nghệ thông tin có thể thực hiện theo hai hướng: Đối với cán bộ được đào tạo chuyên về công nghệ thông tin tại các trường kỹ thuật như được cử đi đào tạo thêm về kiến thức kinh tế và nghiệp
vụ ngân hàng; hoặc các cử nhân kinh tế, ngân hàng sau một thời gian công tác tại công ty được cử đi học thêm về công nghệ thông tin. Trong thời gian tới VFC cần tăng cường công tác quản lý và nâng cao trình độ của cán bộ thẩm định để phù hợp với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của Công ty.
3.2.5. Xây dựng và ban hành hệ thống chấm điểm, xếp hạng từng khách hàng
Muốn đẩy mạnh hiệu quả hoạt động thẩm định thì một trong những yêu cầu cần thiết là hoàn thiện và ứng dụng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ trong đánh giá khách hàng và thẩm định cho vay nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác thẩm định và quyết định tín dụng. Việc xếp hạng tín dụng khách hàng để có phương pháp ứng xử phù hợp còn tạo sự hấp dẫn và thu hút ngày càng nhiều khách hàng có uy tín gắn bó lâu dài, giúp cho hoạt động của VFC được thuận lợi và phát triển ổn định. Hơn nữa, với tư cách là định chế tài chính thuộc Tập đoàn, việc xếp hạng khách hàng Tập đoàn còn góp phần cung cấp cho Tập đoàn cái nhìn toàn diện, đầy đủ, chính xác hơn đối với thực trạng hoạt động của các đơn vị thành viên Bên cạnh đó, tạo một tấm gương soi chung cho các đơn vị thành viên nhìn nhận được ưu khuyết điểm của mình. Hay nói cách khác, việc VFC chấm điểm cho các khách hàng của mình cũng đã đưa ra một định hướng phát triển hoàn thiện, nâng cao quản lý, năng lực tài chính cho các đơn vi trong Tập đoàn có quan hệ tín dụng tại VFC. Từ việc có hệ thống xếp hạng tín dụng khách hàng VFC sẽ có tiếng nói độc lập hơn với Tập đoàn trong quá trình ra các quyết định cho vay, hạn chế việc cho vay chỉ định duy ý chí từ phía Tập đoàn.
VFC cần hoàn thiện Hệ thống chấm điểm và xếp hạng khách hàng, theo đó phải tính đến các đặc thù trong hoạt động kinh doanh của khách hàng vay vốn của VFC là cho vay đối với ngành đóng tàu nhằm giúp cho việc đánh giá xếp hạng khách hàng được chính xác hơn, tiến gần với thông lệ quốc tế hơn. Việc triển khai việc ứng dụng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ trong công tác đánh giá khách hàng và thẩm định cho vay là một trong những giải pháp quan trọng nhằm giúp VFC nâng cao chất lượng thẩm định và giảm thiểu rủi ro tín dụng.
3.2.6. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức điều hành và cơ sở vật chất phục
vụ công tác thẩm định dự án đầu tư
Thực tế cho thấy rằng ngay cả khi TCTD xây dựng được một quy trình thẩm định với những nội dung thẩm định khoa học và hợp lý thì chất lượng công tác thẩm định cũng chưa được đảm bảo chắc chắn. Vì nó còn phụ thuộc vào công tác tổ chức điều hành thực hiện và cơ sở vật chất phục vụ hoạt động thẩm định. Do đó, hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện và cơ sở vật chất phục vụ thẩm định DAĐT là biện pháp cần thiết nhằm hoàn thiện công tác thẩm định tại VFC. Đơn vị cần phối hợp thực hiện một cách đồng bộ các phương án để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức điều hành và cơ sở vật chất phục vụ thẩm định bởi tính gắn bó hữu cơ với nhau. Đặc biệt, trong thời gian tới khi được tăng cường trang thiết bị phải chú trọng sao cho tận dụng tối đa năng suất và hiệu quả của các phương tiện, cả đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý và cán bộ thẩm định đều phối hợp sử dụng.
Việc tổ chức thực hiện công tác thẩm định cần được tiến hành theo hướng tinh giảm và gọn nhẹ, song vẫn phải đảm bảo tính hiệu quả cao. Số lượng cán bộ thẩm định phải đảm bảo đủ để đáp ứng yêu cầu của công việc. Việc sắp xếp, bố trí cán bộ phải căn cứ vào năng lực và khả năng chuyên môn của từng người. Đây là cơ sở để nâng cao chất lượng thẩm định thông qua việc nâng cao hiệu quả làm việc của các cán bộ thẩm định. Bên cạnh đó, VFC cần phải gắn trách nhiệm của các cán bộ thẩm định với phần công việc mà họ đảm nhận và với những kết luận thẩm định mà họ đưa ra, nhằm giảm thiểu các biểu hiện của rủi ro đạo đức.
Mặt khác để hạn chế tác động của rủi ro đạo đức, việc thực hiện công tác thẩm DAĐT phải được tiến hành dưới hình thức tập thể do cán bộ của các phòng Tín dụng, Nguồn vốn và Thẩm định đảm nhận. Các báo cáo thẩm định đưa ra sẽ được xem xét lại và chỉ có hiệu lực khi được thông qua bởi hội đồng thẩm định của VFC. Công đoạn này nên được thực hiện cho tất cả các dự án được VFC tài trợ, không nên chỉ dừng lại ở các dự án phức tạp và có quy mô lớn như hiện nay.
Ngoài ra, công tác kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ tại VFC cũng cần được thực hiện thường xuyên nhằm phát hiện kịp thời các sai sót để có biện pháp xử lý
tránh những tổn thất xảy ra cho VFC. Khi kiểm tra cần tập trung vào việc tính toán các chỉ tiêu hiệu quả tài chính và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý tài chính doanh nghiệp, quản lý tín dụng trong quá trình thẩm định DAĐT của các cán bộ thẩm định.
Thực hiện công tác kiểm toán do các công ty kiểm toán bên ngoài đảm nhiệm để tăng tính khách quan. Ket hợp với các cơ quan thanh tra, kiểm tra khác của Nhà nước để thực hiện việc kiểm tra giám sát các hoạt động của TCTD để hoạt động kinh doanh của các TCTD luôn lành mạnh.
Hàng năm trên cơ sở kế hoạch chung, VFC cần xây dựng một khung chương trình với nội dung công việc cụ thể cho công tác thẩm định. Sau khoảng thời gian một quý, việc tổng hợp các báo cáo thẩm định sẽ giúp VFC có được những thông tin về tình hình tín dụng và rút ra được những kinh nghiệm làm cơ sở cho việc triển khai công tác thẩm định trong giai đoạn sau.
3.2.7. Thành lập phòng thẩm định và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban liên quan đến công tác thẩm định dự án
Trước hết về cơ cấu tổ chức bộ máy trong Công ty, không nên duy trì tình trạng Phòng tín dụng đảm trách tất cả các khâu từ tiếp xúc khách hàng, thẩm định hồ sơ vay vốn để xét duyệt cho vay, theo dõi giải ngân, theo dõi sau cho vay, thu hồi nợ, thậm chí CBTD đảm nhận cả nhiệm vụ định giá tài sản đảm bảo, thực hiện các thủ tục đảm bảo tín dụng. Ưu điểm của mô hình này là cán bộ tín dụng vừa có chức năng thẩm định, vừa được quyền quyết định tín dụng ở một mức phán quyết nhất định. Tuy nhiên, công tác thẩm định nằm trong Phòng Tín dụng dẫn đến tính độc lập không cao, dễ phát sinh tình trạng tự làm, tự kiểm tra, thiếu tính khách quan, không phát hiện sớm các sai sót. Để công tác thẩm định đạt hiệu quả cao, phân tích và đánh giá thông tin một cách chính xác nhất thì VFC nên thành Phòng thẩm định độc lập với Phòng nghiệp vụ tín dụng. Trong thời gian gần đây, đã có một sự thay đổi cơ bản trong cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình cấp tín dụng ở một số ngân hàng Việt Nam. Trước đây, Phòng tín dụng là bộ phận trước đây tiếp xúc với khách hàng và tiến hành thẩm định hồ sơ vay vốn để xem xét quyết định cho
vay. Nhưng hiện nay có sự thay đổi thành ba Phòng bao gồm Phòng quan hệ khách