1 .2 Đặc trưng của hoạt động tài chính vi mô
3.3.3. Đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, xây dựng quy trình và thủ tục hợp
hợp lý
3.3.3.1. Năng lực của các tổ chức
các chuẩn mực tài chính quốc tế rất quan trọng trong việc nâng cao tính minh
bạch và uy tín cho các TC hoạt động TCVM, làm cho các tổ chức có thể tiếp
cận rộng rãi với các nguồn vốn bên ngoài, thích ứng với môi trường đang thay
đổi và cung cấp dịch vụ cho người nghèo một cách bền vững. Các tổ chức hoạt động TCVM cần thuê các tổ chức kiểm toán độc lập và lập báo cáo tài chính theo hệ thống tiêu chuẩn báo cáo tài chính quốc tế, thực hiện đánh giá bên ngoài xếp loại chương trình hoạt động của mình. Việc tham gia các hoạt
động minh bạch tài chính như MIX, CGAP nhằm khuyến khích tính minh bạch của các báo cáo tài chính của các tổ chức TCVM đồng thời cũng quảng
bá hình ảnh với chi phí thấp, kêu gọi tài trợ quốc tế cũng như trong nước thường
xuyên hơn. Hơn nữa việc minh bạch về tài chính sẽ giúp cho lãnh đạo của các
TC hoạt động TCVM có điều kiện tốt hơn để ra các quyết định quản lý.
3.3.3.2. Quy trình
Dịch vụ tín dụng là nghiệp vụ chủ yếu của các TC hoạt động TCVM hiện nay. Các TC hoạt động TCVM cần rà soát lại và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ để đảm bảo tính thống nhất chặt chẽ nhưng linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Thông tin khách hàng cần được chú ý hơn bằng hệ thống thông tin, tăng cường kiểm tra đôn đốc khách hàng để quản lý nợ xấu và ngăn ngừa nợ xấu xảy ra. Bên cạnh đó cần đưa ra các mức lãi suất cạnh tranh, thủ tục nhanh chóng linh hoạt. Những quy định và thủ tục rõ ràng, đơn giản hơn cũng sẽ làm giảm đi những chi phí giao dịch cho các khách hàng,
hoạch kinh doanh của khách hàng khả thi, khuyến khích những người hoàn trả vốn trước thời hạn bằng cách tạo ra những chương trình như số vốn cho vay nhiều hơn, thủ tục đơn giản hơn hoặc lãi suất ưu đãi. Tuy nhiên, cần chú ý đối với một số hộ nghèo, họ vay "để sống" mặc dù đơn xin vay thường ghi là “để làm kinh doanh”. Như vậy cần phải tìm hiểu kỹ mục đích sử dụng, cần chi tiết hóa nội dung khi sử dụng vốn.
Đối với những khách hàng chưa hoàn trả đúng kỳ hạn hoặc không có khả năng trả nợ, cán bộ tín dụng cần xem xét kỹ lưỡng nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho các mục đích sử dụng tương tự đồng thời đánh giá khách hàng bỏ nửa chừng để khắc phục hạn chế của tổ chức mình. Tất cả cần được trình bày thành biên bản để tổng kết vào cuối năm hoạt động.
3.3.4. Phát triển nguồn nhân lực
Nhân lực luôn là một trong các yếu tố quyết định sự sống còn của một tổ chức. Một tổ chức phát triển bền vững được hay không cần có sự đóng góp rất lớn của đội ngũ cán bộ và TCVM không nằm ngoài quy luật đó. Hơn nữa đó cũng là thách thức lớn để đáp ứng yêu cầu của pháp luật về nguồn nhân lực trong quá trình chuyển đổi thành tổ chức TCQMN.
3.3.4.1. Cán bộ cấp quản lý
Việc chuyển đổi để trở thành một trung gian tài chính chuyên nghiệp, do NHNN cấp phép và giám sát dẫn tới các tổ chức hoạt động TCVM phải đáp ứng các yêu cầu về cơ cấu tố chức: Hội nghị thành viên, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc. Như vậy việc thay đổi bộ máy lãnh đạo cần căn cứ vào nội lực của chính tổ chức để tái cơ cấu và tăng cường năng lực đặc biệt là đội ngũ nhân sự chủ chốt.
3.3.4.2. Cán bộ nghiệp vụ
Thứ nhất là việc tuyển dụng nhân sự
đến nhân viên tham gia vào hoạt động cung cấp trực tiếp sản phẩm đến tay khách hàng. Họ là những người làm việc cùng khách hàng nên phải hiểu được
khách hàng của mình là ai, cần gì và mình sẽ làm gì để cân bằng lợi ích của hai bên. Người nghèo thông thường có nhận thức kém, mặc cảm với số phận
và lảng tránh với những thủ tục giấy tờ rắc rối. Cần tuyển dụng cán bộ thực hiện hoạt động này từ chính cộng đồng địa phương. Họ tìm hiểu kỹ lưỡng tình
trạng gia đình của khách hàng cũng như thu nhập, người nghèo cạnh họ đang
cần gì từ các tổ chức, thực trạng nghèo của họ như thế nào, địa lý thuận lợi cho việc sử dụng vốn như thế nào. Những người thẩm định và xét duyệt đơn
vay vốn cũng là những người ở địa phương để tiết kiệm chi phí quản lý.
Thứ hai là năng lực nhân sự
Đào tạo nguồn nhân lực là điều không thể thiếu để phát triển hoạt động TCVM. TCVM nối liền ngân hàng với mục tiêu xã hội vì vậy năng lực cần thiết phải xây dựng ở tất cả các cấp từ thể chế tài chính qua sự điều chỉnh, giám sát con người và hệ thống thông tin tới sự phát triển của chính phủ và nhà tài trợ. Các TC hoạt động TCVM có thể phối hợp với nhau để cùng đào tạo chuyên sâu cho các cán bộ trong ngành, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm. Một vấn đề nghiêm trọng cần được chú ý hơn cho các TC hoạt động TCVM là sự thiếu đạo đức cho vay thương mại. Do các khoản vay này thường là các khoản vay ưu đãi từ chính phủ đến các hộ người nghèo thông qua các đoàn thể địa phương nên được chính phủ bao cấp hết mọi khoản rủi ro, mất mát của vốn vay. Trong khi để các TC hoạt động TCVM phát triển bền vững thì phải tính đến yếu tố lợi nhuận. Như vậy cần phải tăng cường tư cách đạo đức
thấy có hi vọng về nguồn vốn và sự mới mẻ so với cách họ vẫn thường lui tới
người thân, hàng xóm, họ hàng.để vay mượn lúc túng quẩn. Chính vì hiểu được tâm lý của người nghèo khi họ cần vốn và dịch vụ, cán bộ tín dụng phải
có kỹ năng tư vấn, tránh làm họ bị tổn thương.
Thứ tư là duy trì và tìm kiếm khách hàng
Các TC hoạt động TCVM cần duy trì khách hàng thân thuộc vì đó là những người tạo nên uy tín cho tổ chức cũng như gián tiếp tìm kiếm thêm khách hàng mới cho tổ chức. Cần nâng cao hoạt động tìm kiếm khách hàng để duy trì và phát triển bền vững.
Thứ năm là duy trì sự ổn định trong bộ máy nhân sự
Các TC hoạt động TCVM cần tính toán hợp lý để bù đắp chi phí hoạt động, đồng thời tạo sự ổn định thu nhập cho cán bộ làm việc, khối lượng công việc và hiệu quả công việc tỷ lệ thuận với thu nhập họ nhận được để duy trì cuộc sống. Đối với các TC hoạt động TCVM nằm trong khuôn khổ pháp lý thì tỷ lệ số KH quản lý trên đầu người phải tuân thủ theo pháp luật. Tuy nhiên tình trạng quá tải - một người phải quản lý đến hàng trăm khách hàng có thể gây ra tình trạng khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động sử dụng vốn.