(Nguồn: Cụng ty TNHH Lữ hành và nghỉ dưỡng Á Chõu)
Hỡnh 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
- Phũng kế toỏn cú chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn tài chớnh phục vụ cho cụng tỏc quản lý. Qua đú thực hiện việc kiểm tra tỡnh hỡnh kinh doanh, hiệu quả hoạt động kinh doanh qua từng thời kỳ, thỳc đẩy việc tũn thủ cỏc chớnh sỏch, chế độ hạch toỏn đồng thời nõng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Xử lý cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh hàng ngày, làm quyết toỏn hàng thỏng, quý, năm, đối chiếu và xử lý, kiểm kờ, chuẩn bị số liệu để phõn tớch kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, so sỏnh với cỏc năm trước, đưa ra cỏc kết luận phự hợp cho quản lý.
- Phũng kế toỏn cú trỏch nhiệm đụn đốc cụng nợ với khỏch hàng, chuẩn bị tiền vốn cho kinh doanh. Kiểm tra, giỏm sỏt việc thu chi tài chớnh, hạch toỏn cỏc loại chi phớ liờn quan, ...
Nhõn sự phũng kế toỏn gồm 6 nhõn viờn với 4 phận hệ hoạt động đú là: kế toỏn thuế (1 nhõn viờn), kế toỏn tổng hợp (1 nhõn viờn), kế toỏn lương (1 nhõn viờn) và thủ quỹ (1 nhõn viờn).
Kế toỏn và bộ mỏy kế toỏn phự hợp với tổ chức kinh doanh của cụng ty. Tổ chức ghi chộp, tớnh toỏn và phản ỏnh chớnh xỏc, trung thực, kịp thời, đầy đủ tồn bộ tài sản và phõn tớch kết quả hoạt động kinh doanh của cụng ty. Lập đầy đủ và gửi đỳng hạn cỏc bỏo cỏo kế toỏn và quyết toỏn của cụng ty theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thi hành kịp thời cỏc chế độ, thể lệ tài chớnh, kế toỏn nhà nước cho cỏc bộ phận và cỏc cỏ nhõn trong cụng ty cú liờn quan.
- Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toỏn. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bối dưỡng nõng cao trỡnh độ, xõy dựng đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn trong cụng ty.
- Kế toỏn trưởng phải giỏm sỏt việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, cỏc định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, cỏc khoản phụ cấp và cỏc chớnh sỏch chế độ với người lao động.
- Tổ chức phõn tớch hoạt động kinh tế trong cụng ty một cỏch thường xuyờn, nhằm đỏnh giỏ đỳng đắn hiệu quả kế hoạch kinh doanh của cụng ty, phỏt hiện những lĩng phớ, thiệt hại đĩ xảy ra, những việc khụng cú hiệu quả, những sự trỡ trệ trong kinh doanh để cú biện phỏp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động của cụng ty ngày càng tăng.
- Thụng qua cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, tham gia nghiờn cứu cải tiến tổ chức kinh doanh, xõy dựng phương ỏn kinh doanh, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thỏc khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và năng cao khụng ngừng hiệu quả của đồng vốn.
- Cập nhật chứng từ kế toỏn thuế, phản ỏnh, hạch toỏn, ghi chộp đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh vào sổ sỏch kế toỏn của cụng ty.
- Hồn thiện tồn bộ cỏc loại giấy tờ, chứng từ cần thiết cho cụng việc hạch toỏn kế toỏn như: Hợp đồng lao động, cỏc loại hợp đồng khỏc nếu phỏt sinh ...
- Lập đầy đủ và gửi đỳng hạn cỏc bỏo cỏo kế toỏn thuế và quyết toỏn của cụng ty theo chế độ quy định như: Bỏo cỏo tài chớnh. Lưu trữ chứng từ, sổ sỏch thuế và bỏo cỏo thuế đảm bảo chứng từ sổ sỏch, bỏo cỏo đầy đủ.
- Đại diện cụng ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toỏn thuế, cú kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toỏn thuế.
* Kế toỏn tổng hợp:
- Thực hiện kết chuyển, lập bỏo cỏo đối với cỏc tour du lịch về: chi phớ tour, doanh thu tour, bỏo cỏo xe, bỏo cỏo quà tặng, ....
- Lờn bỏo cỏo tổng hợp gửi kế toỏn trưởng khi cú yờu cầu.
- Lưu trữ và đảm bảo chứng từ, sổ sỏch và bỏo cỏo đầy đủ.
- Lập cỏc phiếu thu, hạch toỏn, theo dừi, kiểm tra, đối chiếu số liệu với khỏch hàng và lập bảng xỏc nhận cụng nợ với khỏch hàng vào cuối thỏng. Đụn đốc đũi nợ khỏch hàng.
- Lưu trữ chứng từ, sổ sỏch và cỏc bỏo cỏo liờn quan đầy đủ.
- Kế toỏn phản ỏnh, theo dừi kịp thời số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động của TS, đảm bảo an tồn về hiện vật, khai thỏc sử dụng đỳng mục đớch cú hiệu quả.
- Phải lập hồ sơ cho mọi TS trong doanh nghiệp: biờn bản giao nhận, hoỏ đơn mua TS, và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan
- Phản ỏnh giỏ trị hao mũn trong quỏ trỡnh sử dụng, tham gia lập kế hoạch sửa chữa TS, kiểm kờ, đỏnh giỏ định kỳ TS trong những trường hợp cần thiết.
* Kế toỏn vốn bằng tiền:
- Lập cỏc phiếu chi căn cứ vào cỏc chứng từ hợp lệ đĩ được ký duyệt. Cỏc nội dung trờn phiếu chi phải đỳng, đầy đủ và chớnh xỏc.
- Hạch toỏn cỏc nghiệp vụ ngõn hàng vào sổ sỏch, bỏo cỏo tài khoản ngõn hàng. Theo dừi cỏc hợp đồng vay ngõn hàng, bỏo cỏo thời gian trả nợ và số tiền nợ phải trả, tổng tiền nợ của cỏc hợp đồng vay cho kế toỏn trưởng trước hạn thanh toỏn 1 tuần.
- Giao dịch với ngõn hàng: Làm cỏc thủ tục liờn quan đến ngõn hàng để vay tiền, mở thư tớn dụng LC, ... lấy sổ phụ tài khoản ngõn hàng. Sổ phụ phải lấy hết vào ngày cuối cựng của thỏng. Hồn thành hết cỏc giao dịch với ngõn hàng khi cú phỏt sinh.
* Kế toỏn lương:
- Kế toỏn dựa vào bảng chấm cụng của bộ phận nhõn sự và quyết định cỏc khoản thưởng của Ban giỏm đốc để tớnh lương phải trả cho nhõn viờn, cựng cỏc khoản trớch theo lương như bảo hiểm xĩ hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đồn...Ngồi ra, kế toỏn cũn phải phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng và chi tiờu quỹ lương, cung cấp cỏc thụng tin kinh tế cần thiết cho cỏc bộ phận liờn quan.
- Lập bảng tớnh lương và cỏc bỏo cỏo liờn quan chuyển lờn cho Kế toỏn trưởng và Ban giỏm đốc duyệt. Sau đú chuyển tới bộ phận thanh toỏn để chuyển trả lương cho nhõn viờn.
- Thực hiện cụng việc thu, chi theo cỏc phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Lập sổ quỹ ghi chộp, theo dừi cỏc chứng từ thu, chi phỏt sinh, tiền tồn quỹ kịp thời và chớnh xỏc.
- Lưu trữ chứng từ, sổ sỏch và bỏo cỏo đầy đủ, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày, đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ.
- Cựng nhõn viờn kế toỏn, kế toỏn trưởng kiểm quỹ vào cuối hàng thỏng. Lập biờn bản kiểm quỹ cú chữ ký đầy đủ của 03 bờn. Lập bỏo cỏo tồn quỹ cuối thỏng.