Kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi 5 yếu tố, cụ thể là: - Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát
- Hệ thống thông tin và truyền thông - Hoạt động giám sát
Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cung cấp cơ sở để thực hiện việc kiểm soát nội bộ trong toàn tổ chức. Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao thiết lập giai điệu ở đầu về mức độ quan trọng của kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả tiêu chuẩn ứng xử dự kiến. Quản lý củng cố kỳ vọng ở các cấp độ khác nhau của tổ chức. Môi trường kiểm soát bao gồm tính toàn vẹn và giá trị đạo đức của tổ chức; các thông số cho phép ban giám đốc thực hiện trách nhiệm giám sát quản trị của mình; cơ cấu tổ chức và phân công thẩm quyền và trách nhiệm; quá trình thu hút, phát triển và giữ chân những cá nhân có thẩm quyền; và sự nghiêm ngặt xung quanh các biện pháp thực hiện, khuyến khích và phần thưởng để thúc đẩy trách nhiệm đối với hiệu suất. Kết quả cho thấy môi trường kiểm soát có tác động lớn đến toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát được xem xét đánh giá qua các nhân tố sau:
- Đặc thù về quản lý: Các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê duyệt các quy định, chính sách và thủ tục kiểm soát theo quan điểm điều hành của mình.
- Cơ cấu tổ chức: thiết lập hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quy định và triển khải các quyết định đó cũng như giám sát, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó.
- Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực: tuyển dụng, định hướng, đào tạo, nhận xét, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, bồi thường và các chính sách đền bù. Đảm bảo nhân viên luôn làm được việc, có những khóa đào tạo thêm nghiệp vụ, đồng thời có các chế độ thi đua thưởng phạt nhằm khích lệ nhân viên phát triển.
không kiểm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, thường có quyền hạn và nhiệm vụ giám sát việc chấp hành luật pháp, giám sát và kiểm tra công việc của kiểm soát nội bộ.
- Công tác kế hoạch: thông qua những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc để đưa ra các kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế giúp việc thực hiện được khoa học và nghiêm túc, cũng chính là công cụ kiểm soát hữu hiệu. Trong quá trình thực hiện, ban quản lý luôn theo dõi, phân tích các yếu tố để có thể phát hiện kịp thời những điều bất thường, không hợp lý để kịp thời đưa ra điều chỉnh và cách xử lý.
- Môi trường bên ngoài: bao gồm pháp luật, chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ. Cái này nằm ngoài hệ thống kiểm soát của ban lãnh đạo. Nhưng nó có ảnh hưởng đến việc điều hành của các nhà quản lý. Hệ thống pháp luật giúp đảm bảo môi trường kinh doanh bình đẳng, lành mạnh. Môi trường văn hóa định hướng quan hệ đạo đức, lối sống và cách làm việc.
Đánh giá rủi ro:
Mỗi thực thể phải đối mặt với một loạt các rủi ro từ các nguồn bên ngoài và bên trong. Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt được các mục tiêu. Đánh giá rủi ro bao gồm một quá trình không ngừng thay đổi và lặp đi lặp lại để xác định và đánh giá rủi ro trong lộ trình để đạt được các mục tiêu. Những rủi ro đối trong quá trình đạt được các mục tiêu này với các yếu tố liên quan phải được đánh giá trong mức độ cho phép. Do đó, đánh giá rủi ro là cơ sở để xác định mức độ rủi ro chấp nhận được để có kết quả mong muốn.
Một điều kiện kiên quyết để đánh giá rủi ro là việc thiết lập các mục tiêu, được liên kết ở các cấp độ khác nhau của thực thể. Quản lý chỉ định các mục tiêu trong các danh mục liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ đủ rõ ràng để có thể xác định và phân tích rủi ro cho các mục tiêu đó. Quản lý cũng xem xét sự phù hợp của các mục tiêu cho thực thể. Đánh giá rủi ro cũng đòi hỏi quản lý phải xem xét tác động của những thay đổi có thể xảy ra trong môi trường bên ngoài và trong mô hình kinh doanh của chính nó có thể khiến việc kiểm soát nội bộ không hiệu quả.
Các hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và quy trình giúp đảm bảo rằng các chỉ thị của Ban quản lý để giảm thiểu rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp của thực thể, ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình kinh doanh và trên môi trường công nghệ. Chúng có thể là phòng ngừa hoặc phát hiện ra về bản chất và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công hay tự động như ủy quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu và đánh giá kết quả kinh doanh. Sự phân chia nhiệm vụ thường được xây dựng trên việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát. Trong trường hợp việc phân công nhiệm vụ khó khả thi, buộc ban quản lý phải đưa ra lựa chọn để có những biện pháp thực thi khác thay thế kịp thời thay thế.
Việc xây dựng kiểm soát nội bộ dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhằm đảm bảo tính khách quan trong các nghiệp vụ nhằm hạn chế các sai phạm, hành động lạm dụng quyền hạn nhằm mục đích tư lợi cá nhân. Ví dụ: kế toán và thủ quỹ, vừa làm kiểm soát vừa làm giao dịch viên, vừa làm kiểm soát nội bộ tại chi nhánh vừa làm giao dịch viên.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong cùng phòng ban, bộ phận để hạn chế việc một cá thể thực hiện nhiều mặt của một nghiệp vụ, giúp hạn chế sai sót, dễ dàng phát hiện sai phạm nếu có.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, việc ủy quyền từ cấp trên cho cấp dưới là một hình thức giúp giảm tải quyền hạn và trách nhiệm tập trung hết vào một người giúp giàn tản khối lượng công việc một cách hợp lý. Phê chuẩn phải đúng đắn, đúng mục đích, đúng trách nhiệm và đúng pháp luật trước khi thực hiện.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin là cần thiết giúp các thực thể dễ dàng thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ trong việc hỗ trợ để đạt được các mục tiêu của nó. Việc kiểm soát nguồn thông tin liên quan và đáng tin cậy từ cả nguồn bên trong và bên ngoài để hỗ trợ hoạt động của các yếu tố cấu khác của kiểm soát nội bộ là rất quan trọng. Truyền thông là quá trình liên tục, lặp đi lặp lại của việc cung cấp, chia sẻ và thu thập thông tin cần
thiết. Truyền thông nội bộ là phương tiện để thông tin được phổ biến trong toàn tổ chức, xuyên suốt trong tập thể. Nó cho phép nhân viên luôn nhận được một thông điệp rõ ràng từ quản lý cấp cao và trách nhiệm kiểm soát phải được thực hiện nghiêm túc. Nó cập nhật các thông tin bên ngoài liên quan và cung cấp thông tin cần thiết ra bên ngoài để đáp ứng các yêu cầu và mong đợi.
- Thông tin: Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy
là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình đảm bảo nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ.
Yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động, tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động.
- Truyền thông: là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để
nhấn mạnh vai trò của truyền đạt thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức.
Mọi thành viên của tổ chức phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức, chẳng hạn thông tin từ Nhà nước, cổ đông, khách hạng cũng cần được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời với những biến động, thay đổi có thể xảy ra.
Hoạt động giám sát:
mỗi một trong năm thành phần của kiểm soát nội bộ, bao gồm các kiểm soát có ảnh hưởng đến các nguyên tắc trong mỗi thành phần và hoạt động. Đánh giá liên tục, được xây dựng vào các quy trình kinh doanh ở các cấp độ khác nhau của thực thể, cung cấp thông tin kịp thời. Các đánh giá từng phần, được thực hiện định kỳ, sẽ khác nhau về phạm vi và tần suất tùy thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của các đánh giá liên tục và các quản lý khác. Các kết quả được đánh giá theo các tiêu chí được thiết lập bởi các cơ quan quản lý hoặc cơ quan quản lý tiêu chuẩn được công nhận và ban giám đốc, đồng thời mọi sự thiếu sót phải được thông báo cho ban quản lý và ban giám đốc kịp thời.