3.2.1. Về môi trường kiểm soát.
3.2.1.1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, năng lực quản trị, điều hành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức KSNB
• Nâng cao chất lượng nguồn nhân sự, năng lực quản lý:
Yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất liên quan đến sự thành bại của bất cứ hoạt động nào trên mọi lĩnh vực. Đối với NHTM thì yếu tố con người càng đóng một vai trò quan trọng, nó gắn liền với chất lượng dịch vụ và hình ảnh của Ngân hàng
từ đó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng.
Qua quá trình quan sát tại một số chi nhánh, đơn vị kinh doanh cho thấy trong nghiệp
vụ huy động vốn trình độ chuyên môn của cán bộ chưa đồng đều, khả năng giao tiếp với khách hàng còn hạn chế, chưa thực sự làm khách hàng hài lòng. Bên cạnh đó, khả
năng thực hiện giao dịch , kiểm soát giao dịch vẫn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy viêc nâng cao chất lượng nhân lực là vô cùng đúng đắn và cấp thiệt trong hệ thống Ngân hàng GPBank.
Đối với cán bộ quản lý đòi hỏi các cán bộ quản lý cần thường xuyên nghiên cứu, học tập nắm vững, thực hiện đúng các quy định hiện hành và không ngừng nâng cao năng
lực công tác nhất là khả năng phát hiện, ngăn chặn những thủ đoạn lợi dụng của khách
lượng
hàng.
•Kiện toàn bộ máy kiểm tra kiểm soát:
Ban điều hành cần nhận thức rõ tầm quan trọng của bộ phận này đối với hoạt động kinh doanh của Ngân hàng bằng các biện pháp đầu tư thích đáng, luôn quan tâm
đến chất lượng, hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ trong việc phát hiện các tồn tại trong hoạt động, ngăn ngừa gian lận, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Ban lãnh đạo Ngân hàng GPBank cần nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm tra kiểm soát nội bộ đầy đủ và hữu hiệu, coi đây là một trong những giải pháp mang tính chiến lược đồng thời là đòi hỏi cấp thiết hiện nay Ban lãnh đạo cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và phổ biến đến mọi thành viên bằng
các thể thức thích hợp. Đảm bảo mọi cán bộ nhân viên phải quán triệt được tầm quan
trọng của kiểm tra kiểm soát nội bộ, vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra
có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một
cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ liên quan. Để nâng cao tính độc lập của bộ phận kiểm soát nội bộ.
Như các vấn đề đã được phân tích tại chương 2 ta thấy việc hoàn thiện bộ máy tổ chức KSNB nghiệp vụ huy động vốn tại Ngân hàng Ngân hàng TM TNHH MTV Dầu khí Toàn Cầu là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Đề thực hiện tốt nhiệm vụ này Ngân hàng Ngân hàng TM TNHH MTV Dầu khí Toàn Cầu cần thực hiện những việc sau:
+ Tăng cường số lượng cán bộ, và nâng cao chất lượng trình độ cán bộ tham gia
trực tiếp vào nghiệp vụ huy động vốn và KSNB nghiệp vụ Huy động vốn
- Đối với cán bộ quản lý, hoạch định chính sách và những cán bộ không giao dịch trực tiếp với KH đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt, có khả năng đánh giá nguồn nhân lực và hiểu biết về kinh tế - xã hội. Đó phải là những cán bộ có năng lực lãnh đạo giỏi,có tầm nhìn xa, am hiểu sâu sắc về các dịch vụ ngân hàng và kiểm soát nội bộ.. .Trong công tác quy hoạch cán bộ
cấp lãnh đạo tại chi nhánh, nên chú trọng quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm cán bộ trẻ có tài và có đức vào các vị trí để tạo thêm sự năng động, hội nhập, và bứt phá trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Bên cạnh đó phải xây dựng chế độ khen thưởng phù hợp nhằm giữ chân những cán bộ có năng lực.
-Đối với cán bộ trực tiếp giao dịch với khách hàng ngoài việc phải có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết kinh tế - xã hội phải có thái độ phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, năng động, chu đáo, nhiệt tình. Phải đào tạo những cán bộ có năng lực thẩm định các dự án am hiểu nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau Bên cạnh đó cán bộ còn phải nắm rõ những dịch vụ hiện có của NH để từ đó tư vấn cho KH sử dụng những sản phẩm dịch vụ mang lại cho họ những sự tiện ích với chi phí rẻ nhất. Có quy chế khen thưởng đúng người đúng việc, công bằng nhằm kịp thời khích lệ tinh thần và vật chất cho cán bộ.
3.2.1.2. Chính sách nhân sự.
GPBank cần thành lập cơ quan chuyên môn dự báo nguồn nhân lực nhằm thực
hiện hiệu quả nhu cầu nhân lực đáp ứng yêu cầu tuyển dụng từng vị trí của Ngân hàng, Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, có định hướng phát triển nguồn nhân
lực
Ngân hàng cũng nên đề ra chính sách phát triển nguồn nhân lực và chăm lo việc
đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ, để nâng cao trình độ cán bộ Ngân hàng GPBank qua các lớp đào tạo nội bộ nguồn nhân lực như đề xuất sau:
Bảng 3.1: Đề xuất kế hoạch đào tạo nhân sự của Ngân hàng TM TNHH MTV Dầu khí năm 2020
- Cán bộ quản lý + Kỹ năng giám định chữ ký thật, giả 100 + Kỹ năng chăm sóc khách hàng cao
cấp
100 -Nhân viên KTGD + Kỹ năng chăm sóc khách hàng cao
cấp
trợ khủng bố
Nhân sự tham gia đánh giá
Nội dung kiểm tra Số
lượng
84
(Nguôn: Tác giả tông hợp)
Nâng cao chất lượng KSNB nghiệp vụ tín dụng, về khả năng nghiệp vụ, về tinh thần trách nhiệm trong công việc, về tính chuyên nghiệp. Bên cạnh đó còn phải tuyên truyền giáo dục, bồi dưỡng tư tưởng đạo đức cho cán bộ để tránh những sai lầm
đáng tiếc xảy ra.
- Ngoài ra, nhân viên của các phòng ban của ngân hàng cần thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ từ những chuyên gia giỏi trong ngành. Nâng cao chất lượng đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ nhân viên kiểm soát trong
chi nhánh bằng cách đa dạng hóa các loại hình đào tạo, từ cơ bản đến chuyên sâu về nghiệp vụ huy động vốn; tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề trao đổi các bài học kinh nghiệm liên quan đến hoạt động kiểm soát do Hội sở tổ chức; thường xuyên bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ và các quy định pháp luật mới, nhất là nghiệp vụ huy động
vốn cho nhân viên kiểm soát. Ngân hàng cần tạo điều kiện để nhân viên kiểm soát có
điều kiện nâng cao thu nhập bằng chế độ thưởng theo năng lực và kết quả công việc tương ứng , nguồn khen thưởng được điều phối từ mức xử phạt theo tiêu chí sai phạm
đối với cán bộ có liên quan.
- Định kỳ hàng năm nên tổ chức đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên
và qua đó xem xét đề xuất thưởng, luân chuyển công việc, bổ nhiệm các nhân viên có năng lực lên vị trí cao hơn cũng như buộc thôi việc, luân chuyển đối với các nhân viên không có năng lực.
Bảng 3.2: Đề xuất kiểm tra năng lực chuyên môn nghiệp vụ huy động vốn tại các chi nhánh của Ngân hàng TM TNHH MTV Dầu khí năm 2020
- Cán bộ quản lý
+ Nhận biết các rủi ro trong hoạt động huy động vốn, đưa ra hướng giải quyết trong các trường hợp
cụ thể.
100
+ Lập và triển khai kế hoạch huy động vốn, bán
chéo các sản phẩm của ngân hàng 100 -Nhân viên
KTGD
+ Đảm bảo an toàn kho quỹ và bảo quản tiền mặt
tại quầy giao dịch 450
- Nhân viên KTGD
+ Kỹ năng phân biệt tiền thật tiền giả 450 + Nhận biết, đánh giá rủi ro rửa tiền và tài trợ
khủng bố
450 85
- Nâng cấp công nghệ thông tin, nâng cấp hệ thống ngân hàng, phát triển hệ thống quản lý nội bộ để thích ứng với mức độ hoạt động phức tạp cũng như quy mô và tốc độ phát triển của Ngân hàng.
Thu thập thêm ý kiến của toàn thể nhân viên trong việc đánh giá hiệu quả của hệ thống của Ngân hàng. Vì người trực tiếp sử dụng nhiều sẽ đánh giá khách quan nhất và họ sẽ biết cái gì là hợp lý trong công việc, có thể giúp tiết kiệm thời gian trong
việc chạy báo cáo, ngăn ngừa các mọi tình huống xấu có thể xảy ra trong hệ thống. Tổng hợp lại rồi được các phòng ban liên quan đánh giá nhận xét để xem các ý kiến đó có thực tế không. Có khen thưởng để khích lệ toàn thể nhân viên cùng có ý thức với tổ chức của mình.
Thủ tục giấy tờ để xin duyệt chi phí hơi nhiều, có thể thiết lập một phương thức trực tiếp làm trên hệ thống và mọi phê duyệt được in từ hệ thống, tránh tình trạng
- Việc xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, chính xác và truy cập thuận tiện là điều mà lãnh đạo đơn vị phải quan tâm thực hiện. Do đó chi nhánh cần xây dựng văn bản quy định
trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân rõ ràng cũng như mối quan hệ giữa các cá
nhân trong ngân hàng để họ hiểu rõ trách nhiệm của bản thân trong mỗi giai đoạn thực hiện nghiệp vụ tránh gây ảnh hưởng đến công việc của người khác.
- Thông tin liên quan đến từng bộ phận phải được phân quyền và truyền đạt đến người sử dụng. Những thông tin liên quan đến chiến lược kinh doanh cần được bảo mật. Chi nhánh cần thiết lập hệ thống bảo vệ thông tin để phòng ngừa truy cập của những cá nhân không có thẩm quyền.
- Cần có quy định xử phạt đối với những nhân viên vi phạm, yêu cầu nhân viên phải báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên. Cần thiết lập kênh
thông tin giữa các lãnh đạo và nhân viên thông qua hòm thư góp ý, điện thoại, email hay các buổi gặp gỡ trao đổi trực tiếp. Bên cạnh các kênh thông tin nội bộ, ngân hàng
cần xây dựng các kênh thông tin từ bên ngoài của khách hàng, nhà cung cấp như đường dây nóng, bộ phận chăm sóc khách hàng để xem xét và điều chỉnh kịp thời.
Tăng cường ứng dụng công nghệ ngân hàng
Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong nghiệp vụ huy động vốn để thu hút khách hàng, giảm thời gian giao dịch giảm nhân lực và giảm chi phí đảm bảo cho việc kiểm soát nội bộ về huy động vốn. Riêng với dịch vụ ebank của Ngân hàng nếu áp dụng hiệu quả công nghệ 4.0, nếu biết tập trung, phát triển thì ebank chính là công cụ đem lại nguồn vốn rất tốt cho ngân hàng.
NH cần thực hiện rà soát, hoàn thiện, nâng cấp và hiện đại hoá công nghệ. Trong
đó chú trọng phát triển công nghệ thông tin trở thành công cụ then chốt, tạo ra sự phát
triển mới và đột phá trong hoạt động tiến tới một vị thế cao hơn trong hệ thống toàn ngành NH nói chung.
Xây dựng kế hoạch cụ thể và triển khai các dự án nâng cấp các phần mềm đang
được sử dụng tại NH đảm bảo tính an toàn và tiện ích cao, do đó phát triển công nghệ
đồng thời giúp đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nên thường xuyên tiến hành đánh giá hiện trạng an ninh thông tin để có các giải pháp hoàn thiện, cần thiết kế và xây dựng các chính sách, quy trình về an ninh thông tin, xây dựng giải
pháp an ninh tổng thể, tiến đến áp dụng chuẩn an toàn thông tin quốc tế để đảm bảo chất lượng nghiệp vụ huy động vốn khi cung cấp cho khách hàng.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
- Khối Quản trị và nhân lực cần tổ chức, phổ biến Quy tắc đạo đức nghề nghiệp
cho toàn bộ CBNV GPBank nói chung và nhân viên tham gia vào trực tiếp hoạt động
huy động vốn nói riêng, đảm bảo nhân viên đã đọc, hiểu và nắm rĩ các quy tắc này. - Thường xuyên định kỳ theo yêu cầu của Ban kiểm soát lập các cuộc kiểm tra
kiểm soát tất cả các phòng ban từ Hội sở đến chi nhánh; gửi báo cáo kết quả kiểm tra - Đối với bộ phận kế toán, ngân quỹ: cần tuân thủ các quy định kiểm kê quỹ giữa , cuối ngày; quy định ra vào kho tiền ( áp dụng cho Ban quản lý kho tiền) phải ra vào, khóa kho theo đúng trình tự ( được giám sát qua Camera); bảo quản, quản lý, niêm phong chìa khó dự phòng theo quy định; Tiến hành kiểm kê, báo cáo ấn chỉ quan trọng, sổ tiết kiệm trắng sử dụng, hủy, tồn hàng ngày. Nếu phát hiện có sai phạm, thiếu sót xảy ra phải báo cho các phòng, ban có liên quan để xử lý theo quy định hướng dẫn, tránh các trường hợp lợi dụng sai phạm chuộc lợi cá nhân
- Nâng cao chất lượng nghiệp vụ, hoàn thiện kiểm soát quy trình: Một nghiệp vụ hoàn tất phải đi qua nhiều bộ phận, ở mỗi bộ phận nếu thực hiện đúng theo quy định thì đó là một giao dịch không phát sinh rủi ro. Việc phân công kiểm tra chéo giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận cũng hạn chế được các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.
- Thưc hiện giám sát, kiểm tra chữ ký và bảo quản con dấu: Tại bộ phận văn phòng cần kiểm tra chính xác các chữ ký đại diện cho tính Pháp lý của Ngân hàng, tránh kẻ gian lợi dụng đem lại rủi ro cho Ngân hàng
3.2.4. về hoạt động giám sát
- Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ: xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ là yêu cầu bắt buộc với các NHTM
- Đánh giá sự tồn tại của các chính sách, thủ tục, quy định nội bộ ban hành, xem xét sự phù hợp với các quy định của ngành; xem xét tính hợp lý, đúng đắn của những chính sách, thủ tục này.
Hiện nay, chi nhánh chưa có bộ phận kiểm tra giám sát tín dụng độc lập. Công
tác kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng chỉ do Ban lãnh đạo cũng như các cán bộ tín dụng có trình độ chuyên môn cao đảm trách, điều này dễ dẫn đến một số bất cập. Chính vì vậy, để công tác KSNB rủi ro tín dụng được thực hiện một cách bài bản, hợp lý, không chồng chéo trách nhiệm, minh bạch và hiệu quả, chi nhánh nên xem xét xây dựng bộ phận kiểm tra giám sát tín dụng độc lập.
• Nâng cao hiệu quả giám sát.
Để nâng cao hiệu quả giám sát chi nhánh có thể áp dụng một số giải pháp như
sau:
- Qua khảo sát tại chương 2 cho thấy hoạt động giám sát kiểm soát của chi nhánh được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, một số nhân viên lại ít rà soát các số liệu báo cáo từ nhân viên khác gửi tới mà chỉ căn cứ vào số liệu đó để tiếp tục thực hiện công việc của mình. Điều này hạn chế việc
giám sát giữa các nhân viên với nhau. Do đó, cần thực hiện rà soát và kiểm tra số liệu
đầu vào từ các nhân viên.
- Doanh nghiệp nên xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tự giác. Trong cuộc họp các phòng ban hay toàn thể nhân viên trong mỗi đơn vị nên phổ biến công việc đến nhân viên và yêu cầu nhân viên xây dựng kế hoạch cụ thể cho công việc của mình hàng ngày, hàng tuần. Nên động viên ý thức tự giác của nhân viên để tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất, việc giám sát khô khan và cứng nhắc đôi
khi chỉ tạo áp lực cho nhân viên đôi khi khiến cho nhân viên làm việc kém hiệu quả.