Nhằm nghiên cứu để hiểu rõ hơn về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ huy động vốn tại Ngân hàng GPBank, tác giả sẽ tiếp cận dưới việc xem xét 05 bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB.
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Chính là nền tảng, cách thức hoạt động, quản lý của Ban lãnh đạo Ngân hàng. Ngân hàng quy định bắt buộc duy trì hoạt động KSNB song song với các hoạt động, quy trình nghiệp vụ tại tất cả các phòng, ban, chi nhánh hay tất cả các đơn vị kinh doanh của Ngân hàng. Đảm bảo tất cả các hoạt động tuân thủ theo quy định của Pháp luật, kiểm soát các rủi ro, phát hiện, xử lý các sai phạm, hành vi gian lận; thông tin quản lý; phân tích các nguồn thông tin đảm bảo tính đáng tin cậy, nâng cao nhận thức các cá nhân, đơn vị về vai trò, trách nhiệm của mình, cùng KSNB kiểm soát, hạn chế rủi ro, đảm bảo sự phát triển cho Ngân hàng.
Quan điểm của Ban lãnh đạo trong việc xây dựng hệ thống KSNB trong việc huy động vốn tại Ngân hàng GPBank
Hoạt động quản trị này tại Ngân hàng GPBank được thực hiện thông qua bằng các áp dụng các quy định, quy chế nội bộ Ngân hàng và thống nhất thực hiện trên cả hệ thống. Nhằm đảm bảo những hoạt động này hướng tới việc: an toàn trong hoạt động, xử lý những sai phạm tồn tại, thực hiện theo đề án tái cơ cấu theo phương án phê duyệt của NHNN; tăng cường quản trị rủi ro phù hợp với quy định Pháp luật Nhà nước Việt Nam và NHNN; tiếp cận, tiếp thu các thông lệ, chuẩn mực quốc tế vào công tác KSNB ngân hàng nhằm kiểm soát các rủi ro mới có thể phát sinh; Ứng dụng các thành tựu công nghệ vào hệ thống quản lý của Ngân hàng.
Các chỉ đạo điều hành được quy định cụ thể tới từng cá nhận, bộ phận trong đơn vị, mọi hoạt động được thực hiện một các công khai gắn liền với tính trách nhiệm
trong việc thực hiện huy động vốn. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo cũng đưa ra các chương trình khuyến khích, khen thưởng các cá nhân, đơn vị đẩy mạnh việc huy động vốn tiền gửi đồng thời cũng có các phòng ban chuyên trách theo dõi, báo cáo các đơn vị chưa hoàn thành kế hoạch, chỉ tiêu huy động vốn từng tháng/ quý để tạo động lực thực hiện, phát triển nguồn vốn này cho Ngân hàng.
Các NHTM đều nhận thấy việc huy động vốn là vấn đề sống còn trong việc phát triển, vì vậy để cạnh tranh được với các NHTM khác, Ban lãnh đạo xác định chất lượng dịch vụ chính là thế mạnh cạnh tranh. Đẩy mạnh việc huy động vốn trên cơ sở duy trì khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới; nguồn vốn huy động đa dạng, linh hoạt. Ngân hàng đưa ra nhiều hơn các sản phẩm huy động nhằm đưa tới khách hàng nhiều hơn các lựa chọn phù hợp với nhu cầu gửi tiền của khách hàng, từ đó cũng phân loại ra thời hạn của các khoản nguồn vốn huy động về. Các chương trình khuyến mại, đa dạng các hình thức quà tặng, mở rộng các chế độ ưu đãi, tri ân khách hàng cũng là một cách để làm gia tăng số lượng khách hàng cho Ngân hàng. Đối với các khách hàng gắn bó lâu năm, có số dư tiền gửi lớn, Ngân hàng GPBank cũng có phần lãi suất linh động tặng thêm cho khách hàng theo thẩm quyền phê duyệt của từng cấp nhưng vẫn đảm bảo mức lãi suất không vượt trần theo quy định của NHNN.
GPBank đã ban hành nhiều quy định cơ sở cho hoạt động kiểm soát nội bộ cụ thể:
- Quyết định số 1481/2018/QĐ-BKS ngày 28/2/2018 ban hành quy chế tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ Ngân hàng TM TNHHMTV Dầu khí Toàn Cầu:
quy định về tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại NH GPBank, hoạt động của KTNB quy định rõ về mục tiêu, các nguyên tắc cơ bản của KTNB; các yêu cầu nhằm đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của KTNB; phạm vi KTNB; hoạt động, phương pháp thực hiện KTNB. Trong đó quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ KTNB; chế độ báo cáo, lưu giữ hồ sơ của KTNB
- Quyết định số 5/2016/QĐ-BKS ngày 26 tháng 01 năm 2016 ban hành quy trình kiểm toán của bộ máy KTNB trong hệ thống NH TM TNHH MTV Dầu khí Toàn
Cầu: trong quyết định nội dung quy định rõ quy trình kiểm toán; các thức tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán trong nội bộ NH TM TNHH MTV Dầu khí Toàn Cầu
■ Quyết định số 1874/2013/QĐ- BKS ngày 24 tháng 5 năm 2013 về việc ban hành hướng dẫn kiểm toán nội bộ hoạt động huy động vốn: Trong quyết định quy định rõ mục tiêu của hoạt động huy động vốn: đánh giá thực trạng, chất lượng hoạt động huy động vốn; yêu cầu của kiểm toán hoạt động huy động vốn; phạm vi kiểm toán hoạt động huy động vốn... từ đó đánh giá rủi ro liên quan đến hoạt động huy động vốn; đánh giá chất lượng huy động vốn tại đơn vị.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sau 4 năm tái cơ cấu, GPBank dần kiện toàn bộ máy quản lý, sắp xếp lại, tái cấu trúc mô hình hoạt động từ Trụ sở chính ( Hội sở) đến Chi nhánh, nhằm nâng cao khả năng quản trị điều hành, quản trị rủi ro theo thông lệ quốc tế, tăng cường sự quản lý tập trung tại TSC, đồng thời chuyên môn hóa hoạt động kinh doanh cũng như tiếp cận với các mô hình quản lý ưu việt, hiện đại của các Ngân hàng hàng đầu thế giới. Hoạt động KSNB đối với nghiệp vụ Huy động vốn được tổ chức, thực hiện ở tất cả các phòng ban Hội sở quản lý đến tất cả các đơn vị kinh doanh, đảm bảo một thể hoạt động xuyên suốt, thống nhất từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, thực hiện các quy trình nghiệp vụ.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu Ban quản trị Ngân hàng GPBank
( Nguồn nội bộ GPBank)
- Hôi đồng thành viên: xây dựng chiến lược tổng thể và định hướng phát triển lâu dài cho Ngân hàng; quy định mức lãi suất huy đông, ban hành các văn bản quy định, quy chế tổ chức, các hoạt đông kiểm tra, kiểm soát nôi bô theo quy định pháp luật; ủy quyền cho Tổng Giám đốc điều hành các hoạt đông; ban hành, quy định về chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, cơ cấu tổ chức của các khối, phòng ban nghiệp vụ; phê duyệt các phương án hoạt đông kinh doanh hàng năm, kế hoạch huy đông; chiến lược hoạt đông; chiến lược sản phẩm, lãi suất cạnh tranh; đưa ra các ứng phó đối với các rủi ro có thể xảy ra với hoạt đông huy đông vốn... xem xét các báo cáo của thanh tra, kiểm toán viên đôc lập, nôi bô nhằm đảm bảo tính chấp hành, tuân thủ các quy định Pháp luật và điều lệ ngân hàng trong hoạt đông Huy đông vốn.
- Ban Kiểm soát: giám sát việc tuân thủ các quy định Pháp luật và quy định nôi bô của Ngân hàng, điều lệ, nghị quyết, quyết định của Hôi đồng thành viên trong việc quy định Huy đông vốn; ban hành định kỳ, xem xét các báo cáo lại các quy định
TRƯỞNG/ PHÓ PGD KSV ■ 53
nội bộ của Ban Kiểm Soát, chính sách quan trọng về các kế hoạch huy động vốn trong năm, thực hiện chức năng KSNB.
- Ban điều hành: thực hiện chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động Ngân hàng theo đúng quy định của Pháp luật và điều lệ của NH; cụ thể hóa chiến lược tổng thể, mục tiêu kinh doanh; tham mưu cho Hội đồng thành viên về chiến lược, chính sách huy động để đảm bảo nguồn vốn được huy động nhanh chóng, an toàn, chính xác ; ban hành theo thẩm quyền các thủ tục, quy định, quy trình huy động vốn, báo cáo một cách toàn diện, kịp thời cho Hội đồng Thành viên, Ban kiểm soát những dấu hiệu có thể dẫn tới rủi ro trong huy động.
- Khối quản lý rủi ro và pháp chế: phê duyệt và đảm bảo tính hợp pháp của các sản phẩm huy động, quy trình vận hành của sản phẩm huy động trước khi đưa ra thị trường, tham gia thiết kế, phê duyển theo thẩm quyền các điều khoản hợp đồng huy động vốn; tham gia tư vấn đưa ra các giải pháp pháp lý tối ưu đối với các vấn đề hoặc vụ việc pháp sinh rủi ro vận hành, các tranh chấp kinh tế.
- Khối khách hàng cá nhân: Xây dựng các chiến lược kinh doanh, kế hoạch huy động vốn, phát triển sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng cá nhân; thiết lập các kênh bán hàng phù hợp với nhu cầu khách hàng cá nhân nhằm đa dạng hóa sản phẩm, xây lên những quy định nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, tham gia đề xuất các mức lãi suất của sản phẩm huy động vốn.
- Khách hàng Doanh nghiệp: Thiết kế, phát triển, chỉnh sửa, phát triển sản phẩm dịch vụ dành cho khách hàng doanh nghiệp, thiết lập các kênh bán hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp nhằm đa dạng hóa sản phẩm cung ứng cho khách hàng.
- Khối tài chính: xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm; xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội bộ; Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ...
54
• Tại chi nhánh, đơn vị kinh doanh:
GIÁM ĐỐC CN PHÓ GIÁM ĐỐC r ~ ______∏" PHÒNG KÊ TOÁN GD VÀ KQ BAN^HẬU TRƯỞNG/ PHÓ PHÒNG TRƯỞNG/ PHÓ PGD KIỂM SOÁT VIÊN BP KHO QUỸ PHÒNG GIAO DỊCH
1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
khoản định nội bộ, AML và các qui định bên ngoài không?
KTGD KTGD
Sơ đồ 2.2: cơ cấu tổ chức các phòng ban tại chi nhánh
(Nguồn nội bộ GPBank)
- Giao đích viên: là cán bộ tiếp nhận các giao dịch theo yêu cầu của khách hàng, đóng vai trò kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ; thực hiện thu chi tiền mặt tại quầy theo đúng quy định, hạch toán phản ánh nghiệp vụ chính xác, nhanh chóng, đảm
bảo an toàn cho tài sản của khách hàng cũng như của Ngân hàng.
- Thủ quỹ: Tham gia kiểm đếm, đóng, bó tiền , vận chuyển tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá; thực hiện bảo quản tài sản thế chấp của khách hàng tại ngân hang...
- Kiểm soát viên: thực hiện kiểm soát trước và sau các giao dịch, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, quy định nghiệp vụ, tuân thủ theo quy định Ngân hàng và Pháp luật để tránh thất thoát tài sản cho ngân hàng cũng như cho khách hàng.
55
không?
3 Quản lý giấy tờ có giá Các giấy tờ có giá có được giữ và quản lý đúng cách không?
4 Kiểm tra việc thẩm định và phát hành thẻ
Việc thẩm định và phát hành thẻ có tuân thủ theo đúng quy định pháp chế và các chính sách không?
5 Kiểm tra tình trạng thẻ chưa giao và chưa kích hoạt
Việc giao nhận và kích hoạt thẻ có thực hiện theo đúng quy định pháp chế và các chính sách không?
6 Theo dõi đóng hệ thống cuối
ngày
Việc đóng hệ thống cuối ngày làm việc
7 Kiểm tra các giao dịch hoàn lại, hủy hoặc lùi ngày hiệu lực
Các giao dịch hoàn lại, hủy hoặc lùi ngày có tuân thủ quy định nội bộ và được quản lý đúng
cách chưa? 8 Kiểm soát giao dịch có số
tiền lớn (KH cá nhân )
Các giao dịch này có tuân thủ theo quy định phòng chống rửa tiền của nội bộ ngân hàng và
của NHNN không? 9 Kiểm soát giao dịch có số
tiền lớn (KH doanh nghiệp )
Các giao dịch này có tuân thủ theo quy định phòng chống rửa tiền của nội bộ ngân hàng và
11 Kiểm tra giao dịch chuyển tiền
Các giao dịch được tiến hành thuận lợi và an toàn
12 Kiểm tra giao dịch chuyển tiền đến chờ xử lý trong thời gian dài
Đảm bảo quản lý tốt với các giao dịch đang bị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
treo 13 Kiểm soát việc cho vay/ giải
ngân
Các khoản cho vay/ giải ngân có chấp hành theo đúng quy định nội bộ và luật và thông tư
không?
14 Kiểm tra tiền mặt tồn quỹ Tiền mặt thực tế và trên báo cáo có khớp nhau
không? 15 Kiểm tra phê duyệt ưu đãi
về phí
Ưu đãi về phí đã được tiến hành theo đúng phê
duyệt và quy định 16 Kiểm tra khoản vay được
đảm bảo bằng tiền gửi
Đảm bảo việc thực hiện theo đúng quy định và thông tư của NHNN
17 Kiểm tra giao dịch cho vay không đăng ký tài khoản trả lãi
Đăng ký tài khoản trả tiền thực hiện theo đúng
quy định cho vay 18 Kiểm tra khoản vay có sai
lệch thông tin người vay và người đảm bảo
Đảm bảo sự chấp thuận của chủ sở hữu, giúp quản lý tốt quy trình thực hiện theo đúng quy định và thông tư
19 Kiểm tra giao dịch ghi nợ tài
khoản không hoạt động
Tránh trường hợp nhân viên làm lệnh mà không có đơn yêu cầu của khách hàng
20 Kiểm soát thay đổi thông tin tín dụng
Việc thay đổi thông tin tín dụng được thực hiện và quản lý tốt theo đúng quy định nội bộ và các quy định thông tư
22 Giao dịch ghi nợ tài khoản ký quỹ đối với L/C nhập khẩu
Các giao dịch L/C được đảm bảo bằng ký quỹ
tiền mặt được thực hiện đúng quy định 23 Kiểm tra xem có bất kỳ rủi
ro/xung đột lợi ích nào liên quan đến sự
phân
công/chínhsách/hệthống/qu y
-Phân công nhân lực dự phòng đảm bảo các công việc thường ngày
- Nhân viên thực hiện nghiệp vụ theo đúng quy định/hệ thông/chính sách
24 Kiểm tra tình hình kê khai và (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nộp thuế hàng tháng
Ngăn ngừa những rủi ro liên quan đến thuế và
những khoản phạt phát sinh (nếu có) 25 Kiểm tra hoạt động và bảo
trì
CCTV/Camera
Đảm bảo việc quản lý của CCTV/Camera đúng theo quy định.
vận hành giao dịch, cung ứng các dịch vụ của ngân hàng đến cho khách hàng theo quy định Ngân hàng, quy định sản phẩm; đảm bảo tính hiệu quả huy động vốn và đảm bảo an toàn tài sản cho NH cũng như khách hàng; là cấp quản lý trực tiếp của Thủy quỹ, giao dịch viên...
Trong hoạt động huy động vốn, kiểm soát nội bộ của GPBank thiết lập 3 chốt kiểm soát:
- Giao dịch viên: Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của thông tin chứng từ và tiền mặt thu vào trong hạn mức phân cấp được quy định, tuân thủ theo các quy trình, quy định của GPBank.
- Kiểm soát viên/ Phó phòng/ Trưởng phòng: Sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của GDV chuyển tới sẽ quyết định phê duyệt hoặc từ chối.
toàn bộ chứng từ liên quan đến giao dịch gửi tiền( bao gồm cả giao dịch tiền tệ và phi tiền tệ). 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro R i ro R i ro tủ ■ ủ ỷ lãi su t I giáấ R i roủ R i roủ tín d ngụ NGÂN khác HÀNG
Bảng 2.2 :Mô hình các loại rủi ro trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng
(Nguồn tác giả tự tổng hợp )
Một trong số các nhiệm vụ quan trọng của Ngân hàng GPBank hướng tới là đảm bảo hoạt động huy động vốn một cách hiệu quả và an toàn. Do đó vấn đề nâng cao, tăng cường hiệu quả của nghiệp vụ huy động vốn là vô cùng quan trọng nhưng đi đôi với nó là kiểm soát, giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động huy động vốn lại là điều cấp thiết, cụ thể là củng cố lại hệ thống KSNB đi đôi với tăng cường quản lý rủi ro trong mọi quy trình nói chung và nghiệp vụ huy động vốn nói riêng.