Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. (Luật Kế toán 88/2015/QH13)
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của
doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau: tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán còn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế đô kế toán doanh nghiệp, các DN được chủ động xây dựng, thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp DN không tự xây dựng, thiết kế mẫu chứng từ kế toán thì có thể vận dụng mầu chứng từ qui định trong chế độ kế toán DN theo qui định hiện hành, gồm 5 chỉ tiêu đó là:
+ Chỉ tiêu về lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền;
+ Chỉ tiêu tài sản cố định.
Khi lập chứng từ, DN có thể lập bằng giấy hoặc chứng từ điện tử.
Tổ chức chứng từ kế toán là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cầu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho các đối tượng kế toán.
- Khi tổ chức chứng từ kế toán cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
+ Nguyên tắc thống nhất: Theo nguyên tắc này là doanh nghiệp phải tổ chức sử dụng thống nhất hệ thống chứng từ trong các niên độ kế toán.
thống chứng từ và xây dựng trình tự luân chuyển cho phù hợp với đơn vị mình. + Nguyên tắc bằng chứng: Tổ chức sử dụng và ghi chép chứng từ kế toán phải đảm bảo sao cho các chứng từ đó có đủ các yếu tố: hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Có như thế chứng từ mới là bằng chứng đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
+ Nguyên tắc cập nhật: Theo nguyên tắc này thì khi tổ chức chứng từ kế toán phải thường xuyên cập nhất các thay đổi về quy định ghi chép, biểu mẫu, lưu trữ chứng từ để đảm bảo chứng từ luôn mang tính pháp lý.
+ Nguyên tắc hiệu quả: Khi tổ chức chứng từ kế toán phải tính đến hiệu quả của công tác tổ chức, phát hành, ghi chép, sử dụng và lưu trữ chứng từ.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Ban lãnh đạo DN duyệt;
+ Phân loại, xếp sắp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; + Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán.
Trong luân chuyển chứng từ kế toán thì kiểm tra thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ kế toán là công việc cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc ghi chép và cung cấp thông tin. Kế toán phải kiểm tra việc nhập, xuất tài sản đối với bên ngoài, kiểm tra tình hình thu chi tiền, kiểm tra các định mức chi phí. Phòng tổ chức phải kiểm tra ngày công lao động, kiểm tra thang, bậc lương của cán bộ công nhân viên. Khi chứng từ kế toán chuyển đến Phòng/ban kế toán, người làm kế toán phải kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán. Vì vậy, tổ chức phân công cho từng người làm kế toán, đảm bảo tính hợp lý và tính hiệu quả trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán cần được đặt ra đối với phòng kế
toán của DN.
- Nội dung công việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán, bao
gồm:
+ Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ. Tính hợp lý đòi hỏi nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, phù hợp với định mức kinh tế, kỹ thuật phù hợp với giá cả thị trường.
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở DN nhằm loại trừ việc giả mạo chứng từ để tham ô hoặc thanh toán khống.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tuân thủ chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế những hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của DN.
+ Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật, chỉ tiêu lao động và chỉ tiêu giá trị.
+ Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.