Thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trong các chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu kế toán và báo cáo kế toán vì
chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán. Chứng từ kế toán còn là căn cứ không thể thiếu để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị. Để đảm bảo cho việc cung cấp và đối chiếu thông tin về số liệu kế toán công ty thì các chứng từ kế toán nội bộ phải đầy đủ để cho việc đối chiếu, kiểm tra một cách nhanh chóng. Bộ phận kế toán tại công ty cần phối hợp với các bộ phận khác để bổ sung đầy đủ.
Chứng từ ở công ty như đã trình bày ở trên còn một số tồn tại:
- Các hóa đơn mua hàng đặc biệt là vật tư, hàng hóa thì phải yêu cầu người trực tiếp mua hàng hay người kiểm tra vật tư, hàng hóa đối chiếu giữa hóa đơn với hợp đồng về số lượng, giá mua và số lượng thực nhận, sau đó chuyển qua cho kế toán để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp. Trường hợp nếu đặt hàng qua điện thoại thì yêu cầu nhà cung cấp phải đóng mộc dấu mua hàng qua điện thoại vào mục người mua hàng. Như vậy sẽ không còn trường hợp thiếu chữ ký này.
- Bộ phận kế toán giải quyết tốt việc xuất hóa đơn theo hàng ngày và chuyển chứng từ ngay cho kế toán các phần hành liên quan thì đến ngày cuối tháng sẽ hoàn thành xong công việc và cũng xuất xong hóa đơn, cuối tháng công việc sẽ không bị tồn đọng.
- Để tố chức công tác kế toán quản trị tại Công ty, trước hết phải ứng dụng hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 mà hiện nay Công ty đang áp dụng, trên cơ sở đó Công ty bổ sung thêm những chứng từ khác phục vụ cho nội dung kế toán quản trị nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát của nhà quản trị. Kế toán quản trị có thể sử dụng thêm một số chứng từ như sau:
Phiếu tổng hợp các loại chi phí: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,
chi phí quản lý doanh nghiệp: các chứng từ này thể hiện tổng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo dự toán và thực tế được phân chia theo biến phí và định phí phát sinh tại bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Dựa vào các chứng từ này để bộ phận kế toán quản trị tập hợp chi phí và theo dõi sự biến động của các loại chi phí nhằm tìm ra chênh lệch và báo cáo cho Ban
giám đốc có biện pháp khắc phục.
Phiếu định giá bán sản phẩm linh hoạt: chứng từ này được lập cho từng
loại sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh. Nó giúp cho nhà quản trị sẽ dễ dàng trong việc đưa ra mức giá bán cho từng loại sản phẩm khi gặp các tình huống trong kinh doanh như: cạnh tranh, đấu thầu, nhận đơn đặt hàng đặc biệt... .Chứng từ này sẽ giúp nhà quản trị đưa ra những mức giá. phạm vi linh hoạt nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo tính bí mật của thông tin cạnh tranh.