đầu tư xây dựng Việt Tín
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp và gián tiếp.
Công ty Cổ phần Thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín là một doanh nghiệp có quy mô vừa công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty. Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn công ty và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán tài chính của công ty chịu
trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính của công ty, trực tiếp phụ trách công việc chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước, của ngành về công tác kế toán, tham gia ký kết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt
TT TEN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU I. Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
động kinh tế của công ty.
Kế toán tổng hợp: Theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân
viên, các khoản trừ vào lương: các khoản bảo hiểm, tiền phạt, tiền vay ứng lương phải trả cho cán bộ công nhân viên theo quy định. Tổng hợp quyết toán, tổng hợp nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của công ty, đồng thời kiểm tra, xử lý chứng từ, lập hệ thống báo cáo tài chính, ...
Kế toán thuế: đóng vai trò quan trọng trong việc tính thuế, theo dõi tình hình
thanh toán về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm của đơn vị.
Kế toán công nợ: theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và
nhà cung cấp, lên kế hoạch thu hồi nợ đối với các khách hàng nợ quá hạn và thanh toán các khoản nợ đến hạn thanh toán.
Kế toán Doanh thu và tiêu thụ hàng hóa: theo dõi tình hình nhập kho và xuất
kho hàng hóa, dịch vụ cuối tháng lập bảng kê tổng hợp theo dõi doanh thu.
Kế toán tiền: quản lý chứng từ thu, chi, giấy báo Nợ, báo Có, tài khoản ngân
hàng, nhập lên hệ thống máy tính, cuối ngày đối chiếu số liệu với thủ quỹ.
Thủ quỹ: là bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu chi tiền theo lệnh của Giám đốc, có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, đồng thời ghi chép chi tiết từng khoản thu chi phát sinh trong ngày, lập báo cáo tình hình luồng tiền biến động, lưu trữ, bảo quản số sách tài liệu có liên quan,....
Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất, Phòng Tài chính - kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư xây dựng Việt Tín có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để các phòng ban cung cấp thông tin, chứng từ, phối hợp thanh toán các nghiệp vụ phát sinh tại công ty một cách đầy đủ và nhanh gọn.
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và công tác hạch toán ban đầu
Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng các chứng từ bắt buộc theo đúng biểu mẫu đã ban hành . Danh mục chứng từ sử dụng bao gồm 5 chỉ tiêu theo bảng sau:
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hoá 03-VT
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
III. Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH
2 Thẻ quầy hàng 02-BH
IV. Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê vàng tiền tệ 07-TT
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 08b-TT
10 Bảng kê chi tiền 09-TT
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
từ hướng dẫn đã và đang áp dụng tại Công ty: Giấy đi đường, Bảng thanh toán công
tác phí... (Minh họa theo phụ lục 03, 04)
Tổ chức chứng từ trong công ty
Tất cả các chứng từ kế toán được lập ở các bộ phận khác nhau trong công ty, hay từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán và cần phải luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: + Lập chứng từ kế toán, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc công ty ký duyệt.
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
+
Sơ đồ 2.3: Tổ chức chứng từ trong công ty
Tuy nhiên với các phần hành cụ thể có thể có một số thay đổi nhỏ để đảm bảo nghiệp vụ diễn ra được thuận lợi đáp ứng tính liên tục và đồng bộ trong quá trình vận hành của Công ty.
Sơ đồ 2.4: Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Ket quả phỏng vấn cho thấy Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014. Công ty đã vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng.
Danh mục tài khoản sử dụng tại công ty: qua cuộc phỏng vấn và so sánh thực tế, Công ty thường xuyên sử dụng 38/76 tài khoản các loại từ các tài khoản loại 1 đến loại 9. Công ty không sử dụng một số tài khoản khoản như TK 121, TK128, TK 136, TK 161, TK 221, TK 228, TK 229, TK 356, TK 357, TK 461, ...(chi tiết trong
Phụ lục số 05).
- Đối với TK loại 1 và loại 2: Công ty đã lựa chọn và sử dụng tương đối phù hợp theo hệ thống tài khoản quy định ở cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.
+ Đối với TK111 “Tiền mặt” công ty chỉ mở TK1111- Tiền mặt tại két.
+ Đối với TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” được mở TK chi tiết theo từng ngân hàng.
Ví dụ: TK 1121: “Tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam” được chi tiết theo Ngân hàng gửi tiền:
+ TK11211: Tiền gửi ở Ngân hàng VietinBank + TK11212: Tiền gửi ở Ngân hàng Agribank + TK11213: Tiền gửi ở Ngân hàng Techcombank
TK 131: “Phải thu khách hàng” được chi tiết theo tên khách hàng
Ví dụ như hợp đồng cung cấp vật tư cho công ty TNHH Vietnamarch thì tài khoản cấp 3 sẽ được mở là TK 13117 (trong đó 1311: TK cấp 2 phải thu khách hàng trong nước)
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, sử dụng TK133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
TK 156: “Hàng hóa” được chi tiết như sau: + TK 1561: Giá mua hàng hóa
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
Ngoài ra các TK 1561 và TK 1562 còn được chi tiết theo từng hàng hóa.
Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản loại 2 và chi tiết TK loại 2 theo quy định.
- Đối với TK loại 3 nợ phải trả: công ty đã vận dụng tài khoản này theo đúng
chế độ kế toán quy định. Về tài khoản 331 “Phải trả người bán” công ty có phần mềm kế toán bán hàng để phục vụ theo dõi và đối trừ công nợ. Tài khoản này cũng được chi tiết theo tên nhà cung cấp.
- Đối với tài khoản loại 4 vốn chủ sở hữu: công ty đã vận dụng tài khoản này
theo đúng chế độ kế toán quy định. Về tài khoản 421 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” được chia thành 2 tài khoản cấp 2 chi tiết theo năm (năm trước, năm nay).
- Đối với tài khoản loại 5 doanh thu: công ty sử dụng 3 tài khoản cấp 1
(TK511, TK515 và TK521). Công ty đã vận dụng tài khoản cấp 1 và cấp 2 chi tiết của loại này theo đúng chế độ kế toán quy định.
- Đối với tài khoản loại 6: công ty đã vận dụng tài khoản này theo đúng chế độ kế toán quy định. Với các TK641, TK642 thường xuyên được sử dụng.
- Đối với tài khoản loại 7 thu nhập khác: TK711 “Thu nhập khác” phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản.
- Đối với tài khoản loại 8 Chi phí khác: Công ty sử dụng 2 tài khoản loại này.
Ve TK 811 “Chi phí khác” phán ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản. Ve TK 821 “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” được chia thành 2 tài khoản cấp 2: TK 8211 - Chi phí thuế TNDN hiện hành, TK 8212 - Chi phí thuế TNDN hoãn lại.
- Đối với tài khoản loại 9 xác định kết quả kinh doanh: công ty đã vậndụng
tài khoản này theo đúng chế độ kế toán quy định. Sử dụng TK 911-Xác định kết quả kinh doanh.
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng TK 611. Trong tổ chức kế toán của công ty, việc vận dụng tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp áp dụng như hệ thống tài khoản Việt Nam. Riêng việc tổ chức tài khoản chi tiết được áp dụng cho các tài khoản công nợ, doanh thu phù hợp với yêu cầu quản lý.
2.2.4 Tổ chức sổ kế toán
Để lựa chọn được hình thức sổ kế toán phù hợp, đơn vị đã căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình tình thực tế. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, sử dụng phần mem Cads kết hợp sử dụng phần mềm Excel để lập các bảng biểu, các bảng tính. Giữa các kế toán phần hành thường không tiến hành luân chuyển số liệu trực tiếp mà thông qua qua mạng nội bộ, thông tin được xử lý trực tiếp theo các bộ phận trên giấy rồi mới cập nhật vào máy chủ.
Phăn mèm kê toán
CbtTUg từ, Bãug Chinig từ gôc
SoCaj Bàng tòng hợp
chĩ tiết
Sô Nhật kỹ chung
Bàng tàn đời sô
phát Stnh
Báo cáo tài th mil SÔ, ttiẽ ké toán chĩ tiet Ghi chú: ►Ghi hàng ngày ^^-Glii định kỳ ◄ ►Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.5: Hình thức ghi sổ tại Công ty Trình tự ghi sổ tại công ty như sau:
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán ban đầu hợp lệ, như: hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... kế toán phần hành nhập chứng từ vào phần mềm.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ nhật ký chung) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. CuOi quý kế toán thực hiện thao tác đóng kỳ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán tổng hợp có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối mỗi quý, cuối năm kế toán sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
- Ve tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty lập các báo cáo tài chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN. (Phụ lục 06)
+ Báo cáo kết quả kinh doanh, mẫu số B02-DN. (Phụ lục 07)
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN. (Phụ lục 08)
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B04-DN. + Quyết toán thuế TNDN và các phụ lục đi kèm
Các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính và đúng theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành. Công ty bổ sung Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
- Tổ chức lập báo cáo tài chính
Kỳ kế toán áp dụng cho công ty là kỳ kế toán năm, thường tính đầu kỳ từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm và căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Báo cáo tài chính được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán.
Báo cáo tài chính được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty ký và chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
- Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Công ty tổ chức thực hiện nộp BCTC cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Công ty thực hiện công khai báo cáo tài chính và nộp báo cáo tài chính theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Ket quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động. Báo cáo tài chính của công ty được nộp cho các cơ quan gồm: Cơ quan thuế, Cơ quan thống kê và Cơ quan đăng ký kinh doanh theo hình thức văn bản. Công ty nộp báo cáo tài chính theo các hình thức qua mạng và gửi văn bản.
Báo cáo trong nội bộ doanh nghiệp: bao gồm các báo cáo quản trị cung cấp
thông tin về tình hình công nợ, khả năng thanh toán, tình hình giá vốn hàng hóa;