a. Chứng từ và tài khoản sử dụng Hệ thống chứng từ
Trong Công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đối với nghiệp vụ về bán hàng các chứng từ được sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho - Phiếu giao hàng - Hóa đơn GTGT
- Biên bản giao nhận hàng hóa - Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
- Trình tự luân chuyển chứng từ: Công ty bán hàng theo hai hình thức: + Phương thức bán hàng trực tiếp: giao hàng trực tiếp cho người mua + Phương thức bán buôn qua kho:
(1) Khách hàng lập Yêu cầu báo giá các sản phẩm cần mua gửi đến
Phòng kinh doanh.
(2) Phòng kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Báo giá
(3) Phòng kinh doanh Báo giá tới Khách hàng
(4) Khách hàng nhận Báo giá, đồng ý mua hàng và lập Đơn hàng mua
(5) Khách hàng gửi Đơn hàng mua tới Phòng kinh doanh
(6) Phòng kinh doanh căn cứ Đơn hàng mua của khách hàng, lập Đơn
hàng bán
(7) Phòng kinh doanh đồng thời gửi đơn hàng bán đến Bộ phận kho và
Phòng Tài chính kế toán
(8) Bộ phận kho căn cứ Đơn hàng bán của Phòng kinh doanh, lập Phiếu
xuất kho và Phiếu giao hàng
(9) Bộ phận kho gửi Phiếu xuất kho đến Bộ phận kế toán
(10) Kế toán hàng hóa căn cứ vào Phiếu xuất kho va Đơn hàng bán, lập
Hóa đơn bán hàng (để bộ phận kho khi giao hàng thì gian luôn cho khách hàng, đối với một số công ty kế toán có thể lập Hóa đơn bán hàng sau khi nhận được Phiếu giao hàng có chữ ký của khách hàng của Bộ phận kho gửi đến)
(12) Bộ phận kho giao hàng cho khách hàng kèm Phiếu giao hàng và Hóa đơn bán hàng
(13) Khách hàng thanh toán tiền:
Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu
Nếu thanh toán qua ngân hàng, kế toán lập Giấy báo có khi nhận được thông tin về tài khoản
(14) Kế toán chuyển Phiếu thu qua Thủ quỹ để thu tiền
Ví dụ về một vài chứng từ trong hệ thống chứng từ nghiệp vụ bán hàng theo phụ lục 09, phụ lục 10, phụ lục 11
Hệ thống tài khoản
Để phản ánh tình hình bán hàng công ty sử dụng những tài khoản sau: - TK 632: “Giá vốn hàng bán” theo dõi giá vốn của hàng đã bán trong kỳ. Kết cấu của TK 632 như sau:
Bên Nợ: Ghi nhận giá vốn hàng bán trong kỳ
Bên Có: Ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại và kết chuyển giá vốn hàng bán
trong kỳ.
- TK 5111: “Doanh thu bán hàng hóa” dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng đối với khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. Kết cấu của TK 5111 như sau:
Bên Nợ: Doanh thu bán hàng bị trả lại kết chuyển cuối kỳ, giảm giá hàng bán
kết chuyển cuối kỳ, các khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Bên Có: Doanh thu bán hàng hóa thực hiện trong kỳ
- Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan khác như TK 156, TK 3331, TK 131, TK 111, TK 112, TK 531, TK 532 ...
b. Quy trình kế toán
Hạch toán chi tiết:
- Sổ chi tiết các TK 156, 131..
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái các TK 156, 131, 511, 632...
Trình tự tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty được khái quát như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất
kho, hợp đồng kinh tế...đã được kiểm tra, kế toán nhập vào phần mềm kế toán các bút toán liên quan. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa các số liệu lên sổ chi tiết hàng hóa, giá vốn hàng bán... và sổ Nhật ký chung.
Cuối tháng, từ sổ chi tiết phần mềm kế toán sẽ xử lý và tổng hợp lên bảng
tổng hợp chi tiết, đồng thời từ sổ Nhật ký chung số liệu sẽ được lên Sổ Cái các Tài khoản 511, 632, 156, 131 và từ các sổ Cái lên bảng cân đối số phát sinh.
Phần mềm kế toán tự đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái các TK. Cuối cùng, bảng cân đối số phát sinh đã được lập cùng sổ tổng hợp chi tiết phần mềm kế toán sẽ cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến bán hàng phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán. Sau đây là sơ đồ minh họa quá trình ghi sổ của Công ty đối với nghiệp vụ về bán hàng.
Sơ đồ 2.6: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Phụ lục 12, phụ lục 13, phụ lục 14, phụ lục 15 minh họa các sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản và các sổ chi tiết trong nghiệp vụ bán hàng- thu tiền.