trách nhiệm của các bộ phận kế toán trong việc cung cấp thông tin, kiểm tra kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ công tác giữa các bộ phận kế toán với nhau và với các bộ phận chức năng khác có liên quan.
Công tác kiểm tra kế toán nội bộ DN do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Trong bộ máy kế toán của DN nên cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán.
- Phương pháp kiểm tra kế toán chủ yếu được áp dụng là đối chiếu số liệu
giữa chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán, giữa số liệu kế toán tổng hợp và số liệu kế toán chi tiết, giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế.
- Căn cứ để kiểm tra kế toán là các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế
toán và các chế độ, định mức kinh tế, kỹ thuật trong từng trường hợp cụ thể.
- Kế toán trưởng căn cứ vào tình hình thực tế về đội ngũ người làm kế toán
để bố trí, sắp xếp kiểm tra kế toán theo từng khâu phù hợp nhằm đảm bảo số liệu ghi chép kế toán phản ánh trung thực, khách quan mọi hoạt động trong DN.
1.4.7 Tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kếtoán toán
Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã hỗ trợ, rất nhiều trong hoạt động của bộ phận kế toán.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán.
Để ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác kế toán, DN cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau:
Một là, tổ chức trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật, kiến thức tin học cho bộ phận kế toán để kế toán viên có thể sử dụng thành thạo thiết bị, vận hành được các chương trình trên thiết bị từ đó phục vụ tốt công tác kế toán.
dụng các phần mềm kế toán được các đơn vị có uy tín trong lĩnh vực công nghệ thông tin thiết kế và xây dựng.
Ba là, tổ chức mã hóa và quản lý các đối tượng kế toán cụ thể. Đối tượng kế toán rất đa dạng, do đó DN phải xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng theo nguyên tắc nhất định nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ khai thác trên hệ thống.
Bốn là, tiến hành phân quyền truy cập và cập nhật thông tin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kế toán.
Như vậy, tùy vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi DN có thể lựa chọn chương trình phần mềm kế toán phù hợp để có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất.
Các quy định của pháp luật hiện hành về ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hệ thống kế toán tại Việt Nam đã được thể hiện ở Luật số 88/2015/QH13. Điển hình như:
- về quy định chứng từ điện tử: “Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành
chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán”;
- về chữ ký trên chứng từ điện tử: Chữ ký của chứng từ điện tử đều có giá trị
như chứng từ bằng giấy;
- Về lập và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ không nhất thiết phải in ra
giấy mà có thể thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử khi đủ điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Điều này hoàn toàn phù hợp với Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác; Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đủ điều kiện);
- về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán: Lưu trữ sổ kế toán không nhất thiết phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm, mà có thể thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử khi bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ;
- Về chữa sổ kế toán: Sửa chữa sổ kế toán theo đúng phương pháp chữa sổ
quy định, nếu đơn vị ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này tác giả đã đưa ra những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp gồm có: khái niệm và ý nghĩa, các yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ, cơ sở và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Thực hiện tốt các nội dung trên đây sẽ đảm bảo cho việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp được khoa học và hợp lý. Việc này đòi hỏi các doanh nghiệp phải phát huy tối đa thực lực của mình, huy động sức sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, vận dụng linh hoạt lý luận và thực tiễn vào điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình. Việc đó sẽ thúc đẩy công tác kế toán trong các doanh nghiệp thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Đảm bảo cho kế toán cung cấp được kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, giúp cho các doanh nghiệp có điều kiện phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DựNG VIỆT TÍN 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty
a. Giới thiệu chung về công ty
o Tên công ty: Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín
o Mã số thuế: 0102754750
o Địa chỉ: Số 23B, ngõ 24, Phố Phan Văn Trường, Phường Dịch Vọng Hậu,
Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
o Người đại diện theo pháp luật: Đoàn Văn Cường
o Vốn điều lệ: 16.000.000.000 đồng (Mười sáu tỷ đồng chẵn)
b. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt tín được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do sở kế hoạch và đầu tư TP.Hà Nội cấp ngày 22/05/2008. Sau 10 năm không ngừng nỗ lực trong hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đã khẳng định được vị thế trên thương trường, xây dựng được một thương hiệu uy tín và có nhiều thành tích kinh doanh được ghi nhận. Với phương châm Uy tín tạo nên thương hiệu, Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đã lựa chọn cho mình sứ mệnh phục vụ khách hàng đó là đem đến cho khách hàng sự hài lòng với chất lượng tốt nhất.
Hướng phát triển trong những năm tới của công ty là tập trung mở rộng quy mô kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường miền Bắc. Hiện nay đang đẩy mạnh công tác bán buôn vật liệu xây dựng.
Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đã nhanh chóng khẳng định mình trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng . Với đội ngũ cán bộ, nhân viên nhiệt tình và chuyên nghiệp, công ty đã và đang làm hết mình để đem lại cho khách hàng sự thõa mãn cao nhất.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có các đặc điểm chính sau: Là một công ty kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng có quy mô vừa .
- Số người lao động: Tính đến hết tháng 12 năm 2018, Công ty Cổ phần
thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín đã tuyển dụng và đào tạo tổng số gần 80 nhân viên, trong đó 70% là nhân viên được đào tạo với trình độ cao, 30% là nhân viên kinh doanh, nhân sự.
- Phương thức hoạt động của công ty: kinh doanh thương mại.
- Căn cứ vào chức năng, ngành nghề đã được ra quyết định Giấy phép
hoạt động trên địa bàn cả nước, Công ty đã xác định chức năng ngành nghề chính cho mình là kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Nhiệm vụ của công ty là xem xét, nắm chắc tình hình thị trường, hợp lý hóa
các quy chế quản lý của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế, xây dựng tổ chức đảm đương được nhiệm vụ hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong tương lai, có kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh.
- Hoàn thành các quy chế của công ty, chú trọng đào tạo cho nhân viên, hướng
dẫn viên, đội ngũ cán bộ quản lý tạo đà cho sự ổn định và phát triển của công ty, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho cán bộ nhân viên.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Với đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đội ngũ kinh doanh có trình độ chuyên môn cao được đào tạo và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc đã nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức chặt chẽ, các nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận theo mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên, công tác quản lý cũng như công tác báo cáo kết quả kinh doanh.
Mô hình tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty gồm :
- Ban giám đốc : gồm giám đốc và 2 phó giám đốc
- 03 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ : phòng Tổ chức hành chính, Phòng tài
chính- kế toán, Phòng kinh doanh.
Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty Cổ phần Thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín như sau:
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín
(Nguồn: Phòng tổ chức - hành chính)
Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong Công ty :
- Ban giám đốc: có quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan
đến mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với luật pháp. Công ty gồm :
+ Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động từ xảy ra hàng ngày của công ty và chịu sự giám sát, trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
+ Phó Giám đốc Công ty phụ trách các hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng, chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật, thiết kế nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị.
- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc về
việc sắp xếp bộ máy, cải tiến tổ chức, quản lý hoạt động , thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước, các công việc thuộc hành chính,...
triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời quản lý vốn, vật tư, hàng hóa tiền mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát vốn, hàng hóa, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo tính kịp thời, chính xác, trung thực các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về pháp luật, và chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty.
- Phòng kinh doanh: giúp Ban giám đốc lập kế hoạch, xác định phương
hướng, mục tiêu sản xuất kinh doanh, xây dựng triển khai thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh, ngành nghề đào tạo,chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật.
2.1.4 Các chính sách kế toán của công ty
Công ty đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Kỳ kế toán: Năm
- Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung được hỗ
trợ bởi phần mềm kế toán CADS
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
- Phương pháp khâú hao tài sản cố định: tài sản cố định của công ty bao gồm
tài sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định được tính theo nguyên giá và khấu hao lũy kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp: đường thẳng
- Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: theo phương pháp giá gốc.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại vàđầu tư xây dựng Việt Tín đầu tư xây dựng Việt Tín
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp và gián tiếp.
Công ty Cổ phần Thương mại và đầu tư xây dựng Việt Tín là một doanh nghiệp có quy mô vừa công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty. Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn công ty và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán tài chính của công ty chịu
trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính của công ty, trực tiếp phụ trách công việc chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước, của ngành về công tác kế toán, tham gia ký kết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt
TT TEN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU