1.3.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học chính là yếu tố quyết định để nâng cao hiệu quả công việc, chất lượng thông tin kế toán, và tiết kiệm tối đa chi phí cho công tác kế toán từ đó tăng lợi nhuận cho đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán trong các NHTM có thể thực hiện theo một trong các hình thức sau: Mô hình kế toán phân tán; mô hình kế toán tập trung; mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán (mô hình kế toán hỗn hợp).
Tại các NHTM: toàn bộ hệ thống từng NHTM là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, các chi nhánh ngân hàng tại các tỉnh, thành phố hoặc khu vực là các đơn vị hạch toán báo sổ. Tại các TSC (cấp chủ quản) có ban tài chính kế toán hoặc phòng tài chính kế toán đứng đầu là kế toán trưởng, tại chi nhánh có phòng tài chính kế toán đứng đầu là trưởng phòng tài chính kế toán.
Tại các chi nhánh ngân hàng tỉnh, thành phố, khu vực (đơn vị cơ sở) thông thường được tổ chức theo hai mô hình sau:
Mô hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa”: là mô hình tổ chức truyền thống của các ngân hàng, theo đó nhân viên kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa để hoàn thành giao dịch của mình.
Mô hình giao dịch “một cửa”: Là mô hình cho phép khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng chỉ giao dịch với một cán bộ ngân hàng vẫn có thể giải quyết toàn bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh toán, mua bán ngoại tệ, cho vay...
Cán bộ kế toán giao dịch với khách hàng vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa là thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền theo hạn mức quy định.
1.3.1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
15
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ngân hàng. Nó là căn cứ pháp lý cho việc hạch toán vào sổ kế toán hàng ngày trong quá trình hoạt động của ngân hàng. Chứng từ ngân hàng có đặc trưng là có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại cũng như hình thức thể hiện và quá trình luân chuyển phức tạp. Có rất nhiều cách phân loại chứng từ kế toán ngân hàng, cụ thể:
Theo nguồn gốc, có chứng từ do khách hàng lập, chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do ngân hàng khác chuyển giao. Đối tượng hạch toán kế toán của ngân hàng là tiền do vậy chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây hậu quả không lường, gây ra những tổn thất lớn. Vì vậy, các chứng từ ngân hàng trước khi được xử lý và hạch toán vào sổ sách kế toán phải được kiểm soát kỹ về tính hợp lệ, hợp pháp, tính đúng đắn của số liệu ghi trên chứng từ, nhân viên kế toán phải kiểm tra kĩ ký hiệu mật ghi trên chứng từ cũng như kiểm soát đối chiếu dấu, chữ ký của người phê duyệt trên chứng từ.
Theo hình thức thể hiện, thì có chứng từ kế toán giấy và chứng từ kế toán điện tử. Theo đó, tại các NHTM tồn tại song song cả hai hệ thống chứng từ này. Trong đó, chứng từ giấy là các chứng từ kế toán mà nội dung của chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy, còn chứng từ điện tử là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện luôn đảm bảo nguyên tắc: Đối với chứng từ điện tử đã dùng làm căn cứ chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ điện tử đó phải được ghi ký hiệu riêng để xác thực việc chứng từ điện tử đã được chuyển hoá; và ngược lại, các chứng từ giấy đã sử dụng làm căn cứ chuyển đổi thành chứng từ điện tử thì đơn vị sẽ in phần thông tin đơn vị xử lý/hạch toán lên chứng từ giấy. Theo đó, chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Tại các NHTM, quá trình luân chuyển chứng từ luôn được chú trọng và được quy định cụ thể từ khâu tiếp nhận, kiểm soát, xử lý chứng từ, hạch toán vào sổ sách kế toán, hậu kiểm chứng từ, đóng chứng từ thành tập nhật ký đến khâu cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ. Việc quy định hệ thống chứng từ phù hợp đã đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kiểm soát chặt chẽ, xử lý kịp thời, đảm bảo
16
độ chính xác góp phần cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời phục vụ công tác kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước.
1.3.1.3 Tổ chức hệ thống tài khoản và thiết kế hệ thống sổ kế toán tổng hợp:
Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là công cụ để ghi chép phản ánh hàng ngày đối với hoạt động huy động vốn và hoạt động tín dụng tại các ngân hàng. Hệ thống TK kế toán áp dụng cho NHNN được thiết kế riêng và hệ thống TK áp dụng cho các NHTM cũng được qui định riêng: NHNN áp dụng Hệ thống TK Kế toán NHNN ban hành theo Quyết định số 425/1998/QĐ-NHNN2 ngày 17/12/1998 của Thống đốc NHNN (được sửa đổi bổ sung theo Quyết định số 1638/2003/QĐ-NHNN ngày 26/12/2003); còn hệ thống các NHTM áp dụng theo Hệ thống TK Kế toán các TCTD ban hành theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN “ Ve việc ban hành hệ thống tài khoản kế toán các TCTD” và Quyết định số 807/2005/QĐ-NHNN ngày 01/06/2005 của Thống đốc NHNN (được sửa đổi, bổ sung theo Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN ngày 10/07/2006.
Hiện nay, tuy hệ thống TK của từng hệ thống ngân hàng có những đặc điểm khác biệt, song hệ thống TK mà các ngân hàng đang áp dụng cũng giống như hệ thống TK kế toán của các đơn vị khác trong nền kinh tế đang sử dụng. Cụ thể: hệ thống TK cũng gồm có các TK nội Bảng và TK ngoại Bảng và cũng được phân thành TK tổng hợp và TK chi tiết. Tuy nhiên có sự khác biệt ở đây là, hệ thống TK tổng hợp tại các NHTM thì do NHNN quy định từ cấp I đến cấp III; còn các NHTM tùy theo yêu cầu nghiệp vụ cụ thể tại đơn vị để quy định các TK cấp IV, cấp V và các TK chi tiết một cách phù hợp. Từ đó, NHNN sẽ tiến hành quản lý hệ thống TK đến cấp III để đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu trên các báo cáo ngân hàng, lập bảng cân đối thống kê tiền tệ và bảng cân đối thanh toán quốc tế của toàn ngành. Do việc qui định có tính gợi mở như vậy của NHNN cùng với việc ứng dụng công nghệ tin học trong tổ chức hạch toán kế toán đã giúp hệ thống kế toán NHTM cung cấp đầy đủ các thông tin tổng hợp, thông tin chi tiết một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc đạt được các mục tiêu hoạt động cũng như mục tiêu thông tin của hệ thống kiểm soát nội bộ và mục tiêu thông tin của các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động tiền tệ.
17
toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Trong đó, hạch toán tổng hợp là hình thức tập hợp số liệu của công tác hạch toán chi tiết theo các chỉ tiêu TK tổng hợp (từ cấp I đến
cấp III) để cung cấp những thông tin kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ cho việc chỉ
đạo điều hành hoạt động của cả hệ thống ngân hàng và sau đó kiểm tra đối chiếu trở
lại đối với hạch toán chi tiết. Các hình thức sổ kế toán trong hoạt động này là: Nhật ký chứng từ, bảng TK, sổ cái và bảng cân đối TK ngày. Để hình dung rõ hơn có thể
Trong đó:
Ghi sổ hàng ngày Ghi sổ định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hình 1.1: Tổ chức hạch toán kế toán tại NHTM
1. Căn cứ chứng từ vào sổ hạch toán phân tích (sổ phụ)
2. Căn cứ chứng từ sau khi vào sổ phụ để lập nhật ký chứng từ. 3. Cuối ngày khóa sổ phụ để lập bảng kết hợp TK cấp I
4. Đối chiếu số liệu giữa nhật ký chứng từ và bảng kết hợp TK 5. Căn cứ bảng kết hợp TK để vào sổ tổng hợp.
6. Căn cứ sổ tổng hợp để lập bảng cân đối TK ngày.
18
8. Căn cứ bảng kết hợp TK tháng để lên cân đối TK tháng.
Tuy nhiên, trong điều kiện công nghệ thông tin hiện đại, được ứng dụng mạnh mẽ trong hệ thống kế toán hiện đại đặc biệt là việc hiện đại hóa ngành ngân hàng thì công tác hạch toán kế toán tổng hợp có thể thực hiện đồng thời đối với hạch toán chi tiết. Từ cơ sở dữ liệu có được khi kế toán viên nhập số liệu các nghiệp vụ phát sinh vào máy tính, sổ kế toán tổng hợp và chi tiết sẽ được xử lý đồng thời trong hệ thống và ngay lập tức các nhà quản lý sẽ có được hệ thống báo cáo cần thiết. Như vậy, đảm bảo sự chính xác tuyệt đối giữa thông tin tổng hợp và chi tiết.
1.3.1.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết:
Hạch toán chi tiết là hình thức kế toán phản ánh một cách chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại vốn, từng loại tài sản, từng loại nghiệp vụ, từng khách hàng. Các sổ trong hình thức này gồm: Sổ chi tiết thông thường như sổ TK tiền gửi, TK cho vay; sổ chi tiết nhật ký nghiệp vụ; bên cạnh đó các NHTM còn dùng chứng từ như một sổ chi tiết (thẻ thanh toán, sổ tiết kiệm,...).
1.3.1.5 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và hệ thống công nghệ thông tin:
Trong điều kiện công nghệ thông tin hiện đại ngày càng phát triển và được ứng dụng mạnh mẽ trong hệ thống kế toán hiện đại đặc biệt là việc hiện đại hóa ngành ngân hàng. Đồng thời do khối lượng công việc lớn, yêu cầu về đảm bảo sự chính xác tuyệt đối giữa thông tin nên các NHTM đều chủ yếu chọn hình thức kế toán là kế toán may và áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào phục vụ công việc.
1.3.1.6 Tổ chức tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Cũng như các đơn vị khác trong nền kinh tế thì hệ thống báo cáo kế toán của NHTM cũng gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính là các báo cáo được lập theo các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành để phản ánh các thông tin, tài chính chủ yếu của NHTM. Báo cáo tài chính được tạo lập trên cơ sở số liệu của Bảng cân đối tài khoản kế toán và các tài khoản kế toán chi tiết; Bảng cân đối tài khoản kế toán được tạo lập từ việc tổng hợp các tài khoản chi tiết. Mọi giao dịch tài chính đều được hạch toán vào các tài khoản chi tiết, từ TK chi tiết số liệu được tổng hợp vào sổ cái, sổ cái là cơ sở để lập Bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp. Theo đó, báo cáo tài chính thể hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính nhằm
19
phản ánh một cách tổng quát tình hình nhận vốn, sử dụng vốn cho vay, tình hình đầu tư TSCĐ, thu hồi nợ vay, thu lãi, thu phí và kết quả hoạt động kinh doanh của các ngân hàng. Báo cáo tài chính mà NHTM phải lập định kỳ theo tháng, quý, năm gồm: Bảng cân đối TK kế toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, để đáp ứng việc chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động ngân hàng cũng như chức năng ngân hàng trung ương của NHNN, các ngân hàng còn phải lập các báo cáo thống kê cung cấp thông tin cho NHNN theo Quyết định số 477/2004/QĐ-NHNN ngày 28/04/2006 của Thống đốc NHNN. Ngoài các báo cáo tài chính và báo cáo thống kê được NHNN quy định, tùy theo yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị, các NHTM cũng có quy định về các mẫu báo cáo quản trị phục vụ công tác quản lý điều hành nội bộ đơn vị.
Các báo cáo quản trị phản ánh chi tiết tình hình hoạt động của đơn vị theo từng mảng hoạt động, theo từng phần hàng mà các cấp quản lý quan tâm như: Báo cáo nguồn vốn, báo cáo cho vay, báo cáo số dư tiền gửi khách hàng,... Các báo cáo quản trị này có vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm soát cũng như quản lý điều hành trong các ngân hàng, các báo cáo này có thể được lập hàng ngày chứ không cần theo hàng tháng, hàng quý. Điều này giúp Ban lãnh đạo ngân hàng theo dõi kịp thời các diễn biến của thị trường để đưa ra các quyết định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro trong tình hình thị trường có nhiều biến động bất thường, khó dự đoán. Hiện nay, các NHTM đều đã thực hiện hiện đại hóa hệ thống máy tính, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi do vậy hệ thống báo cáo của các NHTM là các thông tin đáng tin cậy, chính xác, đầy đủ và cập nhật, rất thuận lợi cho kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng.