Hiện nay Agribank Sơn Động đang sử dụng hình thức kế toán máy, ứng dụng phần mem IPCAS II, lập trình theo hình thức chứng từ ghi sổ theo điều kiện của ngân hàng. Từ hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” bằng tay, Agribank Sơn Động vận dụng để xây dựng quy trình kế toán phù hợp với từng điều kiện của mình. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên máy được tổ chức theo mô hình đơn giản dưới đây:
Thông tin
khác (Bảo
cảo quân
tn. )
Hình 2.4: Sơ đồ ghi sổ bằng máy vi tính tại Agribank Sơn Động
Nguồn: Phòng kế toán và ngân quỹ Agribank Sơn Động
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
46
tác khoá sổ (cộng sổ) trên máy và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động.
Đặc điểm hoạt động của Ngân hàng là có nhiều khách hàng giao dịch và nhất là hiện nay, khi ứng dụng công nghệ tin học vào quá trình tổ chức ghi chép kế toán thì hình thức ghi sổ kế toán được Ngân hàng xây dựng lại cho phù hợp với từng điều kiện của mình dựa trên hình thức kế toán thủ công truyền thống tại các đơn vị ngân hàng và dựa trên quyết định 32/2006/QĐ- NHNN ngày 19/07/2006 của Thống đốc ngân hàng nhà nước - Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với NHNN, các tổ chức tín dụng.
Hình thức kế toán Agribank Sơn Động vận dụng là hình thức kế toán trên máy nên từ cơ sở dữ liệu ban đầu các Sổ chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo cũng như những thông tin khác có thể được chế biến tự động từ cơ sở dữ liệu ban đầu (input) qua chương trình và được truy xuất (output) theo yêu cầu của người sử dụng, các sổ sau đây được kế toán in ra từ hệ thống để kiểm tra và lưu trữ:
- Sổ kế toán chi tiết:
+ Đối với sổ kế toán chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, cho vay, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm, giấy tờ có giá,...): việc in và cung cấp sổ kế toán chi tiết (sổ phụ khách hàng, sao kê số dư khách hàng) cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư tài khoản với khách hàng được thực hiện theo thoả thuận giữa khách hàng và ngân hàng. Từ cơ sở dữ liệu ban đã được GDV nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động chuyển sang sổ kế toán chi tiết tài khoản khách hàng và lưu trữ trong chương trình IPCAS II, kế toán có thể khai thác, vấn tin hoặc in ra giấy khi cần thiết. Vì thế, khi không có yêu cầu, kế toán sẽ theo dõi trên máy và không in ra giấy Sổ chi tiết tài khoản khách hàng ngày hay hàng tháng mà đến cuối năm, Ngân hàng sẽ in ra giấy để kiểm soát và lưu trữ thông tin của các tài khoản còn số dư đến cuối năm theo từng tài khoản khách hàng, bao gồm: số dư đầu năm, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư cuối năm.
+ Đối với các tài khoản chi tiết nội bộ ngân hàng (tài khoản tiền mặt,...): Hàng ngày, kế toán in sổ kế toán chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch toán trên sổ và lưu trữ theo quy định hiện hành tại Agribank Sơn Động.
47
- Bảng liệt kê giao dịch: Khi kết thúc ngày làm việc, GDV in các Bảng liệt kê giao dịch do mình thực hiện, kế toán tổng hợp thì in ra bảng liệt kê các giao dịch được hạch toán tự động để kiểm tra và đối chiếu.
- Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch: Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm in Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch của toàn Ngân hàng.
- Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán và báo cáo tài chính: Hàng ngày, đơn vị ngân hàng in ra các sổ kế toán tài khoản sổ cái và Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày để kiểm tra. Định kỳ (tháng, quý, năm), đơn vị ngân hàng in ra Bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp cấp 3 và báo cáo tài chính theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
❖ Kiểm tra, đối chiếu hàng ngày
Hàng ngày, sau khi in đầy đủ các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày, kiểm soát viên sẽ kiểm soát, đối chiếu khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, giữa Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch với sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, giữa Sổ kế toán tài khoản sổ cái với Bảng cân đối tài khoản kế toán.
Do Agribank Sơn Động có các tài khoản trung gian (để theo dõi tiền mặt chuyển quỹ giữa các giao dịch viên...), số dư của các tài khoản này cuối ngày là không (0), nên cuối ngày kiểm soát viên kiểm tra, đối chiếu về số dư các tài khoản này.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trong phạm vi nhiệm vụ, chức năng của mình, kiểm soát viên, kế toán tổng hợp, trưởng phòng kế toán ký và chịu trách nhiệm về các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày đã kiểm tra, đối chiếu.
❖ Kiểm tra, đối chiếu cuối tháng, quý, năm
Cuối tháng, quý, năm sau khi đã in các bảng cân đối tài khoản tháng, quý, năm và các báo cáo tài chính theo quy định, kế toán sẽ thực hiện kiểm soát, đối chiếu khớp đúng giữa số liệu kế toán cuối tháng với số liệu kế toán các ngày trong tháng; số liệu kế toán cuối quý với số liệu kế toán các tháng trong quý, số liệu kế toán cuối năm với số liệu kế toán 12 tháng trong năm; số liệu trên báo cáo tài chính với số liệu trên các
48
sổ kế toán.