2.3.1.1 Quản lý tiền gửi trên hệ thống IPCAS.
Theo quy định về quản lý và sử dụng IPCAS, mỗi nhân viên trong hệ thống có một user riêng. Để đăng nhập vào hệ thống IPCAS, nhân viên được cấp thẻ PKI riêng ứng với mã nhân viên của mình.
Menu Giao dịch các sản phẩm tiền gửi được phân chia một cách rõ ràng thành các menu nhỏ, trong đó mỗi menu quản lý những thông tin riêng biệt bao gồm:
a) Menu mở và quản lý khách hàng
Một khách hàng là một thực thể cá nhân hoặc không phải khách hàng cá nhân được ngân hàng xác nhận đủ điều kiện để thực hiện giao dịch với ngân hàng, khi đó cần khai báo thông tin khách hàng trong hệ thống IPCAS để lưu trữ các thông tin cần thiết liên quan đến khách hàng đó.
Để tạo thuận lợi cho việc quản lý khách hàng, mỗi khách hàng không phân biệt là cá nhân hay tổ chức đều được IPCAS quản lý theo một mã khách hàng riêng, duy nhất và được sử dụng chung cho toàn bộ hệ thống.
Khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng, GDV kiểm tra giấy tờ cần thiết (CMND đối với cá nhân, hồ sơ pháp lý đối với tổ chức), và yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin vào Phiếu mở tài khoản cá nhân và đăng ký dịch vụ và kí 3 chữ ký mẫu vào đó. Sau đó GDV tiến hành mở mã khách hàng theo trình tự như sau:
* Đối với khách hàng là cá nhân
GDV vào hệ thống theo đường dẫn: Khách hàng/ Thông tin khách hàng/ Đăng ký khách hàng. Sau đó thêm mới, chọn loại hình khách hàng là cá nhân, nhập thông tin của khách hàng.
* Đối với khách hàng là công ty
GDV vào đường dẫn Khách hàng/ Thông tin khách hàng/ Đăng ký khách hàng.
Sau đó thêm mới, chọn loại hình khách hàng là Công ty, chọn loại hình công ty theo giấy thông tin của khách hàng, nhập thông tin của khách hàng.
STT Tên chứng từ Ký hiệu chứng từ
01 Giấy gửi tiền______________________ ______DP00I________ 02 Giây rút tiền____________________ DP002
03 Giầy nộp tién______________________ ______E>P003
_.04
_ ủy nhiệm chi _ DP004
05 Phicu thu ___________ GAOOl
tá Phiêu chi_________________________ GA002 __________________ 07 Bàng kê các loại tiền nộp —____GA003______ 08 Báng kê các loại tièn chi_____ GA004
__________________ Bàng kê ngoại tệ nộp_______________ GA005
__________________
10 Bảng kê ngoại tộ chi GA006
_S TT ____ TSnc⅛(⅛gt⅜ ______' ] ủynhỉệmthu _ ST T Loại giao dịch Mã số chứng từ Khổ giấy I Nghiệp vụ tiền gửi (DP)
Hình 2.5: Màn hình đăng ký khách hàng.
Hình 2.6: Chi tiết màn hình đăng ký khách hàng mới.
Phần lớn các ứng dụng trong IPCAS sẽ tham chiếu đến bản ghi thông tin khách hàng trong quá trình xử lý và do vậy các bản ghi thông tin khách hàng cần được khai báo trước khi ngân hàng có thể thực hiện bất kỳ một giao dịch nào với khách hàng. Sự tồn tại của các bản ghi này sẽ giảm thiểu yêu cầu nhập dữ liệu trong một số giao dịch nhất định.
b) Menu mở, quản lý tài khoản và giao dịch tiền gửi (Tiền gửi)
Menu Tien gửi được sử dụng để mở và quản lý Tài khoản Tien gửi thanh toán không kỳ hạn, tiết kiệm không kỳ hạn cho khách hàng và Tài khoản chi định thanh toán cho Tien gửi và tiết kiệm có kỳ hạn.
Phân hệ sản phẩm có kỳ hạn trong hệ thống IPCAS cung cấp tất cả các khía cạnh về chức năng của một tài khoản có kỳ hạn. Ý tưởng trong phân hệ này cung cấp các tính năng và dịch vụ cơ bản về hợp đồng trong môi trường của một tài khoản cơ sở. Các tính năng được cung cấp trong hệ thống này cho phép tạo một tài khoản có kỳ hạn, điều này tạo ra một tài khoản có các đặc trưng tiền gửi.
Phân hệ GDV (Teller) trong Hệ thống IPCAS xử lý phần lớn các giao dịch bán 52
lẻ. Nó kết hợp chặt chẽ các nghiệp vụ quản lý quỹ của GDV, xử lý các giao dịch nội tệ/ ngoại tệ, séc du lịch, kiểm soát mệnh giá của các loại tiền tệ và mặc định tỷ giá. Nó cũng có thể dùng cho xử lý cập nhật sổ tiết kiệm, phát sinh thông báo và thu phí tự động.
2.3.1.2 Hệ thống chứng từ liên quan đến nghiệp vụ huy động vốn từ tiền gửi trên IPCAS của Agribank Sơn Động.
Các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ huy động vốn từ tiền gửi bao gồm: 1. Mau chứng từ in sẵn:
2. Mau chứng từ kế toán hướng dẫn
Ký hiệu cluing từ
DP005
1 Cac giao dịch tiền gửi (gửi, rút, đóng, mở, phí" chitiết theo loại giao dịch) IDPOl A5
2 Chuyển khoản IDP02 A5
Ii Nghiệp vụ chuyển tiền trong nước (FX)
J Chuyển tiền đi/đến trong nước IFXOl A4/AS
Z Đê nghị điều chình chuyên tiền IFX02 A4/A5
3 Lệnh thanh toán IFX03 A5
số . B T ie n r i n
MaKH Tên khách hãng Tái khoan N ợ C L T T
So tiều So tham chiếu
90 x 2 N 00000000
0 Son Dong Brch IOllOl C W ữữ.ữữữ ĩ.ữ 25:9205067603
J N 00000000 0 Son Dong BfCh 711015 :j X7 1.000 20506’603 4 N 00000000 0 CN KCN Dinh Traír. 453101 C X7 1» 2509205067603 9! X 1 N 17790553
9 Tfin Tuan Anh Tùng 421101 D VN 1.100 5.00 .: ..-205067603
ɪ N 00000000
0 Son Dong Brch IOllOl C V
N 0.000 *.00 25 2 í 20506"
, 603 3 X 00000000
0 Son Dong BfCh 711015 C W l.OK 2: ..-205067603
4 X 00000000 0 Son Dong Brch 453101 C VN ]∞ 2509205067603 X T N - !”905539 T⅛1 Ttsan .Anh Tssng 421101 V N 1.100 5.00 20506’603 2 X XXXXX
XX) Son Dong Brch IOllOl C X7 í.oo
o.ooo :i U 20506’603 3 X XXXXX XX) Son Dong Brch 711015 C X7 1.000 (205067603 4 N 00000000 0 Son DongBreh 453101 C VN ĨĨ7 2509205067603 93 X T N 34916633 7 Pham Nhát Nam 421101 D VN 251.100 250-205254336 2 N 00000000
0 Son Dong Brch IOllOl C X7 ::: jjj ?7-205254336
3 N CXXXX
X)000 Son Dong Brch 711015 C X7 1.000 2:: (205254336 4 N oooooooo
o Son Dong Brch 453101 C X7 ĨĨ7 2509 205254336
9
+ 2 N ooooooooo Son Dong BfCh IOllOl C X7 2.00
0.000 2506205172800
3 N 00000000
0 Son Dong Brch 711015 C X7 Ijjj 2506205172800
4 X oooooooo
o Son Dong Brch 453101 C X7 ■eo 2506205172800
5 X 00000770
9 Trung tim thanh Toán 519101 D X7 X00
1.100 2506205172800
95 1 X 13664790
6 Nguyễn Thị Lan Phuong 421101 D X7 1.∞
1.1∞ :50.-205250177
Tông giao dịch tiên mặt . 90 Tổng giao dịch : 1179
D ∙ N∙ C : Ca
SoBT Loại tiên SoBT
Nụ Phát Sinh Nợ sô BT Có Phát linh có 2 VND 1291 112.010.717.909 2253 112.010.717.909 3 USD 5 127.600 34 5 127.600 34
Tông Nợ 1296 Tổng iắ Cô 22 68
SoBT 1 Loại tɪin VND SoBT Có 346 Phát Sinh có 23.306.750.047 53 GIÃY GỬI TlẼN
Saving Deposit Order V⅞⅛HUfilMM NflHrtTVA
HWrafrlHWIjflHflH VIST IHM
ie AGRIBANK
CHI NHÁNH . ...
Khách hang t⅛n∣n>pjι
Kỷ và ỹiĩ/rữ hộlỉn S⅛rtiΛΛ IIfltm)
Loai tiến gửi O*∣W(J1 ∣⅛M
J-I Không kỳ han pi Gửi gỏp
’—1 OcingntfsiivvijiIJP 1—' ⅛iit<ιrimn√: 1 pl Có kỳ han...ọgáy/thảng 1—□1ĩrm ứlVrngữP hoạtLinh^∙-----N- Hurt* VOvI Họ và tên khách hãng:
Thanh toán lãi □ Trước .
∙jι∣fmrr∙Λ∙μhrf
'■ -^J SL⅛M,
⅜⅛jfi⅛ ⅛Γ)5 ⅛i⅛⅛ M iứ diịuI
Mầu 2.1: Mầu giấy gửi tiền
GlAY NỘPTIÉNDepositOrder
CHl NHÁNH.
⅛ ỉ
Nội dungi
MMH HAMC MtIWWjHiPVi núrnaút Htwc IHta VtEl IUM
SỊ AGRIBANK Khách haπo.‰wnr∙r.∣ tĩẻm ... 5 ∙ Khách hãn CiliroillirrMJll V Sâ CMT7HỘ chiếu; ICrPmlJlO; r WJ Qia chỉ: ... A⅛Λ∙tr Khách hãng Iihantien:... .¾,wι⅛ι⅛y ' So CMT/H0 chiếu: liM⅛iα,T.⅛l ■ só tãi khoăn: . . ArrrwwiMo Sa tiền bang thử: AnwrJrinwvrtl
Mầu 2.2: Mầu giấy nộp tiền
Kfi!H IdrtC M⅛c
HCH1⅛ Vlnirtt™ÍH
HflHC ΓHCH lift
ỦY NHIỆM CHI Payment Order Chl NHANH Khach hàng trả trên:.... HiOpliranr SdMi khoán-... KhArh háng thụ hui'"ig SỐCMT/HỘ chỉéu:.,.. llM⅛U0f.*⅛ ■ So tài khoán;... Arovnr ,Mfl SỐ tlén bâng Chtt Cien thoại: Ké toán trưởnq Điện thoại:
Mầu 2.3: Mầu uỷ nhiệm chi
54
NGMM H* Hfi >*6∙Λ ∙JtHFr M P HẦT1HIÍM M
KGTH∩M U FT HIZI
S3 AGRTBANK
vu*:ạ C.*>A.*> ItI1Oti /fpɪi κ*M∣'∣ι Zitia
Mà chi nhánh TenChinhinh : SonDongBrch 1. Liệt kê giao dịch phát linh ngáy: User ID :25 09 ATKIOl τ⅛ CDV:
LgT KÉGL⅛O DICH
Ngây 12 Thangll Nam 2018
:25 ATKIOl
2. T óng giao dịch phát Sinh ngáy:
Mầu 2.4: Mầu liệt kê chứng từ ngày
2.3.1.3. Hệ thống tài khoản liên quan đến nghiệp vụ huy động vốn từ tiền gửi
trên
IPCAS của Agribank Sơn Động.
Các tài khoản trên hệ thống IPCAS được Ngân hàng thiết kế một phần dựa theo hệ thống TK kế toán do NHNN ban hành (Quyết định 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004) và một phần Ngân hàng tự thiết kế cho phù hợp với cách quản lý và yêu cầu của các nghiệp vụ trong Ngân hàng.
Hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng được chia thành 2 phần: + Tài khoản tổng hợp:
Để đáp ứng yêu cầu kiểm tra, đối chiếu một cách cụ thể trên Bảng cân đối tài khoản và Bảng cân đối kế toán, Agribank đã áp dụng hệ thống tài khoản tổng hợp theo tài khoản cấp 3 của NHNN.
Thông qua đường dẫn kết nối trực tiếp theo một trình tự logic, chương trình tự cập nhật chuyển đổi tương ứng từ TK chi tiết tiền gửi của khách hàng vào từng tài khoản tiền gửi tổng hợp theo các loại tài khoản mà NHNN đã ban hành cho các TCTD
55
theo đúng quy định.
+ Tài khoản quản lý khách hàng:
Nhóm tài khoản được thiết kế độc lập với tài khoản tổng hợp và độc lập với hệ thống TK kế toán do NHNN ban hành, được phát sinh từ module tiền gửi. Do TK tiền
gửi cần được theo dõi chi tiết để đáp ứng yêu cầu quản lý nên hai loại TK này không sử dụng TK tổng hợp mà sử dụng TK chi tiết quản lý theo khách hàng.
Cấu trúc tài khoản tiền gửi của khách hàng gồm 13 ký tự, được khái quát như sau:
AAAA-BBB-CCCCCC Trong đó:
+ AAAA: Mã chi nhánh
+ BBB: Mã sản phẩm: Tủy thuộc vào loại tiền gửi + CCCCCC: Số tự động tăng
Ví dụ: Số tài khoản 2509-201-OOOOOlthì trong đó: 2509: mã số của Agribank Sơn Động, 201: Mã sản phẩm của tiền gửi thanh toán của tổ chức, 000001: là số tự động tăng.
- Nội dụng hạch toán:
Tài khoản tiền gửi AAAA-BBB-CCCCCC: Chi tiết theo từng khách hàng Bên Nợ: Số tiền khách hàng rút ra
Bên Có: Số tiền khách hàng gửi vào
Dư có: Phản ánh số tiền khách hàng đang gửi tại ngân hàng
2.3.1.4. Quy trình giao dịch và hạch toán tiền gửi trên hệ thống IPCAS
a. Tiền gửi thanh toán.
Tien gửi thanh toán (TGTT) là loại hình tiền gửi được sử dụng với mục đích chủ yếu là thực hiện các giao dịch thanh toán qua Ngân hàng bằng các phương tiện thanh toán như: séc lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, chuyển tiền điện tử...nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh nhất của khách hàng.
❖Mở tài khoản
Đối tượng mở: Là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu thanh toán hoặc có nhu cầu tích lũy dần những khoản tiền nhỏ để đáp ứng một khoản chi tiêu nào đó trong
56
Điều kiện mở tài khoản: Theo quy chế mở và sử dụng tài khoản tiền gửi thanh toán tại Agribank:
- Đối với khách hàng cá nhân: Là các công dân Việt Nam có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự đầy đủ, đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi có tài
sản riêng
đủ để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ dân sự và phải có CMND; Cá nhân nước
ngoài từ
đủ 18 tuổi trở lên có đầy đủ năng năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành
vi dân
sự và phải có CMND; Đối với người chưa thành niên không thuộc trường
hợp nêu
trên, người mất năng lực hành vi dân sự/ hạn chế năng lực hành vi dân sự
theo quy
định của pháp luật thì mọi thủ tục mở tài khoản và sử dụng tài khoản tiền gửi thanh
toán phải được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người giám
hộ.
- Đối với tổ chức: Là các tổ chức Việt Nam được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam; Tổ chức nước ngoài được thành lập và hoạt động
theo quy định của pháp luật nước mà tổ chức đó được thành lập.
Quy trình mở tài khoản:
- Khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản không kỳ hạn, GDV sẽ kiểm tra CMND của khách hàng cá nhân (CMND hợp lệ là CMND được cấp dưới 15 năm,
chữ viết rõ ràng), hoặc hồ sơ pháp lý của khách hàng là tổ chức. Căn cứ vào
đó, GDV
sẽ tiến hành kiểm tra trên hệ thống IPCAS tìm mã khách hàng, nếu khách
hàng chưa
có mã khách hàng thì GDV tiến hành tạo mã khách hàng, nếu khách hàng đã
57
CMND với thông tin trên bản ghi thông tin của khách hàng.
Bước 2: Hướng dẫn khách hàng điền thông tin :Giao dịch viên hướng dẫn khách
hàng điền thông tin và ký vào Giấy nộp tiền và kiểm tra yêu cầu nộp tiền của họ. Neu
khách hàng nộp tiền trong hạn mức thì mặt sau của Giấy nộp tiền có sẵn bảng kê thu chi tiền, nếu vượt hạn mức sẽ chuyển Giấy nộp tiền qua bộ phận quỹ để thu tiền.
Bước 3: Nhận và kiểm đếm tiền của khách hàng : GDV nhận và kiểm đếm tiền của khách hàng. Trong quá trình kiểm đếm, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc tiền giả thì phải báo ngay cho họ và cùng họ giải quyết sau khi kiểm xong tiền. (Nếu thu tiền ngoài hạn mức thì bỏ qua bước này, thủ quỹ thu xong tiền ngoài hạn mức sẽ đưa lại giấy nộp tiền đã ký đóng dấu Đã thu tiền về cho GDV hạch toán.)
Bước 4: Hạch toán trên phần mềm : Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu nộp tiền khách hàng điền, GDV hạch toán vào trên phần mem IPCAS, cụ thể như sau: GDV sẽ vào đường dẫn Tiền gửi/Giao dịch về tiền gửi/Gửi tiền Sau đó chọn Mã khách hàng, chọn tài khoản gửi tiền, GDV nhập số tiền cần nộp tiền vào tài khoản, sau đó nhấn OK và đẩy lệnh để yêu cầu phê duyệt. GVD đưa Giấy nộp tiền gốc đồng thời với lúc đẩy phê duyệt máy cho Kiểm soát viên để kiểm soát chứng từ.
Khi lệnh được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động định khoản như sau: + Nợ TK Tien mặt quỹ con/quỹ chính
+ Có TK Tien gửi thanh toán/ Tien gửi tiết kiệm không kỳ hạn của khách hàng. Sau khi kiểm soát chứng từ, liên 2 sẽ trả lại khách hàng, liên 1 lưu rổ chứng từ trong ngày.
❖Khách hàng rút tiền mặt từ tài khoản
Bước 1: Yêu cầu rút tiền mặt : Khách hàng đến yêu cầu thực hiện giao dịch rút tiền mặt từ tài khoản và đưa giấy CMND cho GDV. GDV kiểm tra CMND, đối chiếu giấy CMND với thông tin trên bản ghi thông tin của khách hàng.
Bước 2: Hướng dẫn khách hàng điền thông tin : Giao dịch viên hướng dẫn khách
hàng điền thông tin và ký tên vào Giấy rút tiền. Nếu khách hàng rút tiền trong hạn
mức thì
58
Giao dịch về tiền gửi/ Rút tiền. GDV chọn Mã khách hàng, chọn tài khoản rút tiền, GDV nhập số tiền cần rút, sau đó nhấn OK và đẩy lệnh để yêu cầu phê duyệt. GVD đưa Giấy rút tiền gốc đồng thời lức đẩy lệnh phê duyệt máy cho Kiểm soát viên để kiểm soát chứng từ.
Khi lệnh được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động định khoản như sau: + Nợ TK Tien gửi thanh toán
+Có TK Tien mặt quỹ con hoặc quỹ chính Bước 4: Chi trả tiền cho khách hàng
GDV chi trả tiền cho khách hàng và in kê Phiếu rút tiền mặt thành 2 liên, đóng dấu đã chi tiền lên Phiếu rút tiền mặt và trả lại giấy CMND cho họ. GDV yêu cầu khách hàng ký tên vào Phiếu rút tiền mặt và đưa liên 2 cho khách hàng, liên 1 lưu lại vào rổ chứng từ trong ngày.
Hình 2.7: Các màn hình giao dịch về tiền gửi
❖Kế toán nhận chuyển khoản từ TGTT
Khi nhận được chứng từ chuyển tiền vào TK ( séc và bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm
chi do khách hàng nộp vào;...). Việc thu phí tuỳ trường hợp cụ thể có thể thu ở phía người trả hoặc phía người nhận. Nhìn chung, phần lớn các trường hợp, phí thu ở phía
người trả tiền:
Trường hợp không thu phí:
Nợ TK TGTT của KH trả / Thanh toán vốn giữa các NH Có TK TGTT của người nhận
Trường hợp có thu phí của người nhận: