Phòng chế độ kế toán nên phối hợp với các bộ phận chuyên môn để ban hành những
84
văn bản hướng dẫn về các nghiệp vụ đặc thù ( như trung tâm thẻ khi hướng dẫn hạch toán
chia sẽ phí thẻ quốc tế Visa, Master; trung tâm kiều hối để hướng dẫn hạch toán các giao dịch trong hệ thống kiều hối tập chung sắp được đưa vào sử dụng ...) để phản ánh một cách chính xác nhất, đúng đối tượng, đúng bản chất của nghiệp vụ, để cho các chi nhánh có thể thống nhất thực hiện chuẩn xác trong toàn hệ thống.
3.3.3. Giải pháp kiểm soát các bút toán hủy giao dịch
Đối với việc hủy bút toán khi giao dịch đã được thực hiện trong nghiệp vụ tại Agribank Sơn Động, khi thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, Ngân hàng cần căn cứ vào quy trình thanh toán đã được chính nội bộ các Ngân hàng đã ban hành và căn cứ vào quy định của pháp luật để thực hiện. Ve nguyên tắc khi tiến hành điều chinh sai sót khi giao dịch thì sai sót ở đâu thì điều chinh ở đó và nghiêm cấm giao dịch viên thực hiện điều chinh tủy tiện sửa chữa số liệu và hủy giao dịch.
Thứ nhất, giao dịch viên và những người lãnh đạo Ngân hàng không được tủy tiện phong toả tài khoản của khách hàng khi chưa có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc những người có đủ thẩm quyền. Việc phong toả tài khoản phải đáp ứng đầy đủ quy định về phong toả tài khoản theo quy định của pháp luật và của chính quy định nội bộ Agribank.
Thứ hai, GDV phải ghi nhớ rằng mọi thao tác nghiệp vụ, mọi hành động và việc làm khi giao dịch với khách hàng luôn tiền ẩn những rủi ro pháp lý mà đôi khi trong quá trình tác nghiệp GDV đã không lường trước được. Do vậy, cần làm đúng quy trình, quy định nội bộ của Agribank. Trường hợp trong quy trình nội bộ không quy định khi xử lý tình huống hoặc nếu không chắc chắn việc mình làm đúng hay sai, GDV cần xin ý kiến từ lãnh đạo hoặc hãy gọi điện, xin ý kiến của những bộ phận nghiệp vụ cấp trên để khi xử
lý các tình huống đảm bảo trách nhiệm pháp lý an toàn cho chính bản thân GDV và cho Ngân hàng.
Thứ ba, việc sai sót, nhầm lẫn trong khi giao dịch với khách hàng là điều không thể tránh khỏi trong nghiệp vụ tại Ngân hàng, vì thế, khi có sai sót xảy ra hoặc có yêu cầu từ khách hàng đòi sửa, hủy các giao dịch đã hoàn thành thì giao dịch viên hãy nhớ rằng
85
Việc điều chinh và chinh sửa nếu có phải theo đúng nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán.
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện hệ thống sổ kế toán, hệ thống BCTC và phân tích BCTC
* Căn cứ theo quyết định 32/2006/QĐ-NHNN ngày 26/07/2006, Agribank - Sơn Động cần hoàn thiện thêm một số nội dung và mẫu sổ tổng hợp nhằm đảm bảo
yêu cầu
kiểm tra, so sánh, đối chiếu và tra cứu số liệu.
Bổ sung sổ kế toán của tài khoản Sổ cái, được lập cho từng tài khoản Sổ cái, phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
- Tên Ngân hàng lập sổ - Ngày, tháng, năm ghi sổ
- Tên, số hiệu của các tài khoản sổ cái - Số dư đầu ngày của từng tài khoản sổ cái
- Số hiệu tài khoản chi tiết, số dư đầu ngày, tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có, số
dư cuối ngày của từng tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ cái có hoạt động trong
ngày và
được sắp xếp theo số hiệu chi tiết từ nhỏ tới lớn. Trường hợp các dữ liệu của tài
khoản kế
toán chi tiết đã được thể hiện trên các sổ kế toán khác và được in ra giấy hàng
ngày để kiểm
tra và lưu trữ thì không phải thể hiện trên sổ kế toán tài khoản sổ cái và được thay
thế bằng
doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh có ngày của tài khoản sổ cái; - Số dư cuối ngày của tài khoản sổ cái
- Chữ ký người kiểm soát.
Trước khi hệ thống sổ sách kế toán được bổ sung, hoàn thiện, hiện tại thuộc về kiểm
86
cáo phân tích sự biến động của các chi tiêu theo từng thời kỳ như doanh thu, chi phí, dư nợ tín dụng theo từng nhóm khách hàng, dự huy động vốn theo từng đối tượng khách hàng hay theo kỳ hạn, ...để làm cơ sở cho nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh. Trên cơ sở số liệu kế toán cung cấp, Ngân hàng cần thực hiện phân tích thêm một số chi tiêu sau:
- Tình hình biến động theo từng nhóm nợ: Chi tiêu này cho biết tỷ lệ dư nợ ở các nhóm nợ quá hạn, để nhà quản trị đánh giá tình hình tài chính của khách hàng,
trên cơ sở
đó đốc thúc thu nợ, bảo toàn vốn.
- Phân bổ chi phí hoạt động cho từng phòng trực tiếp kinh doanh và cán bộ quản lý trên cơ sở dư nợ hoặc dư huy động vốn nhằm đưa ra doanh thu tối thiểu cần đạt được.
Đây là căn cứ để giao kế hoạch kinh doanh tới từng phòng, từng cán bộ, đảm bảo
cho vay
hoặc huy động vốn có hiệu quả, có lợi nhuận.
3.3.6. Giải pháp về nhân sự
Ngân hàng phải có “Chiến lược” đào tạo cán bộ sao cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh Ngân hàng trong nền kinh tế thị trường. Bản thân các cán bộ cũng phải tự mình nâng cao hiểu biết, trình độ của bản thân qua đồng nghiệp, hệ thống văn bản nội bộ, hệ thống kiến thức chuyên ngành.
Thực tế đã cho thấy rằng, trong nền kinh tế ngày nay lòng trung thành của khách hàng phụ thuộc vào thời gian đáp ứng, tính an toàn và chất lượng dịch vụ. Đối với các dịch vụ tài chính, các yêu cầu này đang ngày càng phụ thuộc vào hệ thống công nghệ thông tin. Một trong những tiêu chuẩn là doanh nghiệp phải có được hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin được xây dựng thống nhất, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và cấu trúc sao cho có thể triển khai các ứng dụng khác nhau một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác và thuận tiện. Để làm được điều này, Chi nhánh có thể thực hiện bằng cách:
- Agribank cần không ngừng cải tiến quy trình, tiêu chuẩn tuyển dụng, đào tạo,
quản lý
Tiếp nhận và φi⅛n lỷ yêu cầu
(4)________
_____(3)
87
phải được đào tạo về tin học, về thanh toán quốc tế... để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng phức tạp. Ngoài ra các nhân viên trực tiếp giao dịch với các khách hàng là cá nhân cần phải được đào tạo về kỹ năng giao tiếp, để biết cách ứng xử với các khách hàng
khó tính, và có thể giải quyết tốt các yêu cầu của khách hàng.
3.3.7. Giải pháp về ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin
Chi nhánh cần kết hợp với bộ phận kỹ thuật của ngân hàng cấp trên, mở thêm những
lớp đào tạo cho nhân viên về quy trình sử dụng IPCAS II, và các hệ thống hạch toán kế toán tự động khác để đảm bảo nhân viên thực hiện giao dịch chính xác, nhanh chóng. Đặc
biệt là đối với kế toán nghiệp vụ huy động vốn từ tiền gửi và nghiệp vụ cho vay, GDV phải thực hiện chính xác khi tất toán tài khoản, thu nợ của khách hàng. Bên cạnh đó, cần nâng cao trình độ hiểu biết của nhân viên trong công nghệ, để khi có những lỗi kỹ thuật trong hạch toán, nhân viên có thể xử lý và tiếp tục thực hiện giao dịch một cách nhanh nhất.
Kiến nghị Agribank tăng dung lượng máy chủ hệ thống để tránh tình trạng hệ thống
máy bị treo, giật khi giao dịch vào những ngày đầu tháng, cuối tháng. Hoàn thiện và tập chung hệ thống thanh toán với các đối tác, các tổ chức tín dụng trong một số hệ thống tổng quát để tránh tình trạng dàn trải của hệ thống ứng dụng phục vụ công việc. Cải thiện
một số chức năng tự động để giao dịch viên có thể hoàn thành tốt hơn công việc như: tự động thay đổi lãi suất của các loại tiền gửi, cho vay được đăng ký trong 1 kỳ cố định khi
88
Bp phận Service Desk (Ho trợ mức 1)
Bộ phận Hỗ trợ Bik 2 (Các phỏng chuyên môn tại
Đóng yèu cầu h_________________
Chú thích:
(1) Người dùng, cán bộ điên toán chi nháiih gửi yêu cầu đèn bộ phận Ho trợ mức 1
tại TTCNTT. w
(2) Trvcmg hςrp bộ phận Hỗ trợ mvc 1 không thể xử lý yêu càu, chuyến tiếp yêu
cìu d⅛n bộ phận Ho trợ mửc 2 xem xẺt, xử lý yêu cầu.
(3) Trường hợp Ho trợ mức 1 xử lỹ yêu cầu của người dùng và được người dung
xác nhận yỄú càu đã được xủ lỷ xong thi đủng yêu cau,
(4) Sau khi HỖ trợ múc 2 xừ lý xong yêu cầu của người dùng, Hổ trợ mức 1 tiên
hành xác nhặn két quà với ngvởí dùng tmớc khi đóng yêu cầu.
89 B ph n h tr unite ộ ậ ỗ ợ 1 B ph n hô tr múc 2ộ ậ ợ Người dùng/ IT Chi nhánh Quy trình quỉnlý Đóng ,'CU cẩu Liên h v iệ ớ đ i tác đ xúố ể lý yèu c uầ Quytrin h quản lỵ thay đỏi 'LĨên quan t⅛' d itac?/ ∖ δ NT(I7) Th c lú n, x lýự ậ ừ yêu c uầ xác nh n kẽtậ quà, x lýử POI N1⅛9) —<Jí l Xúng?'ử ỷ Phân tích 1 _____ỵệụ ầc u J √ ≡>χ∣ -'Veucautu i⅛∙'σ κ½hv⅛iv⅛n<⅛ N l )ɪ ɪɪ L p phậ ương án x lýử i⅛) ^Cauthay ,∖ NitMI
90
3.3.8. Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn, tổ chức bộ máy kế toán tại CN cần hoàn thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh nhằm thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp
thông tin đầy đủ, kịp thời và trung thực phục vụ cho việc điều hành của nhà quản lý Ngân
hàng. Theo đó, tổ chức công tác kế toán cần tương ứng với quy mô công tác kế toán và khối lượng công việc kế toán cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán. Trước tiên, để thực hiện được điều đó cần giải quyết tốt các vấn đề dưới đây:
- Xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của chi nhánh: Khối lượng nghiệp kinh tế và tính đa dạng của các nghiệp vụ cũng khác nhau, vì vậy cần bố
trí những
người làm kế toán có kinh nghiệm vào các phần hành kế toán phức tạp và chiếm
tỷ trọng
lớn.
- Xác định số lượng phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ của từng phần hành kế
toán một cách khoa học và hợp lý: số lượng phần hành kế toán tại chi nhánh cần
được xác
định phù hợp nhằm đảm bảo mối quan hệ công tác các phần hành này với các
phần hành
khác của bộ máy kế toán để có sự phối hợp, phân công trách nhiệm trong việc thu
nhận, xử
lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị chi nhánh. Tại chi nhánh, nên tổ chức lại bộ máy kế toán như sau:
- Đối với bộ phận kế toán giao dịch khách hàng: Nên bố trí các cửa giao dịch khác nhau như bộ phận giao dịch khách hàng cá nhân, bộ phận giao dịch khách hàng
DN để
91
+ Bố trí một số cán bộ khác chuyên hạch toán các nghiệp vụ kinh tế nội bộ của các phân hệ GA và GL) và in các báo cáo hàng ngày.
+ Công tác phê duyệt chứng từ, lập và đối chiếu báo cáo tháng, quý, năm nên để cho
bậc từ phó phòng trở lên đảm nhiệm. Bộ phận kế toán này còn thực hiện lập kế hoạch tài chính và tổ chức công tác phân tích tài chính của các NHTM nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho các đối tượng sử dụng
- Xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng phần hành hợp lý: Những người làm công tác kế toán có trình độ cao sẽ tăng được năng suất
lao động kế toán, xử lý công việc nhanh. Vì vậy, chi nhánh cần có hướng tuyển dụng
những nhân viên lành nghề, thường xuyên bồi dưỡng đào tạo các cán bộ kế toán đồng
thời có cơ chế khuyến khích khen thưởng phù hợp