- TK 911 Xác định kết qủa kinh doanh:
2.2.6.4 Phần mềm kế toán máy
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Kế toán máy: là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng các yêu cầu của các đối tượng sử dụng.Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng kế toán máy vẫn phải tuân theo các nội dung và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện thủ công, đồng thời từng nội dung có đặc điểm riêng phù hợp với việc ứng dụng thông tin hiện đại.Thông thường quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán máy được thực hiện theo quy trình:
Số cái TK Sổ KT Tổng hợp BCTC Xử lý của phần mềm kế toán trên máy Nhập vào máy Chứng từ trên máy Chứng từ gốc
Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học cần phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc sau:
1. Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
2. Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.
3. Đảm bảo phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ kế toán của DN.
4. Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao và phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán.
5. Phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
* Nội dung tổ chức công tác KT trong điều hiện kế toán trên máy vi tính:
• Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý
Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Nguyên tắc mã hóa là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán.
Việc xác định các đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị của DN. Thông thường trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hóa: Danh mục tài khoản (TK 632, 131…); Danh mục chứng từ: Hóa đơn GTGT, phiếu thu…; Danh mục vật tư sản phẩm hàng hóa; Danh mục khách hàng…
• Khai báo, cài đặt
Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng, DN phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này. Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hóa ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo
liên quan đến đối tượng đó.
• Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung của tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
+ Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. + Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
• Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống TK cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống TK do BTC ban hành. Các DN cần phải căn cứ vào đặc điểm của DN mình mà xây dựng hệ thống TK chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết. Khi tìm, xem, in sổ sách kế toán, người sử dụng có thể lọc theo cả TKTH và TK chi tiết.
• Tổ chức hệ thống sổ sách báo cáo kế toán:
Trên cơ sở hệ thống sổ KTTH, trình tự hệ thống hoá thông tin, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng DN, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin tự động trên máy theo đúng yêu cầu.Thông thường, thông tin từ các chứng từ gốc nhập vào sẽ được lưu giữ trong các tệp tin dữ liệu chi tiết, sau đó được hệ thống hoá để lập Sổ Cái. Định kỳ, Sổ Cái sẽ được xử lý để lập báo cáo kế toán.