- TK 911 Xác định kết qủa kinh doanh:
3.1.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (phụ lục 18)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc:
Giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, có quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu quan trọng, về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh tế, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty.
Giám đốc là người đưa ra những quyết định, đề ra đường lối kinh doanh, phát triển của công ty. Khi có những vấn đề cấp bách, cần có quyết định chung thì Giám đốc sẽ triệu tập cuộc họp định kỳ hoặc bất thường để tham khảo ý kiến của các thành viên trong công ty và đưa ra quyết định đúng đắn nhất.
Quyết định mức lương, thưởng đối với phó giám đốc, kế toán và các nhân viên trong công ty.
Ký các quyết định, công văn, giấy tờ quan trọng.
Phó giám đốc:
Là người tham mưu cho giám đốc, đưa ra những ý kiến giúp điều hành công ty có hiệu quả.
Quản lý nhân sự: Công việc của một Phó giám đốc bao gồm phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty. Ngoài ra còn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới. Dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của họ.
Kinh doanh/sản xuất: Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru. Trao đổi với Giám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp.
Đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức cho từng phòng ban, trình ban giám đốc phê duyệt nhằm hoàn thành các mục tiêu được giao phó. Ban hành quy chế, quy định về văn hóa doanh nghiệp. Đề xuất với ban giám đốc ứng dụng công nghệ mới, biện pháp quản lý hiệu quả phù hợp với tổ chức.
Cụ thể hơn, Phó giám đốc sản xuất sẽ có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tổ chức sản xuất theo đúng quy trình công nghệ, đơn đặt hàng và kế hoạch được giao. Duy trì, cải thiện hệ thống chất lượng nhằm giảm tỷ lệ sai sót, hỏng sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng máy móc, vật tư, nhân lực. Thực hiện bảo dưỡng thiết bị, báo cáo về hệ thống máy móc của phân xưởng.
Phòng kế toán:
Có nhiệm vụ làm công tác quản lý về tài chính của công ty, luôn chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách của nhà nước về quản lý tài chính, tránh những lãng phí và vi pham nguyên tắc nghề nghiệp.
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính, kế toán trong công ty phù hợp với chính sách quy định của Nhà nước.
Tổ chức theo dõi giám sát chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm hàng hóa, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của hàng hóa vật tư. Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu với khách hàng, ghi chép đầy đủ các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong công ty.
Tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước các khoản nộp ngân sách nhà nước như thuế GTGT.
Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập BCTC và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định kết quả.
Phòng kinh doanh:
Xây dựng kế hoạch bán hàng, kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong hệ thống bán hàng, xây dựng tổ chức nhân sự các bộ phận thuộc bộ phận kinh doanh.
Tìm hiểu thị trường, tiếp thị, marketing cho sản phẩm của công ty. Có nhiệm vụ tìm hiểu thông tin về các khách hàng tiềm năng của công ty
Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, đánh giá hiệu quả quy trình, nâng cao các hoạt động của công ty. Luôn thực hiện các nhiệm vụ được giao theo chỉ định của giám đốc.
Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của công ty
Tìm hiểu thị trường, quản lý triển khai các hoạt đông marketing, chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và các phương án kinh doanh theo từng giai đoạn, từng phân khúc của thị trường.
Duy trì phà phát triển mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty
Thu thập và quản lý thông tin khách hàng, hồ sơ khách hàng theo quy định để phục vụ công tác đánh giá sắp xếp hạng khách hàng tiềm năng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
Phòng hành chính nhân sự
Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. Tổ chức phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo. Có các biện pháp khuyến khích người lao động, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành các chủ trương, quy định của giám đốc, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty.
Phục vụ các công tác để giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo, điều hành. Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong công
ty.