6. Cấu trúc đề tài
2.2.2.2. Thực hiện quy trình phối hợp giữa bộ phận trong hoạt động của dự án
các qui trình thi công theo đúng hồ sơ thiết kế ban hành trong phạm vi hạng mục được giao. Báo cáo thường xuyên tình hình tiến độ cho Ban điều hành dự án để có thể có phương án điều chỉnh kịp thời.
Thư ký: phụ trách các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm, cập nhật tình hình hoạt động thi công...
Quản lý thi công nước: trực tiếp quản lý, hướng dẫn công nhân thực hiện các qui trình thi công theo đúng hồ sơ thiết kế ban hành trong phạm vi hạng mục được giao. Báo cáo thường xuyên tình hình tiến độ cho Ban điều hành dự án để có thể có phương án điều chỉnh kịp thời.
Quản lý thi công điện: quản lý công trình thi công cơ điện (ME) từ khi nhận thầu, tổ chức thi công cho đến quyết toán công trình.
Nhân công thi công: là những người trực tiếp làm ra sản phẩm, vì vậy toàn bộ công nhân tham gia thi công sẽ được tuyển chọn kỹ lưỡng thông qua việc đánh giá tay nghề và trách nhiệm tại những vị trí công tác ở các dự án tương tự.
2.2.2.2. Thực hiện quy trình phối hợp giữa bộ phận trong hoạt động của dự án án
a. Nguyên tắc phối hợp
Công tác phối hợp dựa trên nguyên tắc kịp thời, hiệu quả nhằm phát huy sức mạnh và hiệu quả trong các hoạt động của dự án.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để thực hiện nhiệm vụ phối hợp và không ảnh hưởng đến hoạt động của các bộ phận liên quan.
Trong quá trình phối hợp thực hiện công việc phải thực hiện nhanh chóng, đảm bảo thông tin nội bộ và tuân thủ đúng nội quy của Công ty. Chương trình, kế hoạch phối hợp phải được thể hiện bằng văn bản, mail hoặc qua trảo đổi giữa các bộ phận.
25
Việc xử lý các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận phải được thực hiện theo nguyên tắc: công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nào thì bộ phận đó chủ trì xử lý, các bộ phận khác trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm đôn đốc, phối hợp khi có yêu cầu và xử lý theo quy định của Công ty.
b. Quy trình phối hợp GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn chào thầu Thông tin dự án
Chưa thiết kế cơ sở
BP. Thiết kế
Đã thiết kế cơ sở
BOQ sơ bộ BP. Mua hàng
BP. Thiết kế BOQ chi tiết
Ban Giám Đốc Chủ đầu tư
BOQ chi tiết update BP. Thiết kế
26 GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn chuẩn bị thi công Hợp đồng được ký
BOQ chi tiết update
BP. Thiết kế
Hồ sơ thi công
Hồ sơ thi công
Chủ đầu tư BP. Thi công BP. Thi công BP. Thiết kế Ban Giám Đốc BP. Mua hàng
27 GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn thi công Chủ Đầu Tư Dự trù kinh phí BP. Thi công
Tiến độ thi công
BP. Thiết kế Ban Giám Đốc BP. Thi công BP. Mua hàng BP. Thiết kế Ban Giám đốc BP. Thi Công BP. Thi Công
Nghiệm thu nội bộ BP. Thiết kế
28 GIAI ĐOẠN LƯU ĐỒ QUY TRÌNH Giai đoạn hoàn thiện
c. Mô tả quá trình thực hiện
GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ Giai đoạn chào thầu
BP Thiết kế nhận thông tin dự án và tiến hành triển khai:
- Trường hợp 1: Dự án chưa có thiết kế cơ sở => BP. Thiết kế có trách nhiệm tính toán, mô tả công nghệ. - Trường hợp 2: Dự án đã có thiết kế cơ sở hoặc chỉ có sơ đồ công nghệ => BP. Thiết kế có trách nhiệm tính toán lại, đánh giá công nghệ, điều
BP. Thiết kế - Bảng tính toán - BOQ sơ bộ Chủ Đầu Tư Bản vẽ hoàn công
BP. Thi công BP. Bảo trì
Nghiệm thu nội bộ
BP. Bảo trì BP. Thi công
29
GIAI
ĐOẠN MÔ TẢ
TRÁCH
NHIỆM HỒ SƠ
chỉnh - mô tả công nghệ theo thiết kế của công ty (nếu cần).
BP. Thiết kế thực hiện BOQ sơ bộ và chuyển đến BP. Mua hàng. BP. Mua hàng liên hệ với nhà cung cấp để lấy báo giá, thời gian giao hàng => phản hồi cho BP. Thiết kế
BP. Mua hàng
- Báo giá vật tư, thiết bị.
BP. Thiết kế cập nhật giá để thực hiện BOQ chi tiết và gửi đến Chủ Đầu Tư.
BP. Thiết kế
- BOQ chi tiết theo công nghệ công ty thiết kế.
- BOQ chi tiết
theo công
nghệ/ BOQ đã có (nếu thuộc trường hợp 2) BP. Thiết kế phối hợp với BP. Thi
công, BP. Mua hàng để kiểm tra và
thực hiện lại BOQ chi tiết. BP. Thiết kế BP. Thi công - Bảng báo giá nhân công. - Bảng báo giá thiết bị, vật tư (update)
BP. Thiết kế trình BOQ chi tiết đến
Ban Giám đốc để đàm phán/ ký kết. BP. Thiết kế
- BOQ chi tiết (update)
30 GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ Giai đoạn chuẩn bị thi công
BP. Thiết kế tiếp tục update BOQ chi tiết và thực hiện các hồ sơ thi công.
BP. Thiết kế chuyển hồ sơ thi công đến BP. Thi công.
BP. Thiết kế
- BOQ chi tiết update. - Bảng tính toán. - Bản vẽ Shop. - Thuyết minh công nghệ. - Biện pháp thi công. - Hướng dẫn vận hành (nếu có). - Biên bản bàn giao.
BP. Thi công tiến hành cho đặt Sleeve, trình duyệt hồ sơ thi công và thu thập biểu mẫu của dự án.
- Trường hợp 1: Chủ đầu tư không duyệt hồ sơ thi công => BP. Thi công làm việc và phản hồi để BP. Thiết kế chỉnh sửa/ thay đổi.
- Trường hợp 2: Chủ đầu tư đồng ý phê duyệt hồ sơ thì công => BP. Thi công nhận và bàn giao cho BP. Thiết kế.
BP. Thi công
- Hồ sơ thi công được duyệt. - Biểu mẫu dự án.
- Biên bản bàn giao.
31
GIAI
ĐOẠN MÔ TẢ
TRÁCH
NHIỆM HỒ SƠ
BP. Thiết kế chuyển BOQ chi tiết đã được duyệt đến BP. Mua hàng. BP. Thi công chuyển tiến độ dự kiến thi công cho BP. Mua hàng.
BP. Thiết kế BP. Thi công
BP. Mua hàng update thiết bị, vật tư theo BOQ chi tiết được duyệt và lập bảng kế hoạch tiến độ mua hàng trình Ban Giám Đốc. BP. Mua hàng - Bảng kế hoạch tiến độ mua hàng. Giai đoạn thi công
BP. Thi công trình mẫu vật tư và bàn giao cho BP.Thiết kế.
BP. Thi công thực hiện dự trù kinh phí thi công và tiến độ thi công chuyển cho BP. Thiết kế, BP. Mua hàng.
BP. Thiết kế kiểm tra theo BOQ chi tiết đã được duyệt:
- Trường hợp 1: BP. Thiết kế đồng ý => chuyển trình Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Trường hợp 2: BP. Thiết kế không đồng ý => chuyển BP. Thi công xem xét sửa chữa. BP. Thi công BP. Thiết kế - Bảng dự trù kinh phí. - Bảng tiến độ thi công. - Hồ sơ phê duyệt - Biên bản bàn giao.
BP. Thi công thực hiện đề xuất cấp vật tư và chuyển BP. Thiết kế:
BP. Thi công BP. Thiết kế
- Phiếu đề xuất cấp vật tư.
32 GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ - Trường hợp 1: Có dự trù kinh phí => BP. Thiết kế ký xác nhận/ kiểm tra khối lượng dựa trên bản vẽ và dự trù kinh phí đã được phê duyệt (để kiểm soát phát sinh hay sai sót) và chuyển cho BP. Mua hàng.
BP. Mua hàng ký xác nhận/ kiểm tra số lượng dựa trên bảng dự trù kinh phí và bảng tổng hợp mua hàng (tồn trong kho/đã cấp chưa).
- Trường hợp 2: Trong huống đột xuất => BP. Thiết kế ký xác nhận khối lượng trên bản vẽ thiết kế và chuyển cho BP. Mua hàng. BP. Mua hàng ký xác nhận và nhập số liệu vào bảng tổng hợp mua hàng. BP. Mua hàng thực hiện Phiếu đề xuất mua hàng trình Ban Giám Đốc phê duyệt.
BP. Mua hàng cấp vật tư đến công trình cho BP. Thi Công
BP. Mua hàng - Phiếu đề xuất mua hàng. - Biên bản bàn giao.
BP. Thi công phối hợp cùng BP. Thiết kế về kế hoạch thi công ngày, khối lượng thi công ngày và cập nhật Nhật ký thi công.
BP. Thi công BP. Thiết kế
- Báo cáo kế hoạch thi công ngày.
33 GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ BP. Thiết kế đôn đốc/ nhắc nhở BP. Thi công báo cáo tiến độ và khối lượng thi công ngày.
BP. Thi công và BP. Thiết kế nghiệm thu nội bộ dựa trên số liệu ghi nhận của 2 bộ phận.
- Báo cáo khối lượng thi công ngày
- Nhật ký công trường.
- Biên bản nghiệm thu nội bộ.
Giai đoạn hoàn thiện
BP. Thi công phối hợp với BP. Thiết kế thực hiện bản vẽ hoàn công. BP. Thi công thực hiện nghiệm thu + bàn giao với BP. Bảo trì trên các tiêu chí sau:
- Kiểm tra/ Vệ sinh đường ống, thiết bị.
- Gắn bảng ghi chú ký hiệu, thông số thiết bị.
- Test áp nước. - Test áp điện.
- Đánh dấu vị trí và ghi chú người đấu đèn trên bản vẽ. - Cam kết chất lượng. - Vận hành thử nghiệm (trong 2 ngày ở chế độ Auto) BP. Thi công BP. Thiết kế - Biên bản nghiệm thu nội bộ.
- Bảng cam kết chất lượng.
34
GIAI
ĐOẠN MÔ TẢ
TRÁCH
NHIỆM HỒ SƠ
- Lấy mẫu phân tích nước.