6. Cấu trúc đề tài
3.3.2. Nâng cao năng lực quản lý công tác tổ chức thực hiện
3.3.2.1. Nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ tham gia vào công tác quản lý dự án
Nhân lực là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của mọi công việc, với công tác quản lý dự án thì yếu tố con người lại càng đóng vai trò quan trọng hơn. Để đảm bảo chất lượng công tác quản lý dự án được hiệu quả, các cán bộ tham gia công tác quản lý dự án phải có trình độ đại học trở lên, đặc biệt có kiến thức cở bản về kinh tế, xã hội, tài chính dự án, có khả năng tính toán, phân tích các chỉ tiêu kinh tế tài chính dự án, vận dụng các kiến thức và phương pháp phù hợp trong quá trình triển khai dự án từ khâu lập kế hoạch, triển khai tổ chức thực hiện dự án, giám sát kết quả thực hiện khi dự án đi vào hoạt động, đánh giá và kết thúc, nghiệm thu, quyết toán dự án. Ngoài những yếu tố năng lực về chuyên môn đòi hỏi người cán bộ tham gia vào công tác quản lý dự án phải biết phân tích, đánh giá, tổng hợp linh hoạt, xử lý tình huống.
Đối với cán bộ tham gia vào dự án và một số người tham gia kiêm nhiệm: tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức cơ bản về kinh tế, pháp luật về đầu tư, đấu thầu, quy luât thị trường ngành, tiềm năng phát triển của công ty, các kiến thức cơ bản về lập kế hoạch dự án, triển khai tổ chức dự án và giám sát đánh giá dự án.
Tổ chức tốt công tác quản trị dự án ngay từ lập kế hoạch, triển khai dự án và kết thúc dự án để đảm bảo dự án mang lại hiệu quả, chất lượng, giảm thiểu các phát sinh ngoài hợp đồng.
Nhà quản trị dự án bắt buộc phải có năng lực chuyên môn sâu về hoạt động mà dự án đang tiến hành. Chỉ đạo và điều hành, ra quyết định đúng lúc, kịp thời và tổ chức chỉ đạo thực hiện quyết định với kết quả, hiệu quả thiết thực.
Nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ làm công tác quản lý dự án, cán bộ giám sát.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý chất lượng ISO phục vụ công tác quản lý dự án…
79
3.3.2.2. Phối hợp giữa bộ phận trong hoạt động của dự án
Công tác tổ chức quản lý dự án là tập hợp rất nhiều hoạt động từ các bộ phận khác nhau nhưng lại có mối liên quan chặt chẽ với nhau. Do vậy việc phối hợp giữa các bộ phận hoạt động nhịp nhàng, bổ sung hỗ trợ cho nhau thành một thể thống nhất nhằm nâng cao chất lượng quản lý dự án là điều vô cùng quan trọng. Mặc dù công ty đã ban hành quy trình phối hợp giữa bộ phận trong hoạt động của dự án, trong đó quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận đơn vị tuy nhiên quy trình trên chưa phát huy hiệu quả cao. Vì vậy giải pháp để tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cán bộ, bộ phận chuyên môn làm công tác quản lý dự án cần:
+ Hoàn thiện quy trình triển khai dự án để phù hợp với tình hình sản xuất của công ty và phù hợp với chế độ, chính sách mới của nhà nước.
+ Ban hành chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với công tác quản lý dự án. Sẽ thưởng cho những đơn vị, cá nhân hoàn thành xuất sắc trong công tác tổ chức dự án như hoạt động vượt tiến độ, đem lại hiệu quả cao trong thi công công trình đat chất lượng cao. Những cá nhân, đơn vị không phối hợp nhịp nhàng, không làm tròn trách nhiệm trong quá trình quản lý dự án gây chậm tiến độ hoặc không hiệu quả thì phải bồi thường và đuổi việc nếu dự án không triển khai hoặc triển khai không hiệu quả gây tổn thất cho haotj động sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.3.2.3. Tiến độ thực hiện thi công
Lập tiến độ thi công chi tiết làm căn cứ để giám sát chặt chẽ tiến độ dự án. Việc chậm tiến độ mà không do lỗi khách quan, bất khả kháng đều phải được xử lý theo quy định.
Quản lý chung chịu trách nhiệm tổ chức quản lý toàn diện từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng bảo đảm chất lượng, hiệu quả.
Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo phục vụ công tác quản lý dự án theo quy định.
80
3.3.2.4. Hoàn thiện quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng có vai trò quan trọng với hầu hết các doanh nghiệp. Kết quả của chu trình này ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ dự án và chi phí cho hoạt động mua hàng chiếm tỷ trọng lớn trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Do đó, dưới góc độ quản lý quy trình này có một vai trò hết sức quan trọng. Do đó đòi hỏi công tác lập kế hoạch mua hàng – thanh toán không chỉ dừng lại ở việc mua hàng mà phải đưa ra được các ý kiến mang tính chất có lợi cho doanh nghiệp. Đây là mục tiêu mà các nhà quản lý mong muốn từ các nhân viên mua hàng. Qua các bài học kinh nghiệm ở trên có thể thấy rằng đây là một quy trình mua hàng tương đối phù hợp mà các công ty khác nên tư vấn và học hỏi. Song bên cạnh các ưu điểm đáng chú ý ở trên quy trình mua hàng tại Bảo Anh vẫn còn các điểm cần lưu ý như sau:
- Thứ nhất là kiểm soát về lượng hàng cấp cho công trường chưa được kỹ càng, còn phát sinh rất nhiều.
- Thứ hai là vấn đề nhân viên mua hàng không kiểm tra giá trị hàng mua một cách đúng mức.
- Thứ ba là việc nên áp dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ công việc thu mua được tốt hơn.
3.3.2.5. Công tác an toàn lao động và vệ sinh môi trường
Thực hiện đầy đủ theo quy định như cắm các biển báo, biển chỉ dẫn… tại công trường. Công nhân thi công phải được huấn luyện nghiệp vụ theo quy định.
Thực hiện đầy đủ công tác lập và thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường. Đồng thời thưc hiện nghiêm túc công tác bảo vệ môi trường theo quy định trong quá trình thi công. Đặc biệt chú ý khi thi công các công trình gần khu dân cư, khu công cộng…
3.3.2.6. Quản lý hồ sơ dự án
Hoàn thiện quy trình tổ chức triển khai các bước thực hiện dự án, hồ sơ, biểu mẫu phù hợp với thực tế triển khai tại công trình.
81
Lưu trữ an toàn
Việc lưu trữ tất cả tài liệu phát sinh trong một kho lưu trữ duy nhất, vì thế việc thất lạc giấy tờ là điều diễn ra thường xuyên ở một số dự án đang lưu trữ hồ sơ thủ công. Thay vì chấp nhận nó như một sự cố khó tránh khỏi, hãy nhìn vào năng lực công nghệ của một phần mềm quản lý dự án có sẵn, nó cung cấp hệ sinh thái trên nền tảng đám mây giúp bạn tạo một không gian lưu trữ an toàn và khoa học. Ở đó thông tin luôn sẵn sàng được khôi phục nhanh chóng sau một vài thao tác đơn giản.
Lưu trữ khoa học
Sự sắp xếp tài liệu khoa học theo từng giai đoạn của dự án, gán với từng người phụ trách hay cụ thể hơn là với từng công việc được phát sinh, kết quả tìm kiếm sẽ đảm bảo chính xác và trả về tức thời.
Lưu trữ phân cấp
Phân quyền rõ ràng cho những người tham gia sử dụng, có thể phân chia và thiết lập cho nhân viên các quyền được đọc, sửa hay xóa tài liệu. Chỉ như vậy tài liệu mới được khai thác hiệu quả và đúng mục tiêu. Bên cạnh đó các thành viên trong dự án cũng có thể tự xây dựng những tủ hồ sơ cá nhân ngay trên hệ thống theo sơ đồ cây khoa học, đảm bảo rằng họ có đủ tài liệu sử dụng trong quá trình làm việc và chủ động điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân.
Cập nhật linh hoạt
Việc phát sinh tài liệu, thông tin mới trong quá trình triển khai dự án có thể được cập nhật nhanh chóng nhưng mất nhiều thời gian để thông tin lại đầy đủ và chính xác tới toàn bộ thành viên có liên quan? Để công việc này được thực hiện một cách tức thời Công ty cần tới một tác vụ tự động gửi các thông báo tới nhân viên thông qua email hay sms. Bên cạnh đó, đối tác hay nhân viên có thể tiếp cận với tài liệu ở nhiều địa điểm và bất cứ khi nào họ cần. Các phần mềm quản lý dự án đủ tốt hiện nay sẵn sàng cung cấp trải nghiệm thú vị về tốc độ truyền thông trong cập nhật thông tin hồ sơ và chia sẻ tài liệu.
82