6. Cấu trúc đề tài
2.2.2.4. Tổ chức thực hiện hoạt động mua hàng
Bộ phân mua hàng gồm 2 nhân viên mua hàng:
Bảng 2.3. Nhân sự Bộ phận mua hàng của Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh
Chức vụ Số người Chức năng công việc
Nhân viên 1 1 Nhân viên mua hàng trong nước
Nhân viên 2 1 Nhân viên mua hàng nước ngoài
38
a. Quy trình mua hàng cho dự án của công ty TNHH MôiTrường Bảo Anh
Hình 2.4. Sơ đồ quy trình mua hàng của Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh b. Đề xuất vật tư
Đây là bước đầu tiên của quy trình mua hàng nhằm xác định nhu cầu của dự án Sky 89 và đưa ra danh sách những hàng hóa cần mua để bộ phận mua hàng tiếp nhận, tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa và đặt hàng.
Hồ sơ đề xuất vật tư bao gồm:
- Phiếu đề xuất vật tư đầy đủ nhãn hiệu, mã sản phẩm, số lượng,… - Bản vẽ highlight khu vực bốc vật tư.
- Dự trù khối lượng công trình, vật tư – thiết bị. - Catalogue cụ thể sản phẩm cần mua.
- Tiến độ thi công tại công trường.
Kiểm tra báo giá
Không duyệt Duyệt mua hàng
39
- Loại và số lượng giấy tờ yêu cầu đi kèm theo vật tư.
- Quản lý bộ phận chuyển đề xuất vật tư sang bộ phận mua hàng.
c. Thu thập thông tin và chọn nhà cung cấp
Sau khi thông tin đề xuất được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành xin báo giá, tìm nhà cung cấp tối ưu, chất lượng phù hợp và hàng hóa có CO, CQ, Packing list, tờ khai hải quan, bill tàu đối với hàng nhập khẩu và chứng nhận chất lượng, test report đối với hàng trong nước.
Danh sách một số nhà cung cấp được công ty hợp tác để mua vật tư, thiết bị cho dự án Sky 89:
Bảng 2.4: Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được công ty chọn mua của Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh
STT Tên nhà cung cấp Số điện thoại Tên hàng hóa cung cấp
1 Fluidra Việt Nam 0906 700 985 Thiết bị bể bơi Astral
2 Peraqua -Austria +43 7535 58488-3214 Thiết bị đèn hồ bơi Peraqua
3 Bảo Gia 0908 644 869 Van, ống, khớp nối
mềm
4 Thịnh Phát 0935 414 327 Cáp điện
5 NAPICO – Phong
Phú 0908 171 930 Tủ điện
6 Tân Á - Đại Thành 0949 123 046 Bồn nhựa
7 Tiền Phong 0777 723 456 Ống nhựa
40
(Nguồn: Công ty TNHH Môi Trường Bảo Anh)
d. Đàm phán với nhà cung cấp
Đối với các đơn hàng giá trị lớn: cần phải có hợp đồng mua bán bao gồm các điều khoản thanh toán, thời gian giao nhận, các trường hợp vi phạm hợp đồng, chế độ bảo hành, ... để đảm bảo điều kiện cho cả 2 bên. Hợp đồng này sẽ được bên bán soạn thảo theo sự thỏa thuận của hai bên.
Hình 2.5. Hợp đồng mua bán của Fluidra – Bảo Anh kí ngày 29/01/2021
Đối với các đơn hàng giá trị nhỏ: bộ phận mua hàng sẽ thỏa thuận giá cả, giấy tờ, thông tin xuất hóa đơn và hình thức thanh toán thông qua email, zalo, số điện thoại,....
41
e. Ra quyết định mua hàng
Quyết định mua hàng sẽ được thực hiện ngay sau khi đã đàm phán hoàn tất với nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ kí hợp đồng mua bán với bên mua cho đơn hàng có giá trị lớn và tiến hành đặt hàng cho dự án. Các đơn hàng có giá trị nhỏ sẽ tùy vào thỏa thuận trước đó mà tiến hành nhập hàng.
Nhân viên mua hàng sẽ thực hiện các bước sau:
- Mua vật tư
- Báo tiến độ nhận hàng và cấp hàng cho công trường - Xác nhận và lưu trữ biên bản giao nhận nội bộ.
- Lưu trữ và bàn giao giấy tờ hàng hóa cho Phòng kỹ thuật.