Thứ tư, cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra giám sát chặt chẽ sự vận
động và luân chuyển vốn kinh doanh. Phát hiện và xác định kịp thời những
tồn tại và vuớng mắc làm chậm tốc độ luân chuyển của vốn kinh doanh để từ đó đua ra các quyết định điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.
3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN KINHDOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DƯỢC PHẨM DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DƯỢC PHẨM TÂN AN
3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng từng loại vốn kinh doanh
3.2.1.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Do đặc thù kinh doanh nên vốn luu động chiếm tỷ trọng chủ yếu trong cơ cấu vốn của công ty, trong đó phải kể đến là khoản mục khoản phải thu và hàng tồn kho, đây cũng là nguyên nhân chính gây ra tình trạng ứ đọng vốn. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì buộc phải đổi mới và hoàn thiện cơ chế quản lý và sử dụng vốn.
(1) Tổ chức huy động vốn có hiệu quả:
95
hoạch kinh tế - tài chính của Công ty. Công ty phải tổ chức huy động vốn lưu động sao cho đủ để dự trữ tài sản lưu động, đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh và tiết kiệm vốn. Trong trường hợp không đáp ứng được nhu cầu về vốn thì có thể vay ngân hàng hoặc các đối tượng khác để bổ sung vào vốn lưu động của mình. Mặt khác, Công ty cần phải có những biên pháp hữu hiệu để sử dụng có hiệu quả và đảm bảo giá trị các nguồn vốn, tiến hành phân bổ, sử dụng hợp lý các nguồn vốn hiện có nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời các nhu cầu về vốn kinh doanh.
> Trong thời gian tới, Công ty cần tăng cường các khoản chiếm dụng, tuy nhiên vẫn phải khống chế nợ phải trả trong khả năng thanh toán được. Đối với những khoản vốn chiếm dụng được, Công ty nên sử dụng một cách linh hoạt, tranh thủ phát huy hết tác dụng. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng để trở thành dây dưa, mất uy tín đối với các nhà cung cấp mà nên đáo hạn các khoản phải trả một cách liên tục khi đến hạn. Như vậy sẽ đem lại hiệu quả sử dụng vốn lưu động cao cho Công ty.
> Đối với các khoản vay ngắn hạn: Đây là nguồn vốn chủ yếu nhất để Công ty sử dụng cho nhu cầu về VLĐ của mình. Công ty cần phải lập kế hoạch tín dụng một cách kịp thời, chính xác để huy động vốn vay trong từng thời kỳ khác nhau, lập kế hoạch vay trả theo thời gian một cách cụ thể nhằm phát huy tính linh hoạt của nguồn vốn này phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
> Đối với những khoản phải trả người bán: Công ty nên có một cơ chế linh hoạt trên quan điểm hai bên cùng có lợi. Đây là nguồn vốn Công ty đi chiếm dụng để bổ sung cho nhu cầu VLĐ mà không phải trả lãi sử dụng. Vì vậy, Công ty cần khai thác và sử dụng triệt để nguồn vốn này bằng cách tăng tỷ lệ nợ phải trả hoặc kéo dài thời hạn trả tiền của người bán lên. Tuy nhiên Công ty cần phải tăng cường củng cố mối quan hệ với người cung cấp, tuyệt
96
đối giữ chữ tín với khách hàng.
(2) Nâng cao khả năng thanh toán:
Thực hiện tốt việc nâng cao khả năng thanh toán là một yêu cầu bắt buộc đối với một doanh nghiệp. Muốn thực hiện tốt điều này, đòi hỏi Công ty Tân An cần thực hiện tốt một số biện pháp sau:
> Cắt giảm chi phí một cách hợp lý: Truớc hết, Công ty cần đánh giá các chi phí chung và xem có cơ hội nào cắt giảm chúng hay không. Từ phân tích ở chuơng II, thời điểm cuối năm 2017, một số chi phí vẫn còn cao nên có kế hoạch cắt giảm, ví dụ chi phí quản lý doanh nghiệp là hơn 29 tỷ đồng. Việc cắt giảm những chi phí không cần thiết sẽ có tác động trực tiếp đến con số lợi nhuận. Các chi phí hoạt động nhu công tác phí, chi phí văn phòng, chi phí gửi hàng, chi phí chuyển phát nhanh,... là những chi phí gián tiếp mà Công ty phải chịu để vận hành hoạt động kinh doanh ngoài những chi phí trực tiếp nhu giá vốn hàng bán hay luơng thuởng cho cán bộ công nhân viên và đây là những chi phí mà Công ty có thể cắt giảm đuợc.
> Xây dựng kế hoạch quản lý nợ phải trả một cách thích hợp: Cùng với việc đôn đốc thu hồi nợ, Công ty cũng cần có phuơng án thích hợp để trả các khoản nợ, các khoản vốn đi chiếm dụng đến hạn. Thực tế, nợ phải trả của Công ty ở thời điểm cuối năm 2017 là gần 94 tỷ đồng. Công ty cần có kế hoạch trả nợ phù hợp để tránh khỏi rủi ro tài chính. Đối với các khoản nợ đến hạn, sắp đến hạn, cần chủ động tìm nguồn để trả nợ. Thực hiện biện pháp này phải kết hợp chặt chẽ với việc thu hồi nợ nhằm thanh toán đúng hạn, từ đó không gây ra biến động tới tình hình tài chính của Công ty để đảm bảo uy tín với bạn hàng.
> Đàm phán để có các điều khoản thanh toán dài hơn với nhà cung cấp. Thời gian thanh toán càng dài càng tốt nhằm giữ đồng tiền ở lại với Công ty lâu hơn để đảm bảo khả năng thanh toán tức thời.
97
(3)Tăng cường công tác quản lý công nợ phải thu:
Do thực hiện chính sách bán hàng chậm trả nên các khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng số vốn lưu động của Công ty, vì vậy quản lý tốt các khoản phải thu là biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty:
- Cần có các ràng buộc chặt chẽ khi ký kết các hợp đồng mua bán: cần quy định rõ ràng thời gian và phương thức thanh toán, đồng thời luôn giám sát chặt chẽ việc khách hàng thực hiện những điều kiện trong hợp đồng. Bên cạnh đó cũng cần đề ra những hình thức xử phạt nếu hợp đồng bị vi phạm để nâng cao trách nhiệm của các bên khi tham gia hợp đồng, phải gắn trách nhiệm của khách hàng thông qua các hợp đồng, thông qua các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, các điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán, đồng thời thường xuyên thu thập thông tin về khách hàng thông qua nhiều kênh cung cấp để có chính sách giá bán phù hợp, hiệu quả.
- Trong công tác thu hồi nợ: Phòng tài chính sẽ đưa ra thời hạn thu hồi công nợ cho từng đối tượng khách hàng, cụ thể như sau:
+ Đối với các bệnh viện, đơn vị y tế công lập, thời hạn thu hồi nợ tối đa là 180 ngày.
+ Đối với các bệnh viện, đơn vị y tế tư nhân, thời hạn thu hồi công nợ là 90 ngày.
+ Đối với các phòng khám, nhà thuốc mua hàng theo hình thức kê đơn, sẽ áp dụng phương thức thanh toán gối mã.
+ Đối với các phòng khám, nhà thuốc tại Hà Nội, do đặc thù sẽ có nhân viên giao hàng tận nơi nên áp dụng phương thức thanh toán ngay.
Tất cả các loại hình khách hàng này đều cần tuân thủ quy tắc: giảm xuất 1/3 đơn hàng ở tháng thứ 4, giảm xuất ½ đơn hàng ở tháng thứ 5, giảm xuất 2/3 đơn hàng ở tháng thứ 6 và không xuất hàng từ tháng thứ 7 trở đi.
98
Ngoài ra, vào đầu mỗi tháng, phòng Tài chính sẽ gửi cho các bệnh viện, cơ sở y tế bản đối chiếu công nợ của tháng truớc đó và yêu cầu các đơn vị ký xác nhận và chuyển lại cho Công ty. Đối với các đơn vị không xác nhận công nợ thì sẽ bị tạm dừng xuất hàng sau thời gian 3 tháng tính từ tháng gửi đối chiếu công nợ. Việc làm này sẽ giúp kiểm soát đuợc chính xác công nợ và đảm bảo khả năng thanh toán từ phía khách hàng. Mặt khác, điều này còn có ý nghĩa đối với các trình duợc viên, giúp họ có trách nhiệm hơn trong việc thu hồi công nợ sau bán hàng.
- Công ty cũng có thể áp dụng thêm biện pháp khoán công nợ nhu sau: dựa vào doanh số bán hàng thực tế và thời gian thu hồi công nợ bình quân của từng địa bàn, đua ra một thời gian thu hồi công nợ và một mức tỷ lệ áp dụng chung cho toàn bộ các địa bàn. Ví dụ nhu thời gian thu hồi công nợ tối đa là 45 ngày từ ngày phát sinh doanh thu:
+ Nếu trong khoảng thời gian 45 ngày, khách hàng thanh toán hết công nợ thì Phòng tài chính sẽ đuợc huởng một số tiền thuởng tính theo công thức: Số tiền thuởng = Số tiền KH thanh toán x (45 ngày - Số ngày từ lúc phát sinh đến lúc thanh toán) x 0,02%
+ Nguợc lại, nếu sau khoảng thời gian 45 ngày khách hàng mới thanh toán thì Phòng tài chính sẽ phải nộp phạt số tiền tính theo công thức:
Số tiền phạt = Số tiền KH thanh toán x (Số ngày từ lúc phát sinh đến lúc thanh toán - 45 ngày) x 0,02%
Biện pháp này giúp nâng cao trách nhiệm của các kế toán công nợ nhằm nhanh chóng thu hồi các khoản nợ, rút ngắn vòng quay nợ phải thu.
(4) Dự trữ hàng tồn kho hợp lý, tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho:
- Đối với tình trạng thiếu hàng hóa để cung ứng cho các đơn vị y tế, Công ty cần lập bảng theo dõi số luợng trúng thầu, số luợng đã cung ứng và
99
số lượng chưa cung ứng theo từng mặt hàng của từng đơn vị thuộc các địa bàn khác nhau. Thông qua bảng theo dõi này có thể thống kê được số lượng bình quân tiêu thụ của từng mặt hàng theo tháng, từ đó đưa ra được dự đoán mức tiêu thụ của mặt hàng đó để có thể đặt hàng cho nhà sản xuất, đặc biệt chú ý đến giai đoạn đầu thầu mới hoặc gần hết thầu cũ. Bên cạnh đó, bộ phận đặt hàng cũng cần theo dõi số lượng nguyên liệu đầu vào có đủ đáp ứng để sản xuất ra lô hàng như Công ty đặt hay không và theo dõi, kiểm soát việc sản xuất hàng theo đơn đặt hàng của Công ty.
- Công ty cũng cần phải tiến hàng kiểm kê,đối chiếu thường xuyên số lượng thực tế hàng tồn trong kho và số lượng trên phần mềm để tránh trường hợp xuất nhầm lô, xuất thiếu hàng, xuất thừa hàng.
3.2.1.2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định
Do đặc thù kinh doanh nên vốn cố định chiếm tỷ trọng không cao trong tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp nhưng hiệu quả sử dụng vốn cố định cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh nói chung.
Tài sản cố định hiện nay của Công ty bao gồm văn phòng và các máy móc thiết bị phục vụ công việc tại công ty cùng với các xe ô tô có nhiệm vụ đưa đón trình dược viên đi công tác và giao hàng hóa.
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định, Công ty có thể thực hiện các giải pháp sau:
(1) Lập kế hoạch theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định để đảm bảo tài sản có hoạt động, được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả:
Trên các xe ô tô hiện tại đã có lắp thiết bị định vị với mục đích kiểm tra hành trình di chuyển có đúng với lịch công tác của các trình dược viên hay không. Ngoài ra còn có bộ phận làm nhiệm vụ ghi lại km từng tháng của từng xe để xác minh lại số km di chuyển trong một tháng và kiểm tra tính hợp lý của nhiên liệu được sử dụng trong tháng đó.
100
(2)Lập kế hoạch đầu tư mua sắm, tăng giảm và khấu hao tài sản cố định hàng năm.
Trong công tác đầu tư cần lưu ý đảm bảo TSCĐ bằng nguồn vốn dài hạn để Công ty tránh được những biến động về tài chính, rủi ro do sử dụng nguồn vốn ngắn hạn mang lại. Đồng thời xác định danh mục, số lượng, giá trị của từng loại TSCĐ tăng, giảm trong năm, phân tích cụ thể TSCĐ do doanh nghiệp đầu tư và lựa chọn phương pháp khấu hao thích hợp.
(3) Thứ ba, kiểm tra định kỳ máy móc thiết bị.
Công ty cần phát huy cao việc sử dụng và kiểm tra định kỳ máy móc thiết bị, tránh tình trạng tài sản hư hỏng, không sử dụng được. Ngoài ra, Công ty cần phân loại, xác định số TSCĐ sử dụng kém hiệu quả, những tài sản đã cũ, không sử dụng được để kịp thời có kế hoạch thanh lý, nhượng bán, nhanh chóng thu hồi vốn để tái đầu tư.
3.2.2. Giải pháp chung nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
3.2.2.1. Tăng cường và nâng cao hiệu quả huy động vốn
Trong thời gian qua, việc xây dựng kế hoạch kinh doanh chưa sát với thực tế biến động của thị trường, công tác xây dựng còn cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Vì vậy, xây dựng kế hoạch kinh doanh khả thi sẽ là cơ sở quan trọng đem lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Xây dựng kế hoạch kinh doanh phải căn cứ vào thực tế thực hiện, phân tích và dự báo những biến động của thị trường dược phẩm trong nước và thế giới.
Việc lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn là một giải pháp tài chính hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trên thực tế, công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chưa quan tâm đến việc lập các kế hoạch cụ thể về sử dụng vốn và cách thức huy động vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong cả năm.
101
được xây dựng dựa trên cơ sở thực tế về kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tiếp theo, do đó đòi hỏi phải đúng, toàn diện và đồng bộ để tạo cơ sở cho việc tổ chức công tác sử dụng vốn kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Để đảm bảo yêu cầu của công tác lập kế hoạch , khi tiến hành thực hiện Công ty cần phải chú trọng một số vấn đề sau:
Một là, xác định chính xác nhu cầu về vốn tối thiểu cần thiết đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh của Công ty được tiến hành thường xuyên liên tục không bị gián đoạn. Từ đó có biện pháp huy động vốn phù hợp nhằm cung ứng vốn một cách đầy đủ, kịp thời, tránh tình trạng dư thừa vốn gây lãng phí vốn không cần thiết cũng như đảm bảo không bị thiếu vốn gây ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời huy động vốn với chi phí sử dụng tối ưu.
Hai là, trên cơ sở nhu cầu vốn đã lập, Công ty cần xây dựng kế hoạch cụ thể về việc huy động vốn, bao gồm việc xác định khả năng vốn hiện có , số vốn còn thiếu để lựa chọn nguồn tài trợ thích hợp với chi phí về vốn là thấp nhất giúp Công ty có một cơ cấu vốn linh hoạt và tối ưu. Để tăng nguồn tài trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Công ty có thể thực hiện một số biện pháp sau:
- Trước hết trong quá trình tìm nguồn tài trợ, Công ty cần khai thác triệt để mọi nguồn vốn của mình, phát huy tối đa nội lực vì nguồn vốn từ bên trong doanh nghiệp luôn có chi phí sử dụng vốn thấp nhất nên mạng lại hiệu quả cao nhất. Một trong những nguồn đó là vốn tích lũy từ các lợi nhuận không chia và quỹ khấu hao TSCĐ để lại với mục đích tạo nguồn vốn tái đầu tư cho doanh nghiệp.
- Tăng cường huy động các nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ cho các nhu cầu trước mắt về vốn lưu động, tận dụng tối đa các khoản nợ ngăn hạn chưa