b. 1 Kiểmtoán đối với hoạt động Quản lý Ngoại hối và vàng
b.2. Kiểmtoán công tác Tổ chức Nhân sự
Tiến hành kiểm tra tình hình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, việc tuân thủ các quy trình, quy định đối với công tác Tổ chức Nhân sự thuộc phòng Hành chính - Nhân sự.
Nội dung kiểm toán:
♦ Công tác tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển cán bộ
♦ Công tác thực hiện xét nâng lương, nâng lương trước hạn, thi nâng ngạch ♦ Công tác quản lý hồ sơ Cán bộ công chức
♦ Công tác đào tạo, bồi dưỡng đối với Cán bộ công chức
Qua kiểm tra, xem xét hồ sơ của bộ phận Tổ chức Nhân sự thuộc phòng Hành chính - Nhân sự liên quan đến nội dung trên. Nhìn chung trong quá trình triển khai nhiệm vụ, bộ phận Tổ chức Nhân sự đã thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ được giao.
Thực hiện đúng quy trình, quy định của Nhà nước, NHNN: Quản lý lưu trữ hồ sơ CBCC đảm bảo an toàn, đầy đủ, khoa học, thuận tiện cho công tác khai thác tra cứu; Hoàn thành đúng thời gian quy định, đảm bảo kịp thời đầy đủ chế độ, quyền lợi cho CBCC trong việc tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, nâng lương, nâng ngạch, đào tạo CBCC.
Việc ghi chép hệ thống sổ phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện cập nhật, các tiêu chí cơ bản theo hồ sơ gốc phục vụ tốt công
cán bộ, công chức cho cơ quan đơn vị khác và tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức từ cơ quan khác.
* Đối với hồ sơ cán bộ, công chức:
Toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức Chi nhánh đã có bộ hồ sơ riêng được quản lý tại phòng Hành chính - Nhân sự.
Qua kiểm tra cho thấy Hồ sơ cán bộ, công chức đã đáp ứng đúng, đủ cả về thành phần hồ sơ, mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
* Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức:
Hồ sơ cán bộ, công chức tại Chi nhánh được sắp xếp theo vần tên A,B,C và lưu giữ trong tủ sắt có khóa do một cán bộ phòng Hành chính - Nhân sự quản lý, đối với hồ sơ cán bộ, công chức là lãnh đạo từ cấp phòng trở lên do một cán bộ lãnh đạo phòng Hành chính - Nhân sự quản lý.
Việc lưu giữ đảm bảo nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản không bị nhầu nát, thất lạc hồ sơ.
Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức được xếp thành 03 nhóm theo thứ tự thời gian nhằm dễ tìm, dễ tra cứu khi cần thiết.
Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản an toàn và đáp ứng tốt các yêu cầu về môi trường an ninh, cứu hỏa, khô ráo, thoáng khí tránh ẩm ướt, mối mọt, chuột, dán.
Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu “MẬT” theo quy định của pháp luật.
Từng bước thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về cán bộ, công chức làm cơ sở để quản lý hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức. Sử dụng các công cụ tin học để quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu về cán bộ công chức phục vụ công tác thống kê và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức.
Chấp hành nghiêm túc định kỳ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định của NHNN Việt Nam.
60
Tuy nhiên, qua kiểm tra còn nhận thấy có một số cán bộ đã tham gia các khóa đào tạo do Chi nhánh cử đi nhung chua nộp đủ chứng chỉ, ngoài ra một số cán bộ không có bất cứ hồ sơ gốc nào mà chỉ có các bản photo. Lý do là bị thất lạc trong quá trình chuyển địa điểm công tác, những truờng hợp này chủ yếu là đội ngũ lái xe, bảo vệ.