b. 1 Kiểmtoán đối với hoạt động Quản lý Ngoại hối và vàng
b.3. Kiểmtoán việc thực hiện tuân thủ theo quy định về quy trình đối với cuộc thanh tra, đoàn thanh tra, xử lý kết luận thanh tra
với cuộc thanh tra, đoàn thanh tra, xử lý kết luận thanh tra
+ Việc thực hiện quy trình thủ tục một cuộc thanh tra:
Các Đoàn thanh tra đã thực hiện theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của nguời ra Quyết định thanh tra từ khâu lập kế hoạch thanh tra, tiến hành thanh tra và kết thúc thanh tra. Các Đoàn thanh tra tuân thủ đúng trình tự, thủ tục quy định quy trình tiến hành một cuộc thanh tra theo Thông tu 02/2010/TT-TTCP ngày 02/3/2010 của Thanh tra Chính phủ và các văn bản pháp luật về thanh tra. Cụ thể:
- Chuẩn bị Thanh tra: Đảm bảo tuân thủ quy trình quy định tại điều 4, 5, 6, 7,8 của TT02/2010: nội dung các cuộc thanh tra phù hợp với nội dung trong kế hoạch thanh tra đã đuợc Ban Giám đốc phê duyệt hàng năm; Quyết định thanh tra thể hiện đầy đủ, đúng theo quy định (Căn cứ pháp lý để thanh tra, đối tuợng, nội dung, thời hạn thanh tra, nhiệm vụ, phạm vi thanh tra, thành phần: truởng đoàn và đoàn viên thanh tra). Sau khi quyết định thanh tra đuợc ban hành, Truởng đoàn thanh tra tiến hành xây dựng dự thảo kế hoạch thanh tra trình lãnh đạo Thanh tra giám sát (nguời ra quyết định Thanh tra) phê duyệt. Dự thảo kế hoạch Thanh tra đuợc lập cụ thể, đầy đủ, chi tiết các nội dung.. .thông tin cần thiết đối với mỗi cuộc thanh tra trên cơ sở phù hợp nhiệm vụ mà quyết định thanh tra đã nêu. Sau khi kế hoạch thanh tra đuợc phê duyệt, Truởng các đoàn thanh tra tổ chức họp đoàn để phổ biến kế hoạch thanh tra và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong đoàn, thông báo
bằng văn bản về việc công bố quyết định thanh tra gửi tới đối tượng thanh tra, thông báo được ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung làm việc, thành phần dự họp...
- Tiến hành Thanh tra: Các đoàn tuân thủ đúng quy định, Trưởng đoàn chủ trì buổi công bố QĐ Thanh tra theo ủy quyền của người ra quyết định thanh tra, yêu cầu đơn vị cung cấp hồ sơ, tài liệu chỉ đạo thành viên trong đoàn tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin tài liệu, yêu cầu giải trình những vấn đề có liên quan đến nội dung thanh tra.. .và thực hiện các nhiệm vụ theo trình tự thủ tục.
- Kết thúc Thanh tra: Trên cơ sở báo cáo kết quả thanh tra của các đoàn viên trong đoàn, Trưởng đoàn chủ trì xây dựng báo cáo kết quả thanh tra, dự thảo kết luận thanh tra trình người ra quyết định thanh tra xem xét quyết định và đều được gửi cho đối tượng thanh tra theo đúng quy định.
Nội dung báo cáo đều được thanh tra đầy đủ, phù hợp, bám sát vào nội dung kế hoạch thanh tra, không có nội dung nào làm thiếu hoặc thừa so với kế hoạch. Báo cáo đã có những đánh giá, nhận xét về từng nội dung thanh tra, chỉ ra những tồn tại, bất hợp lý trong quản trị điều hành, kiểm tra kiểm soát nội bộ; những vi phạm, sai sót trong việc chấp hành các quy định về hoạt động cấp tín dụng, các quy định về huy động vốn, kinh doanh ngoại hối. chỉ ra những nguyên nhân khách quan, chủ quan, trách nhiệm của những người liên quan (được cụ thể tại các bảng biểu) khả năng khắc phục sai sót vi phạm đồng thời đã đưa ra các kiến nghị xử lý vi phạm trên cơ sở căn cứ các quy định của pháp luật. Việc xây dựng báo cáo kết quả thanh tra, xử lý báo cáo giải trình của đối tượng thanh tra đều được tổ chức họp đoàn thông qua lấy ý kiến tham gia để hoàn chỉnh báo cáo và rút kinh nghiệm sau thanh tra. Thời gian xây dựng và phê duyệt kế hoạch thanh tra; Công bố quyết định thanh tra;
62
Kết thúc thanh tra; Hoàn thành báo cáo kết quả thanh tra và gửi dự thảo kết luận thanh tra đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
+ Việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đoàn thanh tra
- Đối với truởng đoàn thanh tra: Trong quá trình thực hiện một cuộc thanh tra các Truởng đoàn thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong việc xây dựng, tổ chức kế hoạch thanh tra trình nguời ra quyết định phê duyệt, thông báo bằng văn bản gửi cho đối tuợng thanh tra. Tổ chức họp đoàn thực hiện phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên đoàn thanh tra. Việc xây dựng báo cáo kết quả thanh tra, dự thảo kết luận thanh tra trình nguời ra quyết định xem xét...đảm bảo thực hiện và hoàn thành đúng nội dung, phạm vi, thời hạn quy định, không có truờng hợp xử lý công việc vuợt thẩm quyền.
- Đối với các thành viên đoàn thanh tra: Qua các báo cáo kết quả thanh tra của từng thành viên trong đoàn, đều thực hiện đúng theo nhiệm vụ đuợ c phân công với nội dung đã đuợc ghi trong quyết định, kết thúc mỗi phần việc đều có biên bản làm việc, đuợc ký nhận giữa đoàn và đại diện đối tuợng thanh tra, tại biên bản đuợc phản ánh khá đầy đủ thực trạng hoạt động nghiệp vụ đuợc kiểm tra là cơ sở quan trọng để đánh giá chất luợng hoạt động nghiệp vụ đó tại đối tuợng thanh tra. Thuờng xuyên báo cáo tiến độ thực hiện công việc cho Truởng đoàn thanh tra. Kết thúc thanh tra, từng thành viên trong đoàn thanh tra đều có báo cáo kết quả thanh tra với truởng đoàn về nhiệm vụ đuợc phân công. Trong đó có những nhận xét, đánh giá đối với từng nội dung thanh tra, quan điểm đúng, sai và có kiến nghị với đối tuợng thanh tra, với cấp có thẩm quyền về biện pháp khắc phục.
Căn cứ vào các báo cáo, thông tin, tài liệu mà đối tượng thanh tra cung cấp, đoàn thanh tra tiến hành thực hiện kiểm tra, xác minh thông tin, tài liệu, xem xét giải trình của đối tượng thanh tra.
Thực hiện thanh tra đảm bảo đầy đủ và đúng các nội dung theo quyết định thanh tra. Từng nội dung Đoàn thanh tra đã phát hiện những vi phạm tồn tại như: Trong chấp hành chế độ quản lý ngoại hối, định mức tồn quỹ vượt quy định, vượt trạng thái ngoại tệ; về công tác tín dụng, vượt quyền phán quyết, vi phạm quy chế cho vay của TCTD đối với khách hàng, không kịp thời kiểm tra, sử dụng vốn vay, kiểm tra không theo quy định. Phân loại nợ và trích lập dự phòng, xử lý rủi ro chưa đúng với quy định. Phát hành bảo lãnh không đúng thẩm quyền; về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ chỉ rõ nhữn g hạn chế của công tác kiểm tra đối với hoạt động cấp tín dụng, chưa phát hiện được nhiều vi phạm để đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro hữu hiệu, thực hiện bổ sung, chỉnh sửa sau kiểm tra, kiểm soát còn chậm...
Kiểm tra hoạt động cấp tín dụng là nội dung trọng yếu được Lãnh đạo TTGS chỉ đạo đã được cụ thể bằng văn bản, các đoàn thanh tra tiến hành kiểm tra chọn mẫu hồ sơ tín dụng. Tổng số dư nợ được kiểm tra chiếm khoảng 60 - 70% tổng dư nợ của đối tượng thanh tra. Nội dung thanh tra hoạt động này chủ yếu nhằm đánh giá tình hình chấp hành quy chế cho vay và đảm bảo tiền vay cụ thể như thẩm định xét duyệt cho vay; Chấp hành điều kiện vay vốn, khả năng trả nợ theo cam kết hợp đồng tín dụng. Một số đoàn thanh tra thực hiện thống kê danh sách cán bộ tham gia thẩm định, xét duyệt, cho vay.. .qua đó để xác định trách nhiệm cá nhân liên quan đến sai phạm trong hoạt động cấp tín dụng. Kết quả thanh tra đã phản ánh đánh giá chất lượng tín dụng (thể hiện qua tỷ lệ nợ xấu) để từ đó có những kiến nghị với đối tượng thanh tr a và tham mưu cho Giám đốc, Lãnh đạo TTGS có biện pháp, chủ trương, quyết
64
sách trong thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với hoạt động cấp tín dụng của đối tượng thanh tra trên địa bàn.
+ Xử lý kết luận thanh tra
Trong quá trình thanh tra, một số đơn vị bị xử phạt vi phạm hành chính, Đoàn đã xử lý theo đúng quy định. Đối với những trường hợp vượt quá thẩm quyền Đoàn báo cáo Lãnh đạo TTGS chi nhánh để có văn bản báo cáo và xin chỉ đạo của Cơ quan TTGS NHNN.
Đối với những kiến nghị, tồn tại sai phạm trong báo cáo của từng thành viên đều được phản ánh tương đối đầy đủ trong báo cáo kết quả thanh tra của trưởng đoàn thanh tra cũng như trong kết luận thanh tra.
Phần lớn các vi phạm đã hết thời hiệu xử phạt hành chính, một số vi phạm có quy trách nhiệm cá nhân, còn lại chủ yếu đoàn thanh tra kiến nghị chỉnh sửa, rút kinh nghiệm (có cụ thể biện pháp khắc phục và thời hạn chỉnh sửa)
+ Công tác theo dõi, đôn đốc chỉnh sửa sau thanh tra
Công tác theo dõi, đôn đốc chỉnh sửa sau thanh tra được thực hiện theo Thông tư 10/2012/ TT-NHNN ngày 16/4/2012 của Ngân hàng Nhà nước. Chi nhánh đã tăng cường biện pháp thúc đẩy các đối tượng thanh tra trong việc thực hiện kết luận thanh tra, kịp thời có công văn chấn chỉnh đối với những đơn vị chưa nghiêm túc trong việc chấp hành yêu cầu về công tác chỉnh sửa; Căn cứ vào báo cáo của đơn vị, Thanh tra chi nhánh tiến hành tổ chức các đoàn kiểm tra tiến hành xác minh thông tin tài liệu nhằm đánh giá xác thực tình hình khắc phục chỉnh sửa. Sau khi kiểm tra, đoàn tiến hành lập biên bản kiểm tra, có đánh giá nhận xét về quá trình chỉ đạo và tổ chức thực hiện kết luận, kiến nghị của đối tượng thanh tra; Kết quả thực hiện kết luận, kiến nghị thanh tra; Những khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện kết luận, kiến nghị (khách quan, chủ quan tác động đến việc thực hiện); Nguyên nhân và
trách nhiệm của các tập thể và cá nhân đối với tình trạng chưa hoàn thành thực hiện kết luận, kiến nghị. Việc theo dõi các kiến nghị được chỉnh sửa được cập nhật kịp thời, cụ thể theo từng đối tượng, từng khối Ngân hàng, theo từng nội dung kiến nghị: đã khắc phục, đang khắc phục, chưa khắc phục (nguyên nhân, lộ trình khắc phục...), tài liệu chứng minh...thuận tiện cho việc theo dõi, tra cứu.
+ Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ thanh tra
Hồ sơ thanh tra nhìn chung đều đảm bảo đầy đủ các tài liệu pháp lý quy định có liên quan đến nội dung và quy tình của một cuộc thanh tra từ khâu xây dựng kế hoạch tiến hành thanh tra đến lập và bàn giao hồ sơ thanh tra theo đúng quy định tạo điều 27 TT02/2010/TT-TTCP. Việc bàn giao hồ sơ thanh tra đều được lập thành biên bản, được mở sổ theo dõi, bảo quản và lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định, thuận tiện khi tra cứu. Tuy nhiên có những hồ sơ thanh tra đóng thành một quyển thì quá dày, không dán được gáy nên chưa chắc chắn, số liệu bàn giao còn có sai lệch giữa thực tế và biên bản
+ Một số tồn tại, thiếu xót
Nhật ký đoàn thanh tra còn chung chung, chưa phản ảnh đầy đủ công việc diễn ra trong quá tình thanh tra, ghi chép còn tẩy xóa, các trang chưa viết hết không được gạch chéo, một số đoàn thanh tra ghi nhật ký chưa kịp thời đầy đủ từ khi có quyết định thanh tra cho đến khi bàn giao hồ sơ thanh tra.
Việc ghi nhật ký đoàn thanh tra còn chưa được nêu rõ trong phân công nhiệm vụ của đoàn. Một số biên bản làm việc không ghi ngày, giờ.
Do tính chất phức tạp của vụ việc mà Chi nhánh đã vượt quá thời hạn thanh tra đối với Ngân hàng TMCP Kỹ Thương (Thời hạn quy định tại Điều 16 Khoản 1 Điểm b Nghị định 07/2012/NĐ-CP ngày 9/2/2012 của Chính phủ thì thời hạn thanh tra do thanh tra sở tiến hành không quá 45 ngày), chi nhánh thực hiện thanh tra tại đơn vị 60 ngày.
66
Phương pháp thanh tra truyền thống (thanh tra tuân thủ) chủ yếu tập trung vào việc phát hiện, đánh giá mức độ tuân thủ quy định pháp luật, các quy định hiện hành của TCTD, nhằm đảm bảo các quy định pháp luật về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và những quy định trong giấy phép hoạt động của các TCTD. Do đó, khả năng phát hiện, cảnh bảo sớm, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động ngân hàng chưa cao, chưa phân bổ nguồn lực hiệu quả vào những lĩnh vực có rủi ro cao.
* Việc tổ chức triển khai thực hiện công tác giám sát từ xa đối với các đơn vị trên địa bàn:
Hoạt động giám sát, quản lý và cấp phép được thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ, tuân thủ quy định pháp luật và sự chỉ đạo của lãnh đạo về thời gian và chất lượng, đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn quy định. Kỹ năng, nghiệp vụ, chất lượng thanh tra được cải thiện
Thanh tra, giám sát Chi nhánh đã phân công nhiệm vụ cho các cán bộ thực hiện công tác giám sát từ xa theo tháng, quý, năm đúng quy định. Căn cứ kết quả giám sát từ xa đã yêu cầu các TCTD có nợ xấu, nợ quá hạn tăng nhanh, chênh lệch thu nhập - chi phí âm phải giải trình nguyên nhân, biện pháp khắc phục. Đồng thời kết quả giám sát được Chi nhánh sử dụng phục vụ cho công tác quản lý thanh tra trực tiếp, công tác giám sát thường xuyên.
Chi nhánh đã giám sát việc các TCTD thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của Chính phủ và của NHNN như tái cơ cấu TCTD, tình hình thanh khoản, khả năng chi trả, lãi suất, cơ cấu lại nợ, giảm lãi suất cho vay trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng ngân hàng.
Hàng tháng, quý, năm, bộ phận giám sát lập báo cáo về tình hình hoạt động của các đơn vị trên địa bàn theo 2 khối (Khối Ngân hàng và khối QTDND) gửi Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng và Giám đốc Chi nhánh. Nội dung báo cáo gồm: mạng lưới, quy mô hoạt động, các chỉ tiêu về
vốn và sử dụng vốn, kết quả kinh doanh, các tỷ lệ đảm bảo an toàn hoạt động, nợ xấu, khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra.
Tuy nhiên còn một số tồn tại sau:
Các báo cáo giám sát từ xa của Chi nhánh được thực hiện theo quyết định số 398/1999/QĐ-NHNN3 ngày 09 tháng 11 năm 1999 của Thống đốc NHNN. Hiện nay hệ thống ngân hàng đã có nhiều sự thay đổi các báo cáo giám sát từ xa chưa phản ánh kịp thời một số nội dung trọng yếu theo các quy định của NHNN về đảm bảo an toàn hệ thống và đánh giá xếp loại chỉ tiêu hoạt động tài chính đối với các TCTD như yêu cầu các TCTD trên địa bàn tự đánh giá, xếp loại theo thông tư 49/2004/TT-BTC của Bộ Tài Chính; đánh giá một số chỉ tiêu như giới hạn bảo lãnh, cho vay, góp vốn mua cổ phần của một khách hàng và một nhóm khách hàng có liên quan, khả năng chi trả và xây dựng bảng theo dõi khả năng chi trả của 30 ngày tiếp theo, tỷ lệ cấp tín dụng so với nguồn huy động theo thông tư 13/2010/TT-NHNN, chưa đề cập đến giới hạn tỷ lệ vốn ngắn hạn cho vay trung và dài hạn theo thông tư 15/2009/TT-NHNN.
Các báo cáo giám sát từ xa chưa phát huy được vai trò cảnh báo hệ thống, báo cáo của cơ quan giám sát được gửi đến TCTD chỉ tập trung vào việc yêu cầu giải trình nợ xấu và chênh lệch thu chi chưa yêu cầu các TCTD sau khi có giải trình phải xây dựng kế hoạch cụ thể để giải quyết các vấn đề đã cảnh báo, chưa chỉ ra được các vấn đề bất thường liên quan đến an toàn hệ thống, thanh khoản, giới hạn tín dụng, bảo lãnh, đầu tư góp vốn, kiểm soát dòng tiền của các nhóm khách hàng liên quan như trường hợp mất thanh khoản tại GP Bank. Hệ thống phần mềm giám sát được trang bị từ lâu, đã cũ, việc theo dõi thiếu các chi tiêu để phân tích đánh giá.
Việc cấp phép được thực hiện theo Thông tư số 21/2013/TT-NHNN