b. 1 Kiểmtoán đối với hoạt động Quản lý Ngoại hối và vàng
3.2.3.Giải pháp hoàn thiện phương pháp và quy trình trong một cuộc kiểm toán
hợp và đồng bộ với các văn bản QPPL của Nhà nước, nhằm hoàn thiện tính pháp lý cho hoạt động kiểm soát, kiểm toán nội bộ.
Hơn nữa, bắt đầu từ năm 2014, chi nhánh áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh TP Hà Nội. Khi triển khai áp dụng, chi nhánh đã chuẩn hóa và văn bản hóa các quy trình nghiệp vụ, đồng thời phổ biến cho toàn bộ các cán bộ, công chức tại cơ quan và phải thực hiện đúng quy trình đó.
Áp dụng ISO cũng đòi hỏi chi nhánh phải thực hiện đánh giá, cải tiến liên tục, giúp tăng cường kiểm soát hoạt động, góp phần thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Bên cạnh đó, việc triển khai ISO cũng giúp nâng cao nhận thức về chất lượng và quản lý, có nề nếp làm việc khoa học, tuân thủ các quy trình nghiệp vụ ... góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt cho hoạt động kiểm soát nội bộ. Do đó, đầu năm các phòng ban cần đưa ra mục tiêu chất lượng để xác định rõ nhiệm vụ phải làm. Cuối năm, tiến hành đánh giá xem trong năm đã đạt được kết quả như thế nào, nguyên nhân và phương hướng thực hiện cho năm tiếp theo.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện phương pháp và quy trình trong một cuộckiểm toán kiểm toán
Việc vận dụng hệ thống các phương pháp kiểm toán phù hợp với các quy trình kiểm toán, phù hợp với từng nội dung của kế hoạch, chương trình kiểm toán cụ thể là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng của một cuộc kiểm toán. Hiện tại các quy trình hướng dẫn của NHNN tới các chi nhánh thì phương pháp kiểm toán rất chung chung, giống nhau đối với tất cả các lĩnh vực. Chi nhánh nên bổ sung thêm quy trình kiểm toán nội bộ của riêng chi nhánh hướng dẫn chi tiết về phương thức đánh giá rủi ro, lập kế
82
hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm, kế hoạch từng cuộc kiểm toán, cách thức thực hiện công việc kiểm toán, lập và gửi BC kiểm toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kiểm toán nội bộ. Quy trình này có thể được quy định trong quy chế Kiểm toán nội bộ.
Do đó, phải hoàn thiện phương pháp KTNB nhằm xác định rõ vị trí, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ kiểm soát và nâng cao chất lượng các cuộc kiểm tra. Việc xây dựng các chương trình kiểm tra đầy đủ vẫn còn đang trong quá trình hoàn thiện cần được hoàn thiện trong thời gian sớm nhất.
Từ những đòi hỏi khách quan trên, yêu cầu Vụ KTNB phải hệ thống hóa các phương pháp kiểm toán khoa học và hoàn chỉnh để hướng dẫn cho kiểm toán viên áp dụng trong các cuộc kiểm toán phù hợp với từng giai đoạn của quy trình kiểm toán do NHNN ban hành.
Trong hoạt động kiểm toán, bên cạnh việc xây dựng hệ thống chuẩn mực kiểm toán làm cơ sở thì một vấn đề quan trọng nữa là việc xây dựng được một quy trình chuẩn cho mọi cuộc kiểm toán. Quy trình kiểm toán một khi đã được xây dựng khoa học, đạt chất lượng cao và được quy định thành văn bản pháp quy hướng dẫn hoạt động của kiểm toán viên sẽ là cơ sở pháp lý trong việc quản lý và kiểm soát chất lượng, hiệu quả của công tác kiểm toán. Ngoài ra đây cũng là một cơ sở quan trọng để đánh giá sự hoàn thành trách nhiệm nghề nghiệp của kiểm toán viên trong công việc được giao. [4]
Quy trình kiểm toán là trình tự, nội dung các bước công việc mà kiểm toán viên (đoàn kiểm toán) phải thực hiện, để hoàn thành trách nhiệm nghề nghiệp của mình, được cụ thể hóa thành các mục tiêu của các cuộc kiểm toán.
Các loại kiểm toán khác nhau có những quy trình kiểm toán đặc thù khác nhau. Tuy nhiên trên một phạm vi chung, tất cả các loại kiểm toán đều có quy trình tương tự nhau. Hoạt động kiểm toán nội bộ NHNN chi nhánh Hà Nội phải chú trọng những vấn đề sau trong quá trình kiểm toán:
a. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:
Chuẩn bị kiểm toán là bước công việc đầu tiên của một quy trình kiểm toán, nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý, cũng như các điều kiện cơ bản khác để tiến hành một cuộc kiểm toán và là bước quyết định hiệu quả, hiệu năng và chất lượng của một cuộc kiểm toán.
Bước chuẩn bị bao gồm các công việc như sau: chuẩn bị đầy đủ cơ sở pháp lý để tiến hành kiểm toán, lập kế hoạch kiểm toán, chuẩn bị lực lượng và điều kiện vật chất cụ thể cho cuộc kiểm toán. Tổ chức cho các Kiểm toán viên nghiên cứu kỹ các quy chế áp dụng đối với các phòng/ban được kiểm toán. Tổ chức phổ biến, thảo luận nhằm quán triệt kế hoạch kiểm toán của đoàn, bao gồm: mục tiêu, phạm vi và giới hạn, nội dung, phương pháp kiểm toán, thời gian, của cuộc kiểm toán, tổ chức quản lý của đoàn kiểm toán.
Nội dung kế hoạch kiểm toán chi tiết, bao gồm: ♦ Nội dung kiểm toán;
♦ Mục tiêu kiểm toán;
♦ Phạm vi, đối tượng kiểm toán;
♦ Tiêu chí kiểm toán cụ thể phục vụ công tác đánh giá tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng vốn tài sản tại đơn vị được kiểm toán; ♦ Các phương pháp kiểm toán đặc thù áp dụng trong quá trình kiểm toán;
♦ Chương trình kiểm toán: các nhiệm vụ kiểm toán được xác định cụ thể đến từng khoản mục, nội dung kiểm toán và việc bố trí nhân sự, lịch trình, thủ tục thực hiện từng nhiệm vụ kiểm toán.
Để hoàn thành mục tiêu và những yêu cầu của giai đoạn này KTV phải sử dụng phương pháp - kỹ thuật kiểm toán: phỏng vấn, quan sát, phân tích
84
Thực hiện kiểm toán là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chương trình kiểm toán. Để có thể hoàn thành tốt các kế hoạch kiểm toán nhằm đạt được các mục tiêu đề ra thì kiểm toán viên phải tôn trọng những nguyên tắc cơ bản: kiểm toán viên phải tuân thủ quy trình kiểm toán, kế hoạch kiểm toán; Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép những phát hiện, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số... nhằm tích lũy bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toán; Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán để theo dõi tiến độ thực hiện công việc so với khối lượng công việc chung, mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi, trình tự kiểm toán. đều phải có ý kiến của người có thẩm quyền. Phải tuân thủ pháp luật và các chuẩn mực kiểm toán để đảm bảo tính pháp lý, khách quan, trung thực của các kết luận kiểm toán.
Phương pháp kiểm toán: Phương pháp kiểm tra, đối chiếu; tính toán; phỏng vấn; điều tra, xác nhận; quan sát; phân tích
c. Giai đoạn lập báo cáo kiểm toán:
Lập báo cáo kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình kiểm toán, là sản phẩm của một cuộc kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến nhận xét, đánh giá và kết luận của Đoàn kiểm toán rút ra từ các bằng chứng kiểm toán (đã thu thập làm căn cứ cho việc diễn đạt các ý kiến, đánh giá của mình) về các thông tin tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị; đồng thời cũng đưa ra các khuyến nghị cần phát huy hay khắc phục, cũng như các khuyến nghị của các cơ quan quản lý nhà nước xem xét để hoàn thiện cơ chế chính sách quản lý kinh tế tài chính.
Chất lượng của BC kiểm toán phụ thuộc vào chất lượng của bằng chứng kiểm toán và các căn cứ kiểm tra. Bởi vậy chất lượng của cuộc kiểm toán phụ thuộc vào việc giải trình có sức thuyết phục về kết quả hoạt động
của Đoàn kiểm toán đối với sự việc được phân tích, đánh giá trên cơ sở những chuẩn mực kiểm toán và những kết luận rút ra từ phân tích, đánh giá đó cùng với những kiến nghị nhằm giúp đơn vị phát huy những mặt tốt, đồng thời khắc phục những khiếm khuyết phát hiện qua kiểm toán.
Trên cơ sở những bằng chứng thu thập được KTV phân tích, xem xét tính logic, xét đoán tính hợp lý, hợp lệ của các chỉ tiêu được trình bày kết hợp với một số phương pháp kiểm toán khác để đưa ra ý kiến nhận xét.
d. Giai đoạn kiểm tra thực hiện kết luận và kiến nghị kiểm toán.
Trước đây quan niệm rằng quy trình kiểm toán chỉ dừng lại ở báo cáo kết quả kiểm toán, thì báo cáo kiểm toán chỉ là tài liệu có tính chất lịch sử để lưu trữ và khai thác, nó mang tính chất tư vấn cho việc nghiên cứu các vấn đề tiếp theo, thì chưa thể hiện đầy đủ bản chất của một cuộc kiểm toán. Điều đó cũng có nghĩa là cuộc kiểm toán chưa đi vào hoạt động thực tiễn của đơn vị được kiểm toán trên cả hai lĩnh vực: quản lý tại cơ quan quản lý và tại đơn vị được kiểm toán. Không biết được đơn vị có thực hiện hoặc thực hiện ở mức độ nào về kết luận của Đoàn kiểm toán, cũng như không nắm được kiến nghị của Đoàn có được các bộ, ngành nghiên cứu để bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những chính sách, cơ chế, chế độ đã ban hành. Để kiểm tra đối tượng kiểm toán thực hiện kiến nghị của Đoàn kiểm toán, căn cứ vào báo cáo của đơn vị được kiểm toán gửi cho chủ thể kiểm toán về tình hình thực hiện kết luận kiểm toán đã nêu và kiểm tra thực tế tại đơn vị.
Xét về mặt logic phát triển thì quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán chia làm bốn giai đoạn là hoàn toàn phù hợp với tính khách quan và với quá trình phát triển tất yếu của một cuộc kiểm toán. Vì nó có quan hệ logic mật thiết với nhau và được thực hiện theo lịch trình thời gian nối tiếp nhau. Do đó bước này là yếu cầu tất yếu khách quan quan trọng trong quy trình kiểm toán một cuộc kiểm toán. [4]
86
Vấn đề thu thập thông tin: Một số phương pháp thu thập thông tin đặc thù: Nghiên cứu các hồ sơ kiểm toán trước đó (các năm trước); Đề nghị phòng/ban cung cấp bằng văn bản (hoặc files mềm) các tài liệu cần thu thập và sử dụng; Trực tiếp tiếp xúc, phỏng vấn, trao đổi với các cán bộ của phòng/ban; Trực tiếp quan sát quá trình hoạt động, phân cấp quản lý, việc thực hiện các hoạt động theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo.Đặc biệt, các phát hiện chủ yếu của kiểm toán (KTNN, kiểm toán nội bộ) và thanh tra kiểm tra từ bên ngoài; Các nội dung đã được thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng trong những năm tài chính gần nhất.
3.2.4. Nâng cao nhận thức về công tác KTNB, trình độ chuyên môn chođội ngũ cán bộ làm công tác Kiểm toán nội bộ