Để hạn chế tối đa rủi ro do việc không tách bạch các chức năng, nhiệm vụ của quá trình cấp tín dụng, tại chi nhánh mô hình tổ chức tín dụng phải được xây dựng theo hướng: Phải có sự độc lập giữa các chức năng mà một cán bộ tín dụng hiện nay đang thực hiện, phải tiến hành tách các bộ phận: chức năng bán hàng (tiếp xúc khách hàng, tiếp thị...), chức năng phân tích, thẩm định tín dụng (phân tích, thẩm định, dự báo, đánh giá khách hàng....) và chức năng tác nghiệp (xử lý hồ sơ, theo dõi, giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi...).
Với mô hình này, bộ phận quan hệ khách hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm, phát triển và chăm sóc khách hàng. Bộ phận này sẽ tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay vốn, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ và các thông tin liên quan đến khách hàng cho bộ phận phân tích, thẩm định tín dụng.
Bộ phận phân tích tín dụng kiểm tra thông tin, thu thập các thông tin bổ sung qua các kênh thông tin lưu trữ ngân hàng, hỏi tin qua CIC, tìm hiểu trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc yêu cầu bộ phận quan hệ khách hàng tìm hiểu thêm thông tin qua việc phỏng vấn trực tiếp khách hàng, kiểm tra thực tế, đề nghị khách hàng bổ sung hồ sơ cần thiết... Trên cơ sở thông tin đó, bộ phận phân tích tín dụng thực hiện phân tích, đánh giá toàn bộ các nội dung từ tình hình chung về khách hàng, tình hình tài chính, phương án/dự án vay vốn đến các nội dung về đảm bảo tiền vay. Bộ phận phân tích tín dụng trực tiếp báo cáo kết quả, phân tích đánh giá khách hàng lên người phê duyệt tín dụng. Kết quả phê duyệt tín dụng sau đó sẽ được chuyển cho bộ phận phân
tích tín dụng để lưu trữ thông tin đồng thời được chuyển cho bộ phận quan hệ khách hàng để thực hiện các khâu tiếp theo trong quy trình tín dụng.
3.2.2. Tuân thủ đúng quy trình, quy chế tín dụng
Sự tuân thủ quy trình, quy chế tín dụng và định hướng tín dụng của ngân hàng trong từng thời kỳ là yêu cầu bắt buộc và có ý nghĩa quyết định đến chất lượng tín dụng của ngân hàng.
3.2.2.1. Tăng cường hoạt động kiểm tra nội bộ
Hoạt động kiểm tra nội bộ phải thực hiện định kỳ và đột xuất để phát hiện các sai sót và cảnh bảo các dấu hiệu vi phạm. Hàng năm hệ thống kiểm tra nội bộ phải kiểm tra hết toàn bộ các chi nhánh trong hệ thống để phát hiện và có biện pháp ngăn chặn kịp thời các vi phạm quy trình quy chế, tránh để xảy ra hậu quả nghiêm trọng rồi mới xử lý.
Việc giám sát rủi ro tín dụng cần được phân ra thành: Giám sát từng khoản vay và giám sát tổng thể danh mục tín dụng.
- Giám sát từng khoản vay một cách thường xuyên nhằm phát hiện dấu hiệu cảnh báo sớm để có hành động khắc phục kịp thời. Việc xây dựng hệ thống chấm điểm tín dụng nội bộ như đã đề cập ở trên cũng sẽ được sử dụng để đánh giá hiện trạng của khách hàng vay, nó là công cụ giám sát tín dụng quan trọng, hệ thống chấm điểm tín dụng nội bộ cần theo dõi được những dấu hiệu cho thấy khả năng diễn biến xấu đi của khoản tín dụng, tình trạng khách hàng. Việc giám sát từng khoản vay cũng được thực hiện thông qua:
+ Rà soát và phân tích báo cáo tài chính cần được tiến hành một cách thường xuyên nhằm đánh giá hoạt động của khách hàng vay vốn.
+ Thăm thực địa khách hàng: Để có một bức tranh rõ ràng về tình hình hoạt động của khách hàng thì việc phân tính báo cáo tài chính là chưa đủ mà cán bộ tín dụng cần phải thường xuyên đi thực địa khách hàng, từ đó có thể xác định được sự tồn tại và tình trạng thực tế của nhà xưởng, máy móc, thiết
bị, tài sản đảm bảo. Hơn nữa việc đi thăm thực địa còn có thể kiểm chứng lại chất lượng và tính chính xác của các báo cáo tài chính.
- Giám sát tổng thể danh mục tín dụng - phân tích tổng thể danh mục tín dụng nhằm phát hiện tập trung tín dụng, đánh giá chất lượng của danh mục tín dụng, cần phải tiến hành phân tích tổng thể danh mục tín dụng một cách định kỳ, thường xuyên để có thể đưa ra những biện pháp kịp thời tránh cho ngân hàng phải gánh chịu những biến động bất lợi trong hoạt động tín dụng.
- Kiểm tra tiến độ thực hiện hợp đồng của khách hàng, kiểm tra dòng tiền của khách hàng chuyển qua tài khoản mở tại chi nhánh để biết được mức độ kinh doanh và dòng tiền của khách hàng.
3.2.2.2. Xây dựng mô hình kiểm tra nội bộ độc lập
Hiện tại chi nhánh đã có cán bộ hỗ trợ tín dụng tuy nhiên bộ phận này đang chỉ thực hiện việc giải ngân và tập hợp hồ sơ, thu hồi nợ của chi nhánh như hiện nay đã làm hạn chế rất nhiều hiệu quả hoạt động của bộ phận này, đó là:
- Hoạt động của cán bộ hỗ trợ tín dụng chịu sự chỉ đạo và kiểm soát của lãnh đạo chi nhánh nên nếu lãnh đạo chi nhánh không quan tâm đến việc giám sát, cán bộ hỗ trợ tín dụng sẽ không tập trung giám sát nội dung này mà sẽ tập trung vào các nội dung khác.
- Do nằm trong chi nhánh, lợi ích và thành tích của từng cán bộ hỗ trợ tín dụng phụ thuộc vào thành tích của chi nhánh nên bộ phận này có thể bao che những sai phạm trong vi phạm quy trình, quy chế phân tích tín dụng tại chi nhánh để chi nhánh đạt thành tích cao.
Vì vậy, chi nhánh cần tổ chức lại hệ thống kiểm tra nội bộ theo mô hình hệ thống kiểm tra nội bộ trực thuộc Techcombank, độc lập hoàn toàn với các chi nhánh khác nhằm đảm bảo tính khách quan trong kiểm tra, phát huy hiệu quả của hoạt động kiểm tra, giám sát nội bộ, để thuận tiện cho hoạt động kiểm tra và theo dõi.
3.2.2.3. CÓ biện pháp khắc phục kịp thời những tồn tại do kiểm toán nội bộ, thanh tra ngân hàng Nhà nước phát hiện về chất lượng tín dụng
Chi nhánh cần nhìn nhận các cảnh báo của bộ phận kiểm toán nội bộ, cơ quan kiểm toán độc lập, thanh tra ngân hàng Nhà nước về sự vi phạm quy trình quy chế, phân tích tín dụng một cách nghiêm túc và có biện pháp khắc phục sau kiểm tra, kiểm toán một cách kịp thời. Hàng năm, chi nhánh luôn có các bộ phận kiểm toán nội bộ về kiểm tra, có các đợt thanh tra của ngân hàng Nhà nước. Ngoài ra Techcombank vẫn thuê kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán toàn bộ hoạt động của ngân hàng, trong đó có hoạt động tín dụng. Cơ quan kiểm toán là đơn vị độc lập và chuyên nghiệp trong đánh giá, phân tích, do vậy ý kiến của kiểm toán thường có độ tin cậy cao. Trong thời gian qua, cơ quan kiểm toán độc lập đã có những đánh giá xác đáng về một số vi phạm trong chấm điểm khách hàng, phân tích tài chính của khách hàng. Ngân hàng cần có biện pháp khắc phục để tránh lặp lại trong các năm sau.
3.2.3. Thực hiện triệt để và hoàn thiện hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ
Để hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ áp dụng hiệu quả đối với tất cả các doanh nghiệp, ngân hàng cần hoàn thiện hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ theo các hướng sau đây:
- Việc xây dựng hệ thống nội bộ xếp hạng khách hàng cần phân biệt theo từng nhóm khách hàng vì mỗi nhóm khách hàng có đặc điểm hoạt động khác nhau nên cần có những tiêu chí đánh giá khác nhau:
+ Nhóm khách hàng là các doanh nghiệp lớn, bao gồm doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khi xây dựng bảng điểm cần chú ý các chỉ tiêu tài chính; lưu chuyển tiền tệ; quản lý: Kinh nghiệm kinh doanh và kinh nghiệm trong ngành, tính khả thi của phương án kinh doanh; quá trình trả nợ vay tại các ngân hàng khác, mức độ giao dịch...; các yếu tố bên ngoài: triển vọng ngành, vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp, hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.
+ Nhóm khách hàng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ', về cơ bản các chỉ tiêu đánh giá cũng giống nhóm các doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nhưng tỷ trọng các chỉ tiêu thì khác nhau: Trong khi các khách hàng là doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài các chỉ tiêu tài chính là rất quan trọng thì các chỉ tiêu đánh giá ông chủ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khả năng quản lý và quá trình quan hệ với ngân hàng lại quan trọng hơn vì các báo cáo tài chính của các doanh nghiệp này không thực sự đáng tin cậy, không phản ánh thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
+ Nhóm khách hàng là cá nhân: Cần đưa hệ thống xếp hạng đối với khách hàng cá nhân đi vào hoạt động.
- Chia nhỏ bộ chỉ tiêu đánh giá phù hợp với quy mô doanh nghiệp, ngành kinh doanh.
- Với mỗi chỉ tiêu phân tích của hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ, cần xây dựng khung chuẩn cho từng nhóm doanh nghiệp theo quy mô, ngành kinh doanh trong từng thời kỳ.
- Tham khảo hệ thống chỉ tiêu xếp hạng tín nhiệm doanh nghiệp của các tổ chức uy tín như Moody s, Standard & Poor... để bổ sung các chỉ tiêu đánh giá có ý nghĩa và tiến dần tới chuẩn mực quốc tế.
- Kiểm soát chặt chẽ thông tin đầu vào của hệ thống xếp hạng. thông tin đầu vào phải là thông tin chuẩn, đáng tin cậy thì kết quả xếp hạng mới chính xác.