Công tác hoạch định nguồn nhân lực
Công tác hoạch định nhu cầu đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú Đây là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của Ban Giám đốc công ty và phòng Hành chánh nhân sự, việc này được tính toán rất chi tiết và thực hiện như sau:
- Theo định kỳ hàng năm, Phòng Hành chánh nhân sự đều có báo cáo tổng hợp tình hình cập nhật biến động nhân sự tại công ty (đối tượng đến tuổi nghỉ hưu, thai sản, các lao động đã nghỉ, nhu cầu nhân sự các bộ phận còn thiếu)
- Sau đó, Phòng Hành chính nhân sự tham mưu xây dựng kế hoạch nhân sự cho năm sau và trình Tổng Giám đốc xem xét và ra quyết định tuyển dụng nhân sự Tất cả các bộ phận được rà soát trên cơ sở khối lượng công việc, định hướng mục tiêu cho năm tiếp theo để có kế hoạch về số lượng nhân sự phù hợp
Bên cạnh đó, chương trình còn giúp nhân viên xác định rõ các yêu cầu năng lực để đáp ứng mục tiêu công việc, nhiều cơ hội trải nghiệm và thử thách, bên cạnh các cơ hội đào tạo, rèn luyện để phát triển nghề nghiệp
Đa dạng và bình đẳng giới: Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú khuyến khích tính đa dạng và bình đẳng trong văn hóa làm việc, không có bất kỳ sự phân biệt hay ranh giới nào về giới tính, dân tộc hay tôn giáo
Có thể nói, công tác hoạch định NNL của Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú rất được chú trọng Việc hoạch định NNL được thực hiện bài bản Từ việc bám sát mục tiêu, chiến lược sản xuất kinh doanh; dự báo và xác định được nhu cầu nguồn nhân lực ngắn hạn và dài hạn cho mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú; lập kế hoạch thực hiện chi tiết Tuy nhiên cần có đánh giá việc thực hiện kế hoạch để điều chỉnh ngày càng tốt hơn
Công tác phân tích công việc
Phân tích công việc giúp xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí, chức danh một cách chính xác Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú đã thực hiện xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc cho tất cả vị trí công việc, tất cả các chức danh
Quy trình thực hiện phân tích cũng được các nhà quản lý Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú thực hiện hợp lý, cụ thể:
- Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý
- Bước 2: Thu thập thông các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của sơ đồ tổ chức, các văn bản về yêu cầu về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận cơ cấu
- Bước 3: Lựa chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để phân tích công việc
- Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của công ty
- Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập để phân tích công việc được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông tin thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo trực tiếp công việc đó
- Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc Ví dụ một bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cho vị trí Trưởng phòng Kho vận như tại Phụ lục 2
Từ bản mô tả và tiêu chuẩn công việc vị trí Trưởng phòng Kho vận có thể thấy Công ty Cổ phần Dược phẩm Phong Phú đã có một quy trình tuần tự cho phân tích
công việc, công ty đã sử dụng nhiều phương pháp kết hợp với nhau để mang lại hiệu quả cho việc thu thập thông tin và phân tích Bản mô tả và tiêu chuẩn khá đầy đủ và rõ ràng đảm bảo đây là nền tảng tốt cho các công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc và kể cả trả công, khen thưởng
Công tác tuyển dụng
Về nguồn tuyển dụng: Công ty cho phép tuyển dụng lao động từ hai nguồn bên
trong và bên ngoài công ty
- Tuyển nhân lực nội bộ: một vị trí nào trong công ty bị thiếu như các vị trí lãnh đạo, trưởng phòng, … trước tiên xem xét các lao động có đủ phẩm chất, thành tích để cất nhắc lên vị trí phù hợp Ngoài ra việc tuyển dụng nội bộ còn phải kể thêm phần mà người công ty giới thiệu người thân của mình tới công ty làm việc Công tác này của công ty mới chỉ là bổ nhiệm hay luân chuyển nhân sự chứ chưa phải là tuyển dụng
- Tuyển dụng nhân lực bên ngoài: Công ty tiến hành xác định số lượng cần tuyển, đề xuất tuyển dụng, lên kế hoạch tuyển dụng
- Phương pháp tuyển dụng bên ngoài: Đăng thông tin tuyển dụng lên mạng, báo mua bán, báo lao động, báo sinh viên liên hệ tuyển dụng với các trung tâm giới thiệu việc làm, tổ chức tuyển trực tiếp tại hội chợ việc làm
- Thực hiện đúng theo thủ tục tuyển dụng nhân sự được ban hành thống nhất trong toàn công ty Phòng Hành chánh nhân sự thực hiện các quá trình thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, xét hồ sơ, làm bài thi và phỏng vấn sơ loại; lãnh đạo bộ phận phỏng vấn các vòng tiếp theo và Tổng Giám đốc sẽ quyết định việc nhân sự đạt hay không đạt
Về quy trình tuyển dụng: Nhân sự mới vào công ty sẽ được Phòng Hành chánh
nhân sự và các bộ phận liên quan thực hiện thủ tục bao gồm các quá trình:
- Bước 1 Chuẩn bị tuyển dụng: Để chuẩn bị cho công tác tuyển dụng, công ty cho thành lập hội đồng tuyển dụng Hội đồng này sau đó sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tượng tuyển chọn, tổ chức phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng
- Bước 2 Thu nhận và sơ tuyển hồ sơ: Tất cả hồ sơ đều được thu nhận và chuyển về Phòng Hành chánh nhân sự Tại đây công việc chủ yếu là kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ
- Bước 3 Phỏng vấn: Sau khi thu nhận hồ sơ, Phòng Hành chánh nhân sự, thông báo đến các ứng cử viên và tổ chức tiến hành kiểm tra phỏng vấn Quá trình thực hiện phỏng vấn được thực hiện chủ yếu để hỏi thêm các thông tin cá nhân về ứng viên, chưa chú trọng vào các kiến thức và kỹ năng liên quan đến công việc
- Bước 4 Ra quyết định tuyển dụng: Sau khi kiểm tra phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng họp đến thống nhất ra quyết định tuyển dụng các ứng cử viên đạt yêu cầu
Kết quả khảo sát về công tác thu hút nguồn nhân lực
Sau khi khảo sát, phân tích và tổng hợp, tác giả thu được kết quả ý kiến của người lao động về công tác thu hút NNL như bảng 2 8:
Bảng 2 8: Kết quả khảo sát về công tác thu hút NNL
(Nguồn: Tác giả khảo sát, tổng hợp và phân tích, năm 2020)
Bảng 2 8 cho thấy tất cả các câu hỏi đều có tỉ lệ đồng ý là cao nhất Trong đó, các câu hỏi “Công ty có chương trình, kế hoạch tuyển dụng cụ thể”, “Tiêu chuẩn tuyển dụng chi tiết, rõ ràng”, “Ông (bà) được giao bảng mô tả công việc khi được tuyển dụng” có tỉ lệ đồng ý và rất đồng ý cao hơn hẳn so với các mục đánh giá còn lại và có mức trung bình lần lượt là 4,33, 4,43, 4,38 cao hơn mức trung bình của biến phụ thuộc Điều này thể hiện sự nhất trí rất cao của người lao động đối với kế hoạch tuyển dụng
STT Nhận định/ câu hỏi Mức độ đánh giá (%) Giá trị trung bình Rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý
CÔNG TÁC THU HÚT NGUỒN NHÂN LỰC 4,08
1 Công ty có chương trình,kế hoạch tuyển dụng cụ thể
0,51 1,01 2,53 56,57 39,39 4,33
2 Tiêu chuẩn tuyển dụng
chi tiết, rõ ràng 0,00 0,51 2,02 51,52 45,96 4,43
3 Ông (bà) được giao bảngmô tả công việc khi được tuyển dụng
0,00 0,51 6,06 48,48 44,95 4,38
4 Ông (bà) được bố trícông việc phù hợp trình độ của mình
0,51 0,51 40,91 48,48 9,60 3,66
5 Công tác tuyển dụng của
của công ty, các tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty và được giao bảng mô tả công việc khi được tuyển dụng
Đối với câu hỏi “Ông (bà) được bố trí công việc phù hợp trình độ của mình”, “Công tác tuyển dụng của công ty có hiệu quả cao” mặc dù tỉ lệ đồng ý cao nhất nhưng mức trung bình lần lượt là 3,66 và 3,62 thấp hơn so vơi mức trung bình của biến phụ thuộc Đồng thời tỉ lệ trả lời trung lập cũng khá cao, lần lượt là 40,91% và 30,3%
Tỉ lệ trả lời không đồng ý và rất không đồng ý cho các câu hỏi chiếm tỉ lệ khá nhỏ, tỉ lệ trả lời không đồng ý cao nhất là 3,54%, tỉ lệ trả lời rất không đồng ý cao nhất chỉ có 1,01% cho thấy người lao động gần như không có sự phản đối đối với công tác thu hút nguồn nhân lực của công ty
Một số kết quả công tác tuyển dụng đạt được trong năm 2019 thông qua chỉ số KPI:
Căn cứ theo phiếu yêu cầu cung cấp thông tin tác giả tiến hành đánh giá các chỉ số KPI trong công tác tuyển dụng:
Bảng 2 9: Kết quả đánh giá công tác tuyển dụng năm 2019 thông qua chỉ số KPI
(Nguồn: Tác giả khảo sát và phân tích, năm 2020)
Theo bảng 2 9, về thời gian trung bình việc tuyển dụng cho vị trí tuyển dụng đối với vị trí là lao động phổ thông, lao động tay nghề, cao đẳng là tốt; lao động có trình độ đại học và sau đại học thời gian đáp ứng chỉ đạt ở mức trung bình, do vậy công ty
Tiêu chí KPI giao Điều kiện đánh giá Kết quảthực hiện Kết quả đánh giá Thời gian trung bình kể từ ngày yêu cầu tuyển dụng đến ngày nhận được nhân sự Lao động phổ thông: Tốt <= 8 ngày, Trung bình: 9-12 ngày, Kém: >13 ngày 8 ngày Tốt Lao động tay nghề, cao đẳng Tốt:<= 15 ngày, Trung bình: 16-20 ngày, Kém: >21 ngày 14 ngày Tốt Lao động có trình độ đại học và sau đại học Tốt: <= 20 ngày, Trung bình: 21-30 ngày, Kém: >30 ngày 24 ngày Trung bình Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu sau thời gian thử việc 1 tháng Số ứng viên TD Số ứng viên đạt yêu cầu Tốt: 90%-100%, Trung bình: 80%-89%, Còn lại: Kém 91% Tốt
cần xem lại công tác truyền thông để giúp các ứng viên có thể hiểu rõ về các tiêu chuẩn, nội dung công việc, điều kiện làm việc, chính sách đãi ngộ đối với vị trí này Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu sau thời gian thử việc đạt ở mức cao 91%
Nhận xét về công tác thu hút nguồn nhân lực
Ưu điểm:
- Lãnh đạo công ty đã coi trọng việc thu hút NNL của công ty và phát huy việc thu hút NNL có hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh
- Công ty đã xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể, rõ ràng Các nguồn tuyển dụng cũng khá đa dạng Quá trình thử việc phù hợp với năng lực chuyên môn của người lao động
- Công ty thực hiện tốt chế độ đãi ngộ, các chính sách phúc lợi để thu hút nguồn nhân lực
- Công ty đảm bảo chính sách tăng lương theo năm cho người lao động cùng với chính sách thưởng, phụ cấp, quà tặng, phụ cấp đi lại, ăn trưa… và phụ cấp khi đi công tác để tạo nguồn phúc lợi rõ ràng, tạo điều kiện cho người lao động yên tâm làm việc
Hạn chế:
- Lãnh đạo công ty chưa thật sự quan tâm đến việc hoạch định và xây dựng kế hoạch dài hạn, chưa có sự đánh giá hoạt động quản trị NNL
- Việc tuyển dụng chưa được chú trọng đến tìm kiếm nhân tài mà chỉ ở mức đảm bảo đủ nguồn lực cho công ty
- Việc tuyển dụng chủ yếu theo đề xuất và tham mưu của Phòng hành chánh nhân sự, chưa có sự điều chỉnh hoạch định của Ban Giám đốc
- Hoạt động truyền thông cho việc tuyển dụng chưa được rộng rãi làm hạn chế khả năng tuyển dụng được những người lao động có trình độ chuyên môn và tay nghề cao
- Quá trình tuyển chọn chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm nên sàng lọc ứng viên chưa được chính xác