b) Tiêu chuẩn về trình độ
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY
DỤNG TẠI CÔNG TY
Với công ty, quy trình tuyển dụng hiện tại có thể coi phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Nhưng vẫn còn một số những tồn tại cần khắc phục.
Mặc dù số lượng lao động được tuyển dụng hàng năm vẫn đáp ứng được nhu cầu về nhân sự nhưng vì quy mô của công ty không lớn, số lượng nhân sự dao động trong khoảng 40 đến 60 người, nên các đợt tuyển dụng vẫn tuyển được đủ số nhân sự. Nhưng sẽ là một bài toán khó nếu gặp những đợt tuyển dụng với số lượng ứng viên lớn.
Quy trình tuyển dụng trên sẽ gặp những rắc rối trong việc thực hiện, khó đảm bảo được sẽ đáp ứng được tình minh bạch, đầy đủ, có hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, bài khóa luận đưa ra một số giải pháp chính, giúp quy trình tuyển dụng cũng như công tác tuyển dụng của công ty Lý Thảo sẽ hoàn thiện hơn, đạt hiệu quả tốt hơn.
Giải pháp tập trung chủ yếu vào quy trình tuyển dụng, chia quy trình tuyển dụng thành các bước cụ thể hơn với hai quy trình nhỏ là tuyển mộ và tuyển chọn. Trong từng quy trình này, việc thực hiện các bước cần rõ ràng, bài bản, đầy đủ hơn. Bên cạnh đó, công tác định hướng nhân viên mới cũng cần được cải thiện, chú trọng và hoàn thiện hơn nữa.
3.2.1 Giải pháp cho quy trình tuyển mộ
Hiện tại quy trình tuyển mộ của công ty có những bước cụ thể, nhưng việc cán bộ nhân sự thực hiện các bước chưa hoàn toàn có hiệu quả. Công tác tuyển mộ quan trọng nhất là việc thu hút được một số lượng lớn nguồn ứng viên, càng nhiều ứng viên biết đến thông tin tuyển dụng của công ty Lý Thảo thì ban lãnh đạo càng có nhiều cơ hội lựa chọn trong công tác tuyển chọn phía sau, tỷ lệ tuyển chọn được nâng cao. Dưới đây là một số giải pháp trong tuyển mộ nhằm thu hút nhiều ứng viên tham gia thi tuyển trong các đợt tuyển dụng của công ty.
- Xác định và đa dạng hóa nguồn tuyển mộ
Công ty đã xác định được các ứng viên có thể đến từ hai nguồn tuyển mộ là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên cách tìm kiếm nguồn và đa dạng hóa nguồn là chưa hiệu quả, các kênh tìm kiếm của công ty còn quá ít, mới chỉ dừng ở các phương tiện thông tin đại chúng, mạng internet, và trực tiếp qua bảng tin đặt tại các đơn vị sản xuất. Về vấn đề này, trước hết công ty nên sử dụng bài học kinh nghiệm của các doanh nghiệp lớn như liên kết với các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có uy tín trong cả nước để tìm kiếm được số lượng sinh viên, học viên lớn mà vẫn đảm bảo được chất lượng để thực hiện các yêu cầu công việc trong công ty.
Các hội chợ việc làm cũng là một nguồn cung cấp ứng viên có triển vọng cho các công tác tuyển mộ của công ty . Trong những năm gần đây ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia vào hội chợ việc làm với kỳ vọng giới thiệu về công ty và tuyển dụng lao động có tay nghề, đồng thời đây là cơ hội để các công ty trao đổi với nhau về nghiệp vụ và học hỏi các công ty. Lực lượng lao động đặc biệt là lao động có trình độ tham gia vào hội chợ việc làm ngày một tăng, lực lượng tham gia chính là học sinh, sinh viên đã tốt nghiệp nên hình thức này có thể đem lại những ứng viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình. Ngoài ra, đối với các vị trí tuyển dụng là lao động trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh, công ty có thể tìm kiếm ứng viên từ các trung tâm môi giới việc làm. Đây là một nguồn cung hợp lý đối với những nhu cầu
về lao động có trình độ thấp, hoặc những lao động có thời hạn làm việc ngắn.
- Thiết lập bản mô tả công việc
Đây là một thiếu sót lớn đối với công tác tuyển dụng nói chung và công tác tuyển mộ nói riêng. Bản mô tả công việc sẽ phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các đơn vị, phòng ban và các chức danh công việc, giúp người lao động biết rõ trách nhiệm, công việc của mình.
Đây cũng là cơ sở để tuyển dụng, phân công công việc, đào tạo kỹ năng làm việc, là cơ sở kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, cơ sở để đánh giá giá trị công việc và trả lương, thưởng, đãi ngộ khác. Do đó việc xây dựng bản mô tả công việc một cách đúng đắn sẽ giúp công ty giảm thiểu được nhiều chi phí hành chính tốn kém. Nó giúp cán bộ công nhân viên tự chủ hơn trong công việc của mình, nhưng vẫn bảo đảm theo kế hoạch chung của công ty Lý Thảo.
* Cách xây dựng bản mô tả công việc + Thứ nhất: Nêu rõ vị trí công việc.
Mỗi công ty đều có cơ cấu tổ chức riêng nên khi tuyển dụng cần phải nêu rõ ràng và đúng vị trí đang cần. Nội dung có thể là tên vị trí, thuộc phòng ban nào để giúp cho ứng viên dễ dàng hình dung được. Các thông tin liên quan đến tên công ty, địa chỉ, đầu việc cũng cần được liệt kê chi tiết và đầy đủ.
+ Thứ hai: Mô tả công việc
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng nhất định phải có vì nó sẽ giúp cho ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí ứng tuyển. Mô tả chi tiết những đầu việc họ sẽ đảm nhận khi vào công ty. Đồng thời là vai trò, trọng trách cũng như khiến họ phải đặt ra được câu hỏi làm thế nào để hoàn thành được công việc.
+ Thứ ba : Yêu cầu năng lực
Không phải ai khi ứng tuyển một vị trí nào đó cũng đều là phù hợp. Vì vậy, công ty cần thiết phải đưa ra những yêu cầu liên quan đến kỹ năng và kinh nghiệm cần phải có đối với vị trí đang tuyển. Từ đó, ứng viên sẽ tự nhìn nhận và đánh giá được công việc đó có phù hợp với khả năng hiện tại của bản thân hay không.
+Thứ tư: Quyền lợi
Có thể nói quyền lợi bao gồm lương và chế độ là một trong những chiếc yếu tố cốt lõi để chiêu mộ nhân tài. Đây là yếu tố thu hút và chinh phục các ứng viên đến với doanh nghiệp nhiều hơn cả bởi bất kể ai cũng đều nhận thức
được rằng trách nhiệm và quyền lợi đi song song với nhau.Khi đi làm, ứng viên sẽ có cơ hội nhận mức lương bao nhiêu, hưởng doanh số như thế nào, các phúc lợi đi kèm ra sao sẽ là điều cần được trình bày rõ, chi tiết trong bản mô tả công việc.
- Đánh giá lại công tác tuyển mộ sau khi kết thúc quy trình tuyển mộ
Sau một đợt tuyển mộ, ban lãnh đạo và hội đồng tuyển dụng cần phải đánh giá lại quá trình tuyển mộ của mình để hoàn thiện công tác này ngày một tốt hơn. Trong công tác đánh giá, cần chú ý tới nội dung và các chi phí tuyển mộ. Để đảm bảo nội dung này nên chú ý tới các vấn đề sau:
+ Tỷ lệ sàng lọc có hợp lý hay không, đây là tỷ lệ giữa số người đến nộp hồ sơ, phỏng vấn lần đầu và số người được thông báo cho đợt phỏng vấn kế tiếp…Tỷ lệ này có ý nghĩa lớn đến chi phí tài chính, nó có thể được tinh giảm xuống ở một mức độ cho phép, song không làm ảnh hưởng tới chất lượng người được chấp nhận.Nhân viên phòng Nhân sự cần phải tổng hợp lại tỷ lệ này cẩn thận, chính xác và viết báo cáo phân tích nộp lại cho trưởng phòng sau mỗi đợt tuyển mộ.
+ Đánh giá hiệu quả của các quảng cáo tuyển mộ với mục tiêu của tổ chức. Các quảng cáo này đã phù hợp chưa, đảm bảo truyền tải đủ nội dung về thông tuyển dụng hay chưa. Những nhân viên có trách nhiệm thực hiện quảng cáo cần xem xét kỹ lưỡng vấn đề này đề tránh lãng phí khi in ấn, phát trên các phương tiện thông tin…
+ Đảm bảo sự công bằng của tất cả các cơ hội xin việc
+ Mức độ tin cậy của thông tin thu thập, đã đủ cho việc xét tuyển hay chưa.
+ Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ người xin việc đã có sự hợp lý, bao quát hết được các trường hợp phải loại bỏ hay chưa.
+ Chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ. 3.2.2 Giải pháp cho quy trình tuyển chọn
3.2.2.1 Thực hiện quy trình cụ thể đối với từng loại lao động
Đối với quy trình tuyển dụng trên, nếu áp dụng vào việc tuyển các ứng viên là lao động phổ thông, công nhân, nhân viên tạp vụ…thì không hợp lý. Phòng Nhân sự cần có một quy trình nhỏ, hoặc tách song song với quy trình chính ở trên, nhằm mục đích phù hợp với từng loại lao động.
- Lập kế hoạch tuyển mộ
- Tuyển mộ công khai
- Tiếp nhận hồ sơ dự tuyển
- Phỏng vấn bởi trưởng các đơn vị, xí nghiệp
- Thực hiện ký kết hợp đồng lao động
Với quy trình như trên, công ty Lý Thảo sẽ không tốn nhiều nguồn lực cho các đợt tuyển dụng những lao động trực tiếp có trình độ thấp, các nhân viên tạp vụ, công nhân…
3.2.2.2 Thẩm tra thông tin do ứng viên cung cấp
Trong quá trình tuyển dụng, bước thẩm tra thông tin do ứng viên cung cấp gần như chưa được thực hiện. Bước này mới chỉ áp dụng cho các vị trí tuyển dụng quan trọng có liên quan trực tiếp đến vấn đề bảo mật thông tin tổ chức.
Với các vị trí tuyển dụng khác, những thông tin mà ứng viên đưa ra không được thẩm tra lại. Cán bộ nhân sự cần kiểm tra lại thông tin của ứng viên để đảm bảo độ tin cậy, tính chính xác của các thông tin đó.
Có thể yêu cầu ứng viên cung cấp tên những người chứng thực thông tin mà muốn. Cụ thể là nên yêu cầu ứng viên cung cấp tên của ít nhất một người quản lý trực tiếp, một đồng nghiệp và một cấp dưới trước đây của họ. Nếu không được thì ít nhất họ cũng phải cho biết tên của một người đã từng làm việc trực tiếp với họ hàng ngày trong vòng 5 hay 7 năm gần đây. Qua đó có thể tìm hiểu được phong cách làm việc, tính cách, điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên trong quá trình công tác trước đây.
Phân cấp công việc trong bước phỏng vấn ứng viên
Đối với một số vị trí tuyển dụng cấp thấp như nhân viên tập sự, công nhân lao động thì không cần thiết phải phỏng vấn bởi thành viên trong ban Giám đốc.
Hội đồng tuyển dụng cần cân nhắc đối với mỗi vị trí tuyển cụ thể, cần phân cấp công việc cho từng thành viên trong hội đồng tuyển dụng. Có thể phân cấp như sau:
Vị trí Cá nhân PV
Phó Giám đốc Thành viên hội đồng Giám Đốc
Nhân viên văn phòng Trưởng phòng HCNS
Nhân viên vận tải Quản lí
Bảng 3.2. Phân cấp phỏng vấn đối với các vị trí tuyển dụng
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Với bảng 3.2 trong mỗi đợt tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng sẽ tránh được lãng phí về thời gian, nguồn lực đáp ứng cho công tác tuyển dụng.
Ngoài ra, với mỗi vị trí sẽ có một cá nhân thực hiện phỏng vấn phù hợp với từng ứng viên.
Đảm bảo về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm phỏng vấn đáp ứng được yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
3.2.3 Giải pháp cho công tác định hướng nhân viên mới
Đây được coi là sự khởi đầu của nhân viên trong công ty, chính vì vậy không thể coi nhẹ khâu này. Số lượng nhân viên mới bỏ việc sau thời gian thử việc của công ty Lý Thảo hiện tại vẫn còn ở mức cao (trên 10% sau mỗi đợt). Ban lãnh đạo cần phải chú trọng vào công tác định hướng này nhiều hơn để có thể giữ chân nhân viên cũng như tạo cho nhân viên những động lực ban đầu trong công việc. Có nhiều phương pháp để tiến hành như:
- Chào đón nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên:
Nếu ngay từ ngày đầu tiên đi làm, nhân viên mới được chào đón chân thành, họ sẽ cảm thấy thoải mái. Việc chào đón nhân viên phải có sự chuẩn bị kỹ càng như chỗ ngồi, bàn làm việc, các thiết bị và đồ dùng cần cho công việc. Nguyên tắc là mọi thứ đều sẵn sàng khi nhân viên mới đến.
Nhân viên mới phải được hướng dẫn bởi một người có kinh nghiệm. Và điều quan trọng người này phải có trách nhiệm và trình độ chuyên môn. Khi giới thiệu nhân viên mới đến mọi người, ít nhất hãy cho họ biết người mới là ai, giải thích công việc mà nhân viên mới sẽ được giao, ai liên quan đến những công việc này và đặc biệt, nhân viên mới phải báo cáo cho ai. Điều này sẽ giúp cho mọi người, trong suy nghĩ, nhanh chóng “kết nạp” người mới vào trong guồng máy công việc.
- Chia sẻ về văn hóa công ty:
Cần có sự chia sẻ văn hóa công ty một cách nhẹ nhàng, thống nhất giữa công ty và nhân viên mới. Cần khuyến khích việc giao tiếp và chia sẻ thông tin thường xuyên giữa các cấp và phòng ban trong doanh nghiệp. Các cuộc
họp toàn thể nhân viên hằng quý sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn hoạt động của toàn doanh nghiệp và cảm nhận được tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp với nhau. Đồng thời, nên tạo điều kiện cho các nhân viên được nêu những thắc mắc, nguyện vọng cá nhân với phòng nhân sự, hoặc nhà quản trị cấp cao nếu vấn đề của họ không được giải quyết ổn thỏa trong nhóm hay trong bộ phận.
Bộ phận nhân sự nên tổ chức những buổi tiệc ngoài trời, thi đấu thể thao, văn nghệ, ngày kỷ niệm sự kiện lớn của doanh nghiệp, ngày hội gia đình, ngày thi tài của con em cán bộ công nhân viên… để tạo điều kiện cho nhân viên giao lưu, hiểu biết về nhau hơn.
- Định hướng tương lai:
Ngay khi nhân viên vào công ty, công ty nên có những bước chuẩn bị để giúp các nhân viên có thể phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu, nguyện vọng của họ và vạch ra hướng đi cho những nhân viên xuất sắc. Việc đào tạo chéo, tức là tạo điều kiện cho các nhân viên được học hỏi nhiều công việc khác nhau ngoài công việc hiện tại của họ là một cách làm được nhiều doanh nghiệp thực hiện nhằm tạo ra một nguồn nhân lực vững mạnh, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định khi một bộ phận nào đó có những lỗ hổng về nhân sự. Cũng trong quá trình đào tạo nhập môn, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những nhân viên có tiềm năng trở thành một nhà quản lý hoặc làm việc tốt hơn ở các lĩnh vực chuyên môn từ đó định hướng, hỗ trợ cho họ phát triển nghề nghiệp.
Cuối cùng, điều quan trọng nhất trong quá trình đào tạo nhập môn là sự
tương tác mang tính cá nhân. Doanh nghiệp cần phải tạo ra cho các nhân viên mới một cảm giác thân thiện, thoải mái để họ nhanh hòa nhập vào tập thể. 3.2.4 Triển khai áp dụng phương pháp 5S
3.2.4.1 Mối quan hệ giữa 5S với công tác tuyển dụng của công ty
5S là năm chữ cái đầu của tiếng Nhật “seri”, “seiton”, “seiso”, “seiketsu” và “sitketsu” dịch sang tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc”, “sẵn sàng”. Đây chính là giải pháp 5S của người Nhật nhằm giúp cho việc thực hiện công việc tốt hơn. Nó thật đơn giản và rất hữu dụng cho các chuyên viên nhân sự trong việc chuẩn bị, triển khai các chính sách nhân sự đơn giản mà hiệu quả. Các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:
quan trọng ở phương pháp và công cụ sàng lọc như thế nào. Cách quản lý tốt